Toplantıların Verimliliği

(Efficiency of meetings) Yerinde, za­manında ve kurallarına göre yapılırsa, toplantılar iş hayatı ile her tür sosyal ve siyasi faaliyetin vazgeçilmez bir parça­sıdır. Toplantılarda kolektif akıl devre­ye girer ve yeni fikirler gün ışığını görür. İyi toplantılar birliktelik duygusunu güçlendirir, şirket kültürünün yeniden üretilmesini sağlar. Katılanların olaya farklı açılardan yaklaşımları ve değişik önerileri, en iyi çözümün bulunmasını kolaylaştırır. Farklı bölüm ve disiplin­lerden gelen kişilerin görüşleri ise tab­lonun bütününü görme imkânını verir. Toplantılar, katılanlara birbirilerini daha iyi tanıma fırsatını sunar. Toplantılarda gerilimin düşük olması­na dikkat edilmelidir. Gerilimli toplan­tılarda kendini incinmiş hissedenler, intikam almak için bir sonraki toplan­tıyı bekler. Bu tür toplantılarda sorun­lar çözümlenmez aksine yeni sorunlar ve gruplaşmalar ortaya çıkar. Her çö­zümsüz toplantı ise yeni bir toplantıyı zorunlu kılar. Sık sık toplantı düzenlen­diğinde ise alınan kararları uygulamaya vakit kalmaz. Toplantıların verimli ol­ması ve çözüm üretmesi için aşağıdaki konularda önlem alınması gerekir:

Gündem: Toplantıda konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve iki gün önceden katılacaklara bildirilmesi gerekir. Aksi takdirde çalışanlar, hazır­lıksız olacağı için toplantı sönük ve sı­radan geçer.

7-90-15 kuralı: Uzmanlar, özel bir durum yoksa toplantıya katılanların sayısının yedi kişi ile sınırlanması gerektiğini vurgulamaktadır. Bu sayı aşıldığında katılanlar görüşlerini ifade etmeye vakit bulamayabilir. Toplantı süresi 90 dakikayı aştığında ise dik­katler dağılmaktadır. Acil bir durum olmadığında toplantıların arasında bir 15 gün bulunması toplantıları daha ve­rimli kılar. Sık sık yapılan toplantılar kanıksandığı için ciddiye alınmaz.

Demokratik yönetim: Konuşma sı­rası ve süresi, işyerindeki makam ve mevkiye uygun olarak verildiğinde toplantılar resmileşir. Orta ve alt ka­demelerdeki kişilere “figüran” rolünün verildiği toplantılardan yeni bir fikir çıkması zordur.

Geleceğe yönelmek: Toplantılarda, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha iyi so­nuçlar verir. İşin bir parçası haline geti­rilen toplantılar böylece angarya olarak görülmez, bir çözüm ve sinerji platfor­mu niteliğini kazanır.

Firmanın tüm çalışanlarının, verim­li toplantılar konusunda eğitilmesi ve bir toplantı el kitabı dağıtılması bü­yük yararlar sağlayabilir. Söz kesmek, konuşanları dinlememek ve özellikle gençlerin konuşmalarını küçümseyen davranışlarda bulunmak toplantının verimliliğini azaltır. Toplantılarda in­sanları yargılamak, sık sık kişisel anı­larını anlatmak ve bilgiçlik taslamak çözüm üretmeyi engellediği gibi yeni sorunların ortaya çıkmasına ve iş ilişki­lerinin kırılganlaşmasına yol açar.