Şirket İçi İletişim

(Internal communication) Bir zaman­lar, şirket içi iletişim küçük işyerle­rinde kısa bir konuşmayla, büyüklerde ise ilân panoları ile yürütülürdü. Ça­lışanların yalnız denileni yapmakla yetinmeyip, başarı için önerilerinin ve gönüllü katkılarının gerekli olduğu bir dönemde, şirket içi iletişim iyice önem kazandı. Tensikat, özelleştirme, yeni­den yapılanma ve şirketlerin el değiş­tirme olaylarının çoğalması ise şirket içi iletişimin ayrı bir uzmanlık dalı ola­rak kabul görmesini sağladı.

Şirket içi iletişimde başarı için, ileti­şim kanallarının önceden hazırlanmış olması ve temel ilkelerin daha işin ba­şında tespit edilmesi gerekir. Etkin ile­tişim sayesinde çalışanların, yönetimin hedef ve planlarından haberdar olduğu şirketlerde, verimlilik ve yaratıcılık dü­zeyi hızla yükselir. İşyerindeki önem­li sorunlar da yine iletişim sayesinde büyümeden çözülebilir. Şirket içi ileti­şimde etkinlik sorunu ihmal edildiğin­de özellikle değişim ve mülkiyet devri dönemlerinde tüm işyerinde belirsizlik ve korku egemen olur. Kulaktan kulağa iletilen söylentiler verimliliği düşürür. Yıllarını şirkete vermiş kişilerin, endi­şeye kapılıp işine yabancılaşması ancak etkin iç iletişimle önlenebilir.

Şirket veya kurum içi iletişim araçları­nın önemli bir bölümü yazılıdır. Elekt­ronik posta, mektup ve memorandum ilgili kişilere gönderilen özel iletişim araçlarıdır. Raporlar, belirli bir konuya ayrılır ve daha kapsamlıdır. Bültenler, ilân tahtasındaki bildiriler, el kitapları ve kılavuzlar ise tüm çalışanların dik­katine sunulur. Şikâyet ve öneri kutula­rı çalışanların görüşlerini iletmelerini sağlar. Sözlü iletişim yöntemleri ikili görüşmeler ve toplantılardır.

Etkin iletişimin kuralları: Şirket içi iletişimin aşağıdaki konularında gere­kenler yapıldığı takdirde en zor durum­larda bile sorunlar asgari düzeye inebilir:

İletişim planı: Yapısal değişiklik ve şirketin satışı gibi önemli durumlarda daha işin başında sağlam bir iletişim planı ve paketi hazırlanmalıdır. Bu pa­kette, değişimin her aşamasında çalı­şanlara neyin, nasıl anlatılacağı konu­sunda ayrıntılı bilgiler bulunmalıdır.

Tutarlılık: İyi iletişimin temeli tutar­lılıkta yatar. Belirli bir dönem içindeki iletiler arasında çelişki varsa, etkinlik azalır. İletilen mesajda verilen sözler tutulmadığı takdirde, sonraki iletiler ciddiye alınmaz.

Kademeli iletim: Mesajın bir resmi ve büyük toplantı ile üst yönetim tarafından doğrudan çalışanlara iletilmesi yerine, iletimi orta kademe yöneticiler aracılığı ile yapmak çoğu kez daha yararlı olur. Bu yöntemde çalışanlar, mesajın içeriğini daha rahat tartışabilir. Anlamadıkları ya da merak ettikleri konuları kendi müdür­lerine çekinmeden sorabilir.

Zamanlama: İletişimin konusu, ça­lışanlar arasında daha önce söylenti ve dedikodu şeklinde yayılmışsa, bir zamanlama hatası yapılmış demektir. Özellikle olumsuz haberleri gecikme­den tüm çalışanlara iletmek, endişe ve paniğin yaygınlaşmasını önleyebilir. Çalışanların şirket içindeki bir olayı, gazetelerden veya şirket dışındaki bir kaynaktan öğrenmesi ise yöneticilere duyulan güveni erozyona uğratır.

Geribildirim: Geribildirim (feedba­ck) çalışanların öneri ve görüşlerini üst yönetime ulaştırılmasını ve alınan kararların daha etkin olmasını sağlar. Örneğin çalışanlar arasında yapılan bir anketin sonuçları, görüşü alınanlara bildirilmezse bir sonraki anket ilgi gör­mez. Şirkette verimlilik ve iyileştirme­ler için öneride bulunanlara da muhak­kak cevap yazılmalı ve önerinin nasıl değerlendirildiği anlatılmalıdır.

Her tür iletişimde olduğu gibi şirket içinde de çalışanlara her şeyin açık se­çik anlatılması büyük önem taşır Bazı olumsuz konular saklandığı takdirde, zihinlerde üretilen felaket senaryoları ve komplo teorileri ortaya çıkar. İleti­şimin iki yönlü olması için, bir aksak­lığı veya yolsuzluğu ileten elemanlara sert davranılmaması gerekir. Eleştiri yapanlar ve olumsuz haber getirenler azarlandığı takdirde, insanlar susmayı tercih eder ve yönetim işyerinde olup bitenlerden haberdar olamaz.