Komite Yönetimi

(Committee management) İş hayatının ayrılmaz bir parçası olan komiteler ve komisyonlar iyi kurulduğunda ve yöne­tildiğinde verimli olur. Kötü yönetilen komiteler ise zaman kaybıdır. Çok sayı­da komite kurulması bir noktadan sonra işleri aksatır. Yöneticiler bazen komite çalışmaları yüzünden esas görevine ye­terli zaman ayıramaz. Örneğin valilerin veya defterdarların onlarca komisyon ve komitede görev almaları, onların ön­celikli işlere odaklanmalarını zorlaştı­rır. İyi kurulmayan komiteler, gizli işler karıştırıp “komitacılık” da yapabilir. Bir bölüm yönetici, gündemden düşürmek, “uyutmak” istediği konuları komitelere veya “komisyona havale” eder. Komite toplantılarını bir angarya olarak gören­ler ve “Bitse de gitsek” diye düşünenler de vardır. Zaten araştırmalar da komite çalışmalarının yüzde 60 dolayında bir bölümünün işlevsiz veya verimsiz oldu­ğunu göstermektedir.

Tüm sakıncalarına rağmen komiteler vazgeçilmezdir. Problemler komiteler­de çözülür. Tepedeki adam komite çalış­maları sayesinde sorunları derinlemesi­ne analiz edebilir. Yönetim kurullarının başlıca bilgi kaynağı uzmanlık komite­leridir. Komitelerin başarılı olması için şu konulara dikkat edilmelidir:

Komite toplantısının gündemi ve ilgi­li belgeler, makul bir süre önce komite üyelerine gönderildiğinde tartışmalar daha verimli olur. Üretken bir çalışma yöntemi belirlenmediği takdirde tar­tışma turları hep başlangıç noktasına döner. Bir yönetici üçten fazla komitede görev aldığı takdirde esas işine zaman ayırmakta zorlanır. Toplantının başın­da cep telefonlarının başkan tarafından toplanması, dikkatin dağılmasını önler. Konuşulanların not alınması ve top­lantı sonrasında üyelere dağıtılması, çalışmalardaki sürekliliği garanti eder. Komite üyeleri birbirine güvenmeli ve yüksek sesle, hatta bağırarak diğerlerini etkileme çabaları engellenmelidir. Bir komitede görev alanların sayısı altı veya yediyi aştığında verim düşebilir. Komi­tenin toplantı süresinin başlangıçta be­lirlenmesi, zamanın daha etkili şekilde kullanımına imkân verir. Bazen en iyi fikirler bu sürenin sonuna doğru ortaya atılır. Önlem alınmadığı takdirde bazı üyeler konu dışı güncel sorunları konuş­maya başlayabilir. Bazı komite başkan- larının masanın üstüne koyduğu tahta­dan oyulmuş bir fil, gündem dışına taşan konuşmalar için bir uyarı görevini görür.