Faaliyet Raporu

(Annual report) Faaliyet raporu, Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili maddesine göre, her yıl hazırlanıp genel kurullara sunulması zorunlu bir belgedir. Bazı şirket yöneticileri bu raporları, ortak­lar, basın ve kamuoyuna yönelik bir ile­tişim fırsatı olarak kullanmaktadır. İyi yazılmış bir faaliyet raporu, banka şube yöneticileri ve istihbarat elemanlarına, borsa aracı kurum broker ve uzmanla­rına ihtiyaç duydukları tüm bilgileri ve­rebilmektedir. Bu bilgi de şirket sahibi ve yöneticilerine daha yüksek değerli hisse senedi ve daha berrak bir imaj olarak geri dönebilmektedir. Faaliyet raporlarının etkili olması için şu konu­lara dikkat etmek gerekir:

32 sayfa ideal: Bilanço ve kâr-zarar cet­veli dışında kalan bölümlerin 24 sayfayı aşmaması okuyanların sıkılmasını önler. Verilmesi yasal olarak zorunlu olan bö­lümlerle birlikte toplam sayfa sayısı iki formayı (32 sayfa ) geçmemelidir.

Raporda insana yer vermek: Raporda adı geçen yöneticilerin tümünün fotoğ­raflarını, bir aile albümü havasını verme­den kullanmak yararlı olabilir. Genel ve soyut ifadeler yerine bazı yöneticilerin bizzat kaleme aldığı bir-iki paragraflık mesajlar da rapora insan sıcaklığını katar.

İyi sayfa düzeni: Raporun görsel açıdan çekici olması okunma ihtimalini yüksel­tir. Toplam alanın yüzde 20’si fotoğrafa ve grafiklere ayrılabilir. Fotoğraflar, raporun esas mesajını destekleyici ve güçlendirici olmalıdır. Grafikler, ne kadar yalın olursa o kadar iyidir. Süslü, üç boyutlu grafikler dikkati dağıtır. Grafiklerde ikiden fazla değişkenin yer alması anlaşılırlığı önler. Stilize görüntüler grafiğe güç katar.

Üslup: İletişim demokratik bir bakış açısını gerektirir. İyi iletişim insanları aynı düzeye getirir. Okuyana tepeden bakan, ona akıl öğretir gibi bir hava taşı­yan raporlar genellikle iticidir. Raporu okuyanla arada daima bir mesafe bıra­kan bu anlayış şirketin kötü yönetildi­ğini ve hatta müşteri odaklı olmadığını ortaya koyan göstergelerden biridir.

Konjonktür anlatımı: Raporda genel ekonomik konjonktürün olumsuzluğu hakkında uzun bölümler olursa, okur bunu bir mazeret olarak algılar. Dış­sal koşullardaki olumsuzluğun, alınan önlemlerle birlikte irdelenmesi, okur üzerinde daha iyi bir izlenim bırakır. Şirketin aşırı şekilde övülmesi ise inan­dırıcılık düzeyini düşürür.

Gelecekteki strateji: Çalışma rapo­runun esas görevi geçmişi anlatmaktır. Ancak gelecek için öngörülen projeler ve stratejiler bir-iki sayfada özetlenirse okuyanın şirkete güveni artar. Şirketin faaliyet gösterdiği sektörle ilgili kısa bir analiz de yararlı olur.