Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi (Knowledge management) Bir şirket veya kurumda kritik bir karar alınaca­ğı zaman yöneticilere sunulan bilgile­rin bir bölümü “veri” niteliğindedir. Bu verilerin işlenmesini ve şirketin faali­yetine ve stratejisine uygun hale geti­rilmesi görevini “bilgi yönetimi” birim­leri sağlar. Bilgi yönetiminde en önemli görev bir çalışanın beynindeki bilgiyi iş arkadaşları ile paylaşacağı ve geliştire­ceği bir ortamın kurulmasıdır. Çünkü şirket ve kurumdaki görünür bilgi buz­dağının su üstündeki bölümüne benzer. Esas bilgi birikimi çalışanların beyinle­rinde ve şirketin henüz kullanılmamış bilgi havuzundadır. Bilgi uygun ortam sağlanınca paylaşılır ve büyür, kurum zekâsına katkı yapar. Ancak çalışanla­rın çoğunluğu edindikleri veya geliştir­dikleri bilgiyi bir karşılık ve ödül olma­dan başkalarına sunmak istemez. Bilgi yöneticileri bu bilgiyi paylaşılır hale ge­tirmek zorundadır.

90’lı yıllara kadar bilgi yönetimi görev­leri, şirketin bu konuya ilgili duyan yö­neticileri tarafından ek iş olarak yerine getirildi. 90’lı yıllardan sonra büyük şirketlerde bilgi yönetimi birimleri ku­rulmaya başlandı. Hirotaka Takeuchi, Thomas H. Davenport, İkujiro Nonaka gibi bilim insanları bilgi yönetimi ko­nusunda kitap ve makaleler yazdı. Bazı şirketlerde CEO’ya bu konuda yardımcı olmak üzere “Chief Knowledge Officer” (CKO) makamı ihdas edildi. Böylece bil­gi yönetimi örgütsel öğrenme süreçleri­nin en önemli unsurlarından biri oldu. Bilgi yönetimi, şu temel ilkelerin uygu­lanması ile gelişti:

İnsana öncelik: Bir şirketin entelek­tüel sermayesinin dörtte biri kâğıt bel­geler üzerinde diğer dörtte biri bilgisa­yar ortamında, yarısı ise çalışanların beyninin içindedir. Yönetici bu bilgiler­den yararlanmak için çalışanlara değer vermek onların görüş ve eleştirilerini dinlemek zorundadır.

Anlaşılır bir dil: “Bilgili” kişilerin, ko­nuşma ve yazılarında teknik kelimeleri ve yabancı dilden terimleri gerektiğin­den çok fazla kullanmaları bilginin pay­laşılmasını ve yayılmasını önler. Anla­şılır bir dil ise bilgiyi hızla geliştirir.

Bilgi birikimi: Birçok kurum ve şirket­te değerli bilgiler şirketin bir kapısın­dan girer, diğerinden çıkar. Bu bilgilerin birikimi, sınıflandırılması ve çalışanların yararlanmasına sunulması bilgi yö­netiminin temel görevlerinden biridir. Bilginin yeniden üretimi: Ekono­mideki mevcut bilgi havuzundan her­kes yararlanabileceği için bir rekabet avantajı söz konusu olmaz. Bu noktada mevcut bilgilerin araştırma uyarlama ve geliştirme çalışmaları ile yeniden üretilmesi gerekir.

Dış dünyanın incelenmesi: Pazar pa­yını büyütmek isteyen büyük şirketlerin bir bölümünde müşteri kitlesi ile ilgili çok kapsamlı ve ayrıntılı bilgiler mev­cuttur. Ancak bu bilgiler mevcut pazar payının yükseltilmesine katkıda bulun­maz. Bu şirketlerin araştırması gereken esas kitle müşteri olmayanlardır. Şirket yöneticileri gözlerini dış dünyaya çevir­diklerinde, rakiplerinin ve onların müş­terilerinin tutum ve davranışlarını ince­lediğinde işe yarar bilgiye ulaşabilirler. Bilgi haritası: Yöneticilerin bir bölü­mü kendi elemanlarının bilgi ve yete­neklerini küçümseme eğilimindedir. Bu nedenle şirketin bilgi potansiyeli hiçbir zaman tam olarak kullanılamaz. Şirket çalışanlarının hangi konularda donanımlı olduğunun belirlenmesi ve bir bilgi envanterinin ve haritasının çı­karılması bu sakıncayı önler.

Veriden bilgiye: Ünlü yönetimbilimci Peter Drucker, verilerin işlenmesi ve bilgiye dönüştürülmesi sürecinin şu aşamalardan geçtiğini vurgulamıştır:

• Performansın bağlı olduğu dayanak noktasını ve kilit olayı belirleyenler, veri yığınını daha etkili bir şekilde sınıflandırabilir. Kilit olayın merkeze konması verileri analiz etmeyi kolaylaştırır.
• Mal ve hizmet üretimi sırasında orta­ya çıkan düzensizlikler, normal olasılık sınırları içinde kalırsa bunlar bilgi değil veridir. Ancak beklenen olasılık dağılı­mını dışında kalan olaylar veri olmaktan çıkıp bilgiye dönüşür. Üretim ve kalite konusundaki önemli ipuçları düzensiz­liklerin gözlemlenmesi ile ortaya çıkar.
• İnsanlar bir duyguyu ancak belli bir yoğunluğa geldikten sonra algılarlar. Şir­ketlerde de olaylar belirli bir yoğunluğa ulaşmadıkça ve belirli bir eşiği aşmadık­ça “veri” olarak kalır. Eşik kavramı, olay­ların birbiri ardına gelmesinin ne zaman eğilim haline dönüştüğünü ortaya koyar.