Tanıtım ve Basın Bültenleri

(Publicity and press bulletins) İş haya­tında başarı kadar, bu başarının kamuo­yuna duyurulması da önemlidir. Duyur­ma işlevinin önemli araçlarından biri de bültenlerdir. Şirketlerde, halkla iliş­kiler ve tanıtım kuruluşlarında çalışan uzmanlar, çoğu kez uzun süre uğraşa­rak bir bülten hazırlar ve medya kuru­luşlarına gönderir. Karşı tarafta bülteni alan kişi ise genellikle çok meşguldür.

Medyada gün boyunca haberlerle haşir neşir olan gazeteci, gelen bültene veya e-posta iletisine en çok bir iki dakika vakit ayırabilir. Yoğun günlerde bu süre daha da azalır. Bu nedenle kısa ve öz yazılmış bültenler hedefine daha iyi ve çabuk ulaşır. Cümlelerin ve paragraf­ların kısa tutulması iletişim değerini artırır. Bültenin dikkati çekmesi için ilk izlenime, başlık ve giriş cümlelerine özel önem verilmesi gerekir. Bültende iletilmek istenen esas mesaj, gazete­cilerin yaptığı gibi ilk paragrafta belir­gin hale getirildiğinde bülten işlevini daha etkili bir şekilde yerine getirebilir. Bültenlerde en çok görülen hata zayıf planlamadır. Yazıya başlamadan önce anlatmak istenen konular, zihinde ör­gütlendiğinde ve planladığında, bül­ten hedefine kolayca ulaşabilir. İyi bir bültenin ürüne ve markaya hayat veren anlayışı da içermesi gerekir. Bu nedenle bülteni yazan kişi markanın konumlan­ması konusuna da kafa yormuş olma­lıdır.

Tanıtımda zamanlamaya önem verilmesi gerekir: Bir lansmanla ilgili bülteni gönderirken erken davranmak, geç kalmak kadar tehlikelidir. Önemli olaylarda, basın açıklamasına sakla­nacak değerde bir bilgi “kit”i veya tam teşekküllü bir dosya eklenmesi yararlı olur. Bültende bir istatistik veya belge­den bahsedilmişse, muhakkak kaynak verilmesi gerekir. Ayrıntılı bilgiye ih­tiyaç duyacakları için bültende kurum­daki tanıtım yetkilisinin adı ile telefon numarasının bulunması da yararlı ola­bilir. Çok kuru, soğuk ve teknik bir dil kullanıldığında bülteni alanlar bir kul­lanma kılavuzu okuyormuş gibi bir his­se kapılabilir.