Sanal çalışma ve toplantılara dair pratik öneriler

Ayşe Nazmiye UÇA - Datassist Bordro Servisi / Yönetim Kurulu Başkanı

12 yıllık Hollanda macerasının ardından, 2012’den beri de İngiltere’de yaşıyor ve çalışıyorsunuz. Aslında bu durum özellikle Türkiye’deki gençleri çok ilgilendiriyor. Nasıl gittiniz, neler yaptınız ve yapıyorsunuz?

Üniversiteyi ve masterı Türkiye’de tamamladıktan sonra, doktoram için 2000 yılında Hollanda’ya gittim. Burada kendi firmamı kurdum. Ernst & Young gibi büyük firmalara people soft yazılım danışmanlığı yaptım. Mühendis olmama rağmen, yabancı bir ülkede olduğum için beklemediğim durumlarla karşılaştım. Fen lisesi mezunuyum, haliyle sayısal bilgim yüksek ancak sözel bilgimin çok da yüksek olmadığını Hollanda’da fark ettim. Sırf öğrenmek için politika bilimi masterı yaptım. Gençliğin verdiği bir dinamizm de vardı elbette. Bir yandan danışmanlık şirketim, bir yandan masterım, bir yandan da Hollandaca öğrendim. Her ne kadar İngilizce biliyor olsam da, tıkandığım noktalar oluyordu. Sonuçta iyi bir sosyal diyalog için, onların dilinde de konuşmanız gerekiyor. Ben de hiç vakit kaybetmeden Hollandaca öğrenmeye başladım.

Ki hiç kolay bir lisan değil… Değil…

Ben dil öğrenmeyi çok seviyorum. O yüzden benim için çok zor olmadı. Ancak gerçekten zor bir dil olduğunun da farkındayım… Hollanda’dayken şirketimin şemsiyesi altında birtakım sosyal projeler de yaptım, özellikle göçmen ağırlıklı. Yaptığım master ile beraber sosyal projelerim birbirine destekledi. Geriye baktığımda Hollanda için çok verimli geçmiş olduğunu söyleyebilirim.

Gerçekten öyle. Hollandaca öğrenmek, master yapmak, şirket kurmak ve devam ettirebilmek… Hollanda yıllarınız oldukça verimli geçmiş. Gerçekten tebrik ediyorum sizi. Sonra da İngiltere…

2012’de Londra’ya taşındım ve bir danışmanlık firmasında yazılım danışmanı ve yönetici olarak işe başladım. O gün itibarıyla “sanal çalışma hayatım” başlamış oldu.

Bizim pandemi ile başladığımız uzaktan çalışma sürecine, siz 2012’de başlamış oldunuz…

Evet, pandemi ile sanal çalışmaya geçiş yapmadım. 9 yıldır uzaktan çalışıyorum. Takımımı ve projelerimi sanal olarak yürütüyorum. Aslında sanal çalışmaya geçiş pandemiden doğan bir model değil. Ancak pandemi ile çok yüksek derecede geçiş yapılan bir çalışma modeli oldu.

Bu durum hazırlıksız kitleleri çok zorladı.

Ben de bu durumu görünce, bu alandaki tecrübelerimi somut hale getirmek istedim. Bu sayede de pandemi döneminde yaşadığım ruhî zorlukları “üreterek” bertaraf ettim.

“NOKTAYI KOYDUM VE KİTAP BİTTİ DEDİM”

Ve bir kitap yazdınız: Yeni Normale Hazır mıyız? Peki, kitap yazma süreciniz nasıl oldu, biraz bahsedebilir misiniz?

Oturup kitap yazan insanlara çok özenirdim. Laptopumu alsam, gitsem bir yerde otursam, yazsam diye hayal kurardım. Aslında kitabı hayallerimin peşinden gittiğim için yazmadım. Pandemi döneminde iş yüküm çok arttı ve kendime ayırdığım zamanım çok azaldı. Nefes almak için yürüyüşler yapıyordum. Yaptığım yürüyüşler esnasında, akıllı telefon uygulamasından kitap dinliyordum. Steven Rogelberg’in yazdığı The Surprising Science of Meetings kitabı beni çok etkilemişti. Kitabını okuyunca Steven Rogelberg ile e-mail yoluyla iletişime geçtim. Bana işime yarayacak birtakım veriler gönderdi. Kitabımda da kullandım bu verileri. Yine aynı dönemde TED konuşmaları da dinlemeye başladım. Dinlediklerimi not almaya başladım. Aklımda kitap yazmak yoktu. Zaten kitap yazan her yazarın, yazmaya başlamadan önce giriş, gelişme ve sonucu tasarlayıp işe başlamasını tahmin ederdim. Ancak bu durum benim için hiç de öyle olmadı. Oturdum ve yazmaya başladım. Noktayı koydum ve “kitap bitti” dedim. Çok farklı bir tecrübe oldu.

UZAKTAN ÇALIŞMAYA PANDEMİ TECRÜBESİ

Bunca yıldır tüm iş akışınızı sanal devam ettiriyorsunuz. Öyle ki uluslararası projeleriniz de var. Nasıl yürütüyorsunuz?

Hindistan, Polonya, İngiltere, Amerika gibi dünyanın farklı yerlerinde takımlarımız var. Pandemiden önce müşterilerimizle ilk başta birkaç kez yüz yüze görüşüyor, sonra tüm eylemlerimizi sanal ortamda sürdürüyorduk. Ancak o olması gereken ilk birkaç yüz yüze görüşmemiz çok gerekliymiş, bunu gördük. Her ne kadar sanal çalışmaya çok alışık olsak da, ilk görüşmeleri sanal ortamda gerçekleştirince tökezlediğimizi gördük. İlk görüşme diye bahsettiğim yüz yüze görüşmemiz aslında bir workshop. Sabah 9’da başlayıp, akşam 5’te sona eriyor. Bunu bir konferans ya da toplantı salonunda değil de, bilgisayar başında yapmak verimsiz oldu. Bu durumu tecrübe ettikten sonra hemen bir değişikliğe gittik ve bu kadar uzun zaman insanların bilgisayar başında olmayacağı farklı metotlara geçtik. Ve bu şekilde çok yoğun bir şekilde projelerimize devam ediyoruz.

48 DAKİKAYA KADAR MAKSİMUM VERİM

Kitabınızda uzaktan çalışma ile ilgili olarak, özellikle de toplantılarla ilgili ne tüyolar veriyorsunuz?

Sanal toplantıların uzun süreli ve çok sık olması, verimsiz bir hal almasına neden oluyor. Öte yandan Prof. Steven Rogelberg tarafından yapılan bir araştırmada, Outlook’ta oluşturacağınız bir toplantı takvimi için otomatik olarak seçilebilen zaman dilimi yarım saat ya da 1 saat olarak belirlendiğini, ancak performansı maksimum kullanabilmek için toplantı süresinin 48 dakika olması gerektiğini belirtiyor. Toplantıların katılımcı sayıları da önem taşıyor. Yine yapılan başka bir araştırmaya göre maksimum üretkenliğe 7 kişi ile ulaşılıyor. 7 kişiden fazla katılan her bir kişi için performans negatif yönde ilerliyor. Bu konu ile ilgili Amazon’un “2 pizza” kuramına ulaştım. Buna göre bir toplantıya 2 pizzanın yeteceği kişi sayısı kadar katılımcı çağrılıyor. Toplantı interaktif olacak ve önemli kararlar alınacaksa grubu küçük tutmak önemli.

TÜRKİYE’DEKİ KIZ ÇOCUKLARININ EĞİTİMİNE FİNANSAL KAYNAK

Kitabınızla ilgili bir de sosyal çalışma yapıyorsunuz. Bundan da biraz bahseder misiniz?

Kitapla ilgili bir gelir kazanma düşüncem yoktu. Kitaptan kazandığım gelirin tümünü, Türkiye’deki genç kızların eğitimini finansal olarak desteklemek için kullanıyorum. Çok yakın öğretmen arkadaşlarım aracılığıyla bu işi yapıyorum ve direkt olarak etkisini görüyorum. Bu durum beni çok mutlu ediyor.

Okuyucularımız kitabınıza nereden erişebilecekler?

Şu an D&R ve Amazon’da satışı yapılıyor.

Uzaktan çalışmada motivasyon

Çok uzun süredir uzaktan çalışıyorsunuz. Evde motive olmanın yolları neler?

Bana göre buradaki en önemli şey, alışkanlıklar yaratmak. Yani bir ritüel oluşturabilmek. Mesela devamlı pijama ile oturduğunuzu düşünün; gündüzün gecenin, mesainin özel alanın farkı kalmaz. Bu durum depresifl iğe de itiyor bence. Ben o yüzden asla pijamayla oturmam, muhakkak üzerimi değiştiririm. Öte yandan sanal çalışmanın çok büyük avantajlarını göz ardı edemeyiz ancak bazı zorlukları da beraberinde getirdiği şüphesiz. Örneğin pandemi dönemi uzaktan çalışmaya geçişle birlikte, mesai saatleri inanılmaz derecede artmış. Linkedin ve bir akıl sağlığı derneğinin yaptığı çalışmaya göre, pandemide sokağa çıkma yasaklarıyla birlikte evden çalışanların, çalışma saatlerinin ayda ortalama 28 saat arttığı belirlenmiş. Yine bu dönemde “Zoom Yorgunluğu” tabiri çıktı.