Mekansız çalışmada yükselen trendler

Evimizin bir odasını veya bir masasını ofise çevirdik. İş arkadaşlarımız, müdürümüz, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız da işlerini evden yürütmeye başladılar. Yüz yüze görüşme gerektiren bir durum yoksa, hepimiz bilgisayarlarımızı sabah 8 gibi açıp gece işimizi toparlayana kadar ekranın başından kalkmaz olduk. Bilgisayarımızdaki uygulamalar, videokonferans, chat ve ofis programları, fiziksel etkileşimi tamamen sanal etkileşime çevirmemiz için birer araç oldular. Toplantı yapabilmek ve işleri yürütmek için telekonferanslarımız zoom’da, dokümanlarımız ve takvimimiz google’da, whatsapp ile chat yapıyoruz. Bu platformlar sayesinde, çalışma arkadaşlarımızla daha iyi bağlantı kurmamız ve verimli çalışmamız mümkün oluyor.

Pandemi ile beraber, Zoom konferansları hayatımıza girdi, kimi zaman ardı arkası kesilmeyen video toplantıları yapar olduk. Bu sayede, Zoom, onbinlerce üye kazanarak geçtiğimiz aylarda en çok büyüme gösteren teknoloji firmalarından biri haline geldi. Bu sene Mayıs - Temmuz büyümesi 663,5 milyon dolar ile geçen sene aynı dönemin yaklaşık 4 katına ulaştı. Geçen sene 66.300 ücretli abonesi olan Zoom’un, Nisan sonu itibarıyla toplam abonelik ödeyen müşteri sayısı 105.000’e ulaştı. Haziran döneminde küresel ölçüde vakaların azaldığı ve birçok şirketin ofise döndüğü dönemde, birtakım üyelik iptalleri olmasına rağmen, ikinci dalgaların oluşmasıyla pandeminin daha uzun süreceğini öngören şirketler Zoom üyeliklerine devam etmeye ve henüz üye olmamışlar, üye olmaya karar verdiler. Apple Magazine’in makalesine göre, Zoom CEO’su Eric Yuan, çalışanların nerede çalışırlarsa çalışsınlar iş sürekliliğini sağlamak için kesintisiz bağlantı içinde olmaya ihtiyaçları olduğunun altını çizmekte ve Zoom’un hizmet odağının “video-öncelikli” olmaya devam edeceğini belirtmekte.

Zoom’un yükselişiyle beraber, Google, Microsoft ve birçok firma doküman yönetiminin yanı sıra, email, chat, videokonferens araçlarını bir araya getiren kolaboratif çözümlerin farklı özelliklerin eklenmesiyle geliştirilmesine ve aktif satışına yöneldiler.

Mart başında attığı bir tweetle Google CEO’su Sundar Pichai G Suite ve Hangout’ın normalde ücretli hizmetlerini 1 Temmuz’a kadar tüm müşterilerine ücretsiz olarak açtığını duyurdu. Böylece, 4 ay süresince 250 katılımcıyı bir araya getiren toplantılar ve 100 bin kişinin izleyebileceği canlı yayınlar ücretsiz hale geldi. Normalde, G Suite aboneliği için büyük şirketler Google’a ayda 25 dolar, diğer video hizmetleri için ise, 13 dolar ödemekte. Pandemi döneminde açılan bu hizmetler ile, küçük şirketlerin hizmetlerden faydalanması kolaylaştırıldı ve de birçok şirket kullanım kolaylığı gördükleri bu entegre sistemlerden daha uzun soluklu yararlanmaya karar verdiler.

Gene Mart’ta, Microsoft, Microsoft Teams’in en kapsamlı üyelik paketini 6 ay süresince ücretsiz olarak tüm dünyada kullanıma açtı. Teams’i kullanan takım üyelerinin sayısı ve kullanıcıların video konferans organize etme ile ilgili kısıtlamalar kaldırıldı.

Bir diğer yandan da, adını doküman yönetimi ve kolaborasyon araçları arasında hiç duymadığımız firmalar, pandemiyle beraber yatırım, satış, pazarlama ve büyüme açısından bu alana ağırlık vermeye başladılar. Dünya fenomeni haline gelen TikTok ile Bytedance firması bu şirketlere güzel bir örnek. ByteDance, pandemi döneminde, ofis yönetimi ve kolaborasyon platformu Lark’ın büyümesini hızlandırmak için takımı genişletmeye başladı, içerik ve pazarlama aktivitelerini arttırdı, birkaç kişilik girişimlerden kurum seviyesine kadar hızlı bir büyüme planı çizdi. Büyüme üzerine kurulu stratejisinde şirketlere ücretsiz olarak sistemini kullandırıyor. Reklam ve ilerleyen dönemde belli özellikler için ücretlendirme yapmayı planlıyor. Kısa dönemde hedefi, kullanıcı sayısını artırarak büyümek.

Lark, 2012 yılında başarılı girişimci Zhang Yiming tarafından kurulan Çin kökenli ByteDance’in şirketi olmakla beraber, diğer bir ByteDance platformu TikTok gibi tamamen uluslararası bir marka olma hedefinde. Dolayısıyla, rakipleri sadece AliBaba ve Tencent gibi Çinli teknoloji devleri değil, dünya genelinde Microsoft, Google ve Slack’in kolaborasyon platformları ile de rekabet etmeye çalışmakta. Çinli bir firma olarak değil, Singapur merkezli global bir firma olarak tanınmak istiyor Lark. Data güvenliğini sağlamak için Amazon’dan bulut depolama hizmeti almakta. Bebek adımlarla oldukça sağlam firmaların olduğu bir sektörde Lark’ın başarı sağlaması için ne gibi bir kozu olabilir derseniz, freemium iş modeli yani ücretsiz olması, dinamik ve uluslararası standartlarda bir iş kültürüne sahip olması, ve arkasında 75 milyar dolar değerinde dünyanın en büyük girişim unicorn’u (değeri 1 milyar doların üzerinde girişim) ByteDance’in finansal garantörü olması. G Suite ve Microsoft Teams gibi platformlardan en büyük farkı kullanım kolaylığı, chat, takvim, dokümanlar ve video konferans modülleri aynı ekrandan birbirine entegre. Dolayısıyla, takvimden video konferansı başlatmak, video konferans sırasında konuşulan toplantı notlarını herkesin üzerinde çalıştığı dökümana gene aynı ekrandan geçirmek mümkün. Ücretsiz olarak kullanılan hizmetler arasında; 100 kişinin katılabileceği sınırsız video konuşmaları, 200 GB bulut depolama alanı, 500 GB email depolama alanı gibi diğer firmalardan çok daha kapsamlı hizmetler mevcut. Özellikle de KOBİ’ler için büyük bir kullanım kolaylığı ve maliyet avantajı sağlamakta.

• KOLABORATİF SİSTEMLERİNDEN BEKLENTİ NEDİR?
Ortak çalışma, hız, sürekli bağlantı

Fiziksel ofis sınırları ortadan kalkınca bir taraftan her şey daha kolaylaştı, diğer taraftan da daha zorlaştı. Çalışma arkadaşınız iki masa ötede veya bir alt katta iken, iki dakika yanıma uğrayıp istediğiniz bilgiye ulaşmanız kolaydı. Herkes evlerde olunca, kişisel dokunuşlar kayboldu, email attığınızda, bir şeyin ortasında mesaj attığınızda veya telefon ettiğinizde karşınızdakine ulaşmanız bazen saatler almaya başladı. Toplantılar video konferanslara dönüştü. Bir yandan, görüntülü görüşme yüz yüze görüşmeye en yakın deneyimi sağlarken, diğer yandan verimsiz toplantıların yerini aldı.

Aynı proje dokümanı üzerinde çalıştığınızda versiyonlar arası karışıklıklar olmaya başladı, kimin hangi versiyonu kaydettiği, sizin düzeltmelerinizin son versiyonda olup olmadığını kontrol etme gereği, ekstra iş ve stres kaynağı olmaya başladı. Kolaboratif sistemlerde doküman yönetiminin kolaylığı herkesin aynı doküman üzerinde aynı anda çalışabilmesi ve değişikliklerin anında hayata geçmesi oldu. Ortak dokümanda çalışma hızı ve verimi artırdı. Chat özelliği cep telefonlarımızda fazlasıyla alışık olduğumuz mesajlaşmayı bilgisayarlarımıza taşıdı. Evet, belki arada geyik yaparak verimliliğimizi düşürdüğümüz bir ortam oluşturabilir chat ancak aynı zamanda ofis ortamındaki sosyalleşmeyi yakalayamadığımız bu dönemde ufacık nefes almamıza yardımcı oluyor. Sürekli bağlantıda olmak iş verimliliğimizi, hızımızı, ve konsantrasyonumuzu arttırıyor.