Elektronik Posta Tarih mi Oluyor?

Ayşe Nazmiye UÇA-Datassist Bordro Servisi/Yönetim Kurulu Başkanı

Memleketçe uzun bir tatilden döndük. Bu bayram tatilinin yıllık izne tercih edilmesinin en güzel yanı herkesin tatilde olması idi. Bu 9 günlük uzun tatil dönüşünde hepimizi karşılayan eski dostumuz elektronik postalarımız tabii ki. Her birimizin onlarca, yüzlerce okunmamış postası varken, artık okunmamış postaları silmeyi bile düşünmüyoruz.

Böylesi uzun bir aradan sonra e-postalarımızı açtığımızda, adeta bir tahıl silosundan boşalan buğdaylar gibi üzerimize yığıldığını düşünmüşüzdür. Eskiden e-postalarımız ofis ile sınırlı idi, şimdi ise yüksek teknoloji adaptasyonu ile telefonlarımızda da kendisine yer buluyor… Hepimizin yapışık olduğu bu cihazlarla e-postalardan kaçmak gibi bir şansımız yok. Spam e-postalar deseniz, ayrı bir güruh… Mailing de denen e-posta pazarlamaları yapay zekâ ve makine öğrenmesi ile bizi her yerden takip ediyor.

E-posta resmî ve iş yazışmalarında birinci platform olmaya devam ediyor. Ancak bir yandan iş yazışmaları bile alternatif kanallara kayıyor. İş dolaylısıyla tanıdığımız bir kişinin mobil telefon numarasını biliyorsak, kendisine WhatsApp’tan çok rahat mesaj yazabiliyoruz, üstelik okuyup okumadığını, şu an çevrimiçi olup olmadığını görüyoruz (mavi tiki kaldırsa bile).

İş Yazışmalarında WhatsApp Mesajı Kullanmanın Dezavantajları Neler?

• Hızlı haber alma ve bilgilendirme için iyi olsa bile resmî yazışma yerine geçmeyecektir.

• Doküman paylaşımında birtakım kısıtlamaları olduğu aşikardır.

• Veri güvenliği açısından doğru bir paylaşım paneli olmayacaktır.

• Verilere daha sonra ulaşım ve dosyalama olanakları açısından, hayatımızı karıştıracağı açıktır.

İhtiyaçlara Göre İletişim Uygulamaları

Şirketler çalışanların iş birliği ve sinerjisi için seçtikleri standart iletişimi kullanmak istiyorlar. Şu an kullanılan e-posta sistemleri; CRM sistemleri, proje yönetim araçları, şirketlerin kendi yazılımları ve daha birçok yönetişim aracıyla entegre olmuş durumda. Bunların yanı sıra dünyaca kabul görmüş belirli güvenlik protokolleri de bulunuyor. Ancak tüfeğin icadından sonra mertliğin bozulması gibi mobil araçlar ve uygulamalar bu güvenlik politikalarını bir ölçüde geçersiz hale getirdi.

Dünya üzerinde sayısız anlık mesajlaşma ve e-posta hizmeti veren uygulama ve site bulunuyor. Bu uygulama ve siteler içinde yaklaşık yarım milyar abonesi bulunan Outlook Word, PowerPoint, Teams gibi birçok yan uygulamasıyla kurumsal hayatı oldukça kolaylaştırıyor. 1997’de Hotmail olarak Microsoft tarafından satın alınan şirket, birçok kişinin hayatına anlık mesajlaşma ve e-posta uygulaması MSN’i de ekleyerek serüvenine devam etti. 2004’te ise Google da Gmail’i piyasaya sürerek rekabet ortamını kızıştırdı. Bugüne geldiğimizde ise birçok insanın kurumsal hayatında Outlook, özel hayatında da Gmail’i kullandığını gözlemleyebiliyoruz.

Slack, WhatsApp, Messenger, Line gibi birçok anlık mesajlaşma uygulamasının kullanıcıları ve pazarları farklı. Örneğin business to customer yani direkt olarak tüketiciye- kullanıcıya satış yapan bir firma WhatsApp üzerinden direkt satışını gerçekleştirebiliyor. Burada WhatsApp’ın hızlı, kolay ve çok yaygın bir uygulama olması bu işi kolaylaştırıyor. Ancak business to business yani kurumsal ürün ve hizmetler sunan firmaların müşterilerine WhatsApp üzerinden erişmesi amatör bir iletişim şekli olarak lanse ediliyor.

Slack örneği üzerinden gidecek olursak; şirketlerde tüm şirket içi için değil ama hızlı ve toplu iletişime ihtiyacı olan departman ya da departman içindeki kısım içi iletişimi sağladığını söyleyebiliriz. Öylesine yüksek hızla ilerlemesi gereken bir çağda yaşıyoruz ki kimi zaman e-posta göndermek bile yavaş kabul edilebiliyor.

Yeni Jenerasyon Kendi Doğruları ile Geliyor

Bugüne kadar piyasanın en güçlü oyuncusu olan Microsoft her zaman trendleri takip etti ve trendleri belirledi. Çeşitli güncellemeler ve yaptığı entegrasyonlar sayesinde her zaman Apple, Google gibi dev rakiplerin üzerinde yer aldı. Ancak iş hayatına yeni başlayan jenerasyonlar şirket kurallarını zorluyor ve kendi reklam, tanıtım içermeyen iletişim araçlarını kullanıyor. Yakın bir gelecekte değişmeyecek gibi görünüyor olsa da e-posta ile iletişim de yerini daha hızlı ve resmî iletişim uygulamalarına bırakacak gibi görünüyor. Bu değişim mevcut uygulamadaki çeşitli rahatsızlıklardan ziyade, yeni kuşağın değişimi çok sevmesinden kaynaklı olabilir. Bakalım zaman bize ne gösterecek!

Kişisel Mesaj Aplikasyonlarını Yasaklayan Şirketlerin Nedenleri

• Özellikle veri güvenliği konusunda hassas olmamız gereken alanlarda güvenlik açığı yaratabilir.

• Özellikle finans, sağlık, sigorta gibi kişisel verilerin fazlaca kullanıldığı alanlarda faaliyet gösteren şirketlerin, bu verilerin koruması için yeteri kadar güvenlik sağlanamıyor.

• Bazı şirketler, şirketin kendi veri kontrolü açısından mesaj uygulamalarını yasaklıyor. Bu tarz şirketler bir yandan hassas veriyi kontrol ederken bir yandan da verinin doğru kaynaklarda depolanmasını sağlamak zorunda.

• Kişisel mesaj aplikasyonları çok fazla bölünme yaratabilir ve dikkat dağıtarak verimi düşürebilir, personeli ana işinden uzaklaştırıp gereksiz ikincil görevlere yönlendirebilir.