Dağınık iş dünyasının düzenlisi olmaya hazır mısınız?

Hangi masa sizinki?

Çalışma saatleri içinde, kağıtların klasörlerden fırladığı, dosyaların gelişi güzel üst üste yığıldığı, kimi zaman hesap makinesini, kimi zaman dizüstü bilgisayarınızı masanın karmaşası içinde zor bulduğunuz ilk masa mı? Yoksa ikinci resimdeki gibi, her an yüz yüze görüşme yapmaya hazır, bilgisayar, defterler, kalemler, kahve fincanı, saksı çiçeği gibi işlevsel veya süs her bir objenin 76 cm boyundaki masada yeri belli mi?

İş yerinde ve ev ofisimde masamı toplamak gün sonu rutinim ancak masam gün içinde ilk resme benzeyen haller alır, bir şeyleri kaybetmeden ve ruhum sıkılmadan düzenler, her şeyi yerli yerine koyup işime devam ederim. Konsantre bir şekilde çalıştığım bir ortamda dağınıklık beni rahatsız etmez hatta her şeyin elimin altında olduğunu hissettirir. Çocukluğumda annemle tek anlaşamadığım konu dağınıklığımdı. Annemin, “Kızım neden aldığın şeyi yerine koymuyorsun?” diyen sesini, yetişkinliğimde de kafamın içinde küçük bir ses olarak sıklıkla duymaya devam ettim.

5 sene kadar önce Marie Kondo’nun hayatı sadeleştirmek için DERLE, TOPLA, DÜZENLE kitabını okuduktan sonra, düzenlemek benim için farklı bir anlam kazandı, kategorik düzenleme ve insanı mutlu eden eşyaların saklanması felsefesini sevdim. Düzenlemeyi bir sanat haline getiren Marie Kondo’nun KonMarie metoduyla, toplamanın bir sisteme oturtturulabileceğini ve insanın çevresini, iyi hissettiren eşyalarla donatarak düzenin sürdürülebilir olabileceğini deneyimledim.

Marie Kondo düzenlemeyi belli bir sırayı takip eden kategoriler halinde (sırasıyla giysiler, kitaplar, evraklar, ve de belli bir kategoriye girmeyenler (komono) yani CD, DVD, kozmetik, mutfak araç gereçleri, tamir aletleri vs…) tüm eve uyguluyor ve birkaç gün içerisinde bir tasfiye ve düzenleme maratonuyla düzenli bir yaşam alanına kavuşmanızı sağlıyor. KonMarie metodunun ilginç yanı, nelerin atılacağına karar vermede kullanılan kriterler: eşyaların işlevleri, sizin ihtiyaçlarınız ve kullanma sıklığınız dışında, o eşyanın size verdiği mutluluğa göre değerlendiriliyor ve düzenlenecekler veya atılacaklar yığınına ekleniyor. İşte tam da bu nedenle, Anneannemden kalan ayağı kırık biblo salonun başköşesindeyken, arkadaşımın ısrarla aldırdığı ancak hiç kullanmayacağımı bildiğim yeni elbiseyi verebiliyorum.

Marie Kondo kimdir?

Marie Kondo dünyaca üne kavuşmuş, Japon asıllı bir derleme, toplama, düzenleme danışmanı. Düzenlemenin bir sanat olarak görüldüğü Japon kültürünün içinde kalıcı ve sistematik olan KonMarie metodunu geliştirmiş, metodu anlatan ve uluslararası çok satanlar listesinin başında yer alan kitaplar yazmış ve birçok ülkede düzenleme danışmanı olarak insanların evlerini ve ofislerini derlemiş toplamış bir profesyonel. Bir ders, yedi pratik aşama ve bir yazılı sınavdan oluşan sertifika programı ile metodunu uygulayan danışmanlar yetiştirmekte. Ayrıca, başarılı toplama modelini Netflix programı ile popüler kültüre taşıyan Marie Kondo geçen sene iki Emmy ödülü kazandı.

Sıra işyerlerini toplamada

Geçtiğimiz aylarda Marie Kondo ve Rice Üniversitesi kurumsal psikoloji ve işletme profesörü Scott Sonenshein’in beraber yazdıkları Joy at Work (işte Mutluluk) kitabı en çok satanlar listesinde yerini aldı. Kitap, Kondo’nun dünyayı düzenleme misyonunu iş hayatında mutlulukla birleştirerek iş ortamına taşımakta. Marie Kondo’nun düzenleme danışmanlığı deneyimine göre, derli toplu olmak hem fiziksel psikolojik olarak çalışanın performansını artırmakta. Müşterilerinin geribildirimlerine göre, düzenli olmanın etkileri, satış performanslarının %20 oranında artması veya işlerin 2 saat kadar daha erken bitmesi gibi ölçülebilir sonuçlara bağlanmakta.

İş yaşamımızda her gün fiziksel ve dijital yığınlarla boğuşuyoruz. Masamızın üstündeki evrak, faturalar, kontratlar, ajandalar, yapılacaklar listelerini düşünün. Her yer kağıt yığını. Birçok evrakını dijital alana geçirdiyseniz, bu sefer emailler, dokümanlar, uygulamalar, kullanıcı isimleri ve parolalarla dolu dijital yığınlarla karşı karşıyasınız. Gerekli gereksiz birçok şeyi bir gün gerek olur diye sakladığımız, daha sonra da gerektiğinde arayıp bulamadığımız durumlar yok değil… Sonuç, enerjimizi yapmamız gereken işlerden alan ve bizi körelten bir kısır döngü.

Kondo’nun çözüm önerisi, 2 ila 5 saat arası bir oturumda iş alanındaki dağınıklığı düzenlemek. Bir seansta tüm fiziksel alan; masa ve çekmeceler, dosyalar, elektronik araçlar, başka bir seansta ise dijitaller; e-mailler, dokümanlar, e-dosyalar, sunumlar, cep telefonunuzdaki uygulamalar… Toplamanın başarısı derinlemesine ve hızlı bir şekilde yapılmasında gizli. İş yerinde derli toplu olmak, detayların içinde kaybolmanızı önleyerek, asıl yapmanız gereken işe odaklanmanızı sağlar. Kondo’nun ana kuralı “tüm kağıtları atın” prensibine dayalı. Çözüm basit, ilerde lazım olabileceğini düşündüğünüz kağıdın resmini çekin ve kağıdı hemen atın.

Bir diğer altın kural, masanızda her şeyin sabit bir yerinin olması. Bu sayede, utanıp sıkılmadan bir çalışma arkadaşınızı masanıza gönderip gerekli evrakın yerini tarif ederek aldırabilirsiniz.

Teknoloji, toplantılar ve takımlar

Fiziksel ve elektronik derleme, toplamadan sonra 3 T gelmekte, “teknoloji, toplantılar ve takımlar” ve asıl enteresan dönüşüm bu seviyede gerçekleşmekte. Günümüz profesyonelinin performansı bu 3 T ile tükenmekte. Günün her saatinde ulaşılabilmemizi sağlayan bir teknolojiye tabiyiz, kontrol edemediğimiz, amacı belli olmayan toplantılara sürükleniyoruz ve birçoğumuz kopuk bir takımın parçasıyız.

Kontrolü elinize alın. Hemen düzenlemeye başlayın. Yaptığınız her işin hedefi olsun, attığınız maillerin, düzenlediğiniz toplantıların, takım projelerinin. Gereksiz hiçbir şey yapmayın, enerjinizi ve zamanınızı boşa harcamayın.

Düzenli toplantılar gerçekleştirin. Toplantı davetini attığınızda, toplantı hedefi ve planlanan içeriği takımınızla paylaşın ki toplantıya katılacaklar gerekli hazırlığı yapabilsinler. O toplantıda olması gerekenleri toplantıya davet edin, Steve Jobs’un meşhur sözünü uygulayın: “iki pizzanın doyuramayacağı sayıda kişiyi aynı toplantıya dahil etmeyin”. Toplantıya davet ettikleriniz ise, görüşlerine değer verdiğinizi bilsinler ve fikirlerini paylaşmaktan çekinmesinler.

Derleme toplamayı takımlara yönlendirin. Takımınızın net bir amacı olsun ve bu amacı her takım üyesi benimsemiş olsun. Herkesin kendinden büyük bir amacı olması, dedikoduların, kişilik çatışmalarının, kariyer savaşlarının önüne geçecek, takım çalışmasının verimini artıracaktır.

Derleme toplama iş yerinize uygulandığında, masanızdan ve bilgisayarınızdan başlayabilir ancak düzenleme, iş yapış biçiminize, teknoloji kullanımınıza ve takımınızın geneline ulaştığında mutluluk getirecektir.

KonMarie metodundan ilham alın ve pandemi döneminde masanızı toplayarak iş yerinde mutluluk değişimini başlatın.