Zor problemleri çözme yolları
İş hayatında çözülemez sandığımız problemlerle karşılaşabiliyoruz. Bunlardan kaçmak veya yılmak yerine Sherlock Holmes gibi ‘Kader önümüze benzersiz bir problem koydu ve tek ödülü çözümü bulmak oldu’ diyerek kendimizi başarı ile ödüllendirebiliriz. Bu hafta çözümlere nasıl ulaşabileceğimizi ve hatta problemleri fırsata çevirebileceğimizi konuşalım mı?
DOĞRU TANIM. Problemi doğru tespit etmek ve kapsamını belirlemek çözüme ulaşmanın ilk ve en önemli adımı. Fakat şirketlerimiz buna pek zaman ayırmıyor. Halbuki, bunu yapmak, hem genel geçer ifade tuzağından kaçınmayı hem de tüm paydaşları aynı hedefe yöneltmeyi sağlıyor. Örneğin ‘müşteri kaybediyoruz’ ile ‘ciromuz azalıyor’, ‘rakipler bizden düşük fiyat veriyor’ ile ‘maliyetlerimiz yüksek’ ifadeleri bizi apayrı noktalara götürebilir. Doğru tanımın püf noktası, sebeplerle sonuçları birbirine karıştırmadan, mümkün olduğu kadar net olmak.
BÜYÜK RESİM. Bazı önemli soruları sormak, problemin nasıl bir çerçeveye oturduğunu ve dolayısıyla çözüm uzayını anlamak için kritik: Önümüze büyük konuların gelme sebebi küçük meselelerin zaten sistem tarafından çözülmesi mi yoksa büyük dediğimiz problem aslında bir sürü küçük meselenin bileşkesi mi? Yahut eldeki konuyu çözerken şirketimizin zaten ihtiyaç duyduğu, belki ne zamandır görmezden geldiği/ertelediği başka şeyleri de halledebilir miyiz? Veya bu mesele sadece bizim şirketimizin konusu mu, yoksa tüm sektörümüzü mü etkiliyor?
AÇIK ZİHİN. Problem çözümünde en sık gördüğüm hata, bazı seçenekleri değerlendirmeden elemek. Bunun zihinsel tembellik, statükoya teslimiyet, lineer düşünceye yatkınlık veya öğrenilmiş çaresizlik gibi sebepleri olabilir. Açık zihin sadece çözüm seçenekleri açısından değil, çözümün geldiği yer bakımından da önemli: organizasyondaki herkesin, hiyerarşik konumundan bağımsız olarak, iyi fikirleri olabilir. Müşterinin gerçek ihtiyaçlarını otel odasını temizleyen kişi, genel müdürden daha iyi bilebilir. Hele günümüzün dinamik dünyasında, ‘x mümkün değil’, ‘y bize uymaz’, ‘z eskiden denenmişti’ gibi bahanelere erkenden sığınmak ve bakış açısını daraltmak tehlikeli. Tolstoy’un dediği gibi: 'Uzak ve imkânsız gözüken bir şey, bir anda yakın ve mümkün olabilir.'
SİSTEMATİK YAKLAŞIM. Dört şeyi doğru yapmak mecburiyetindeyiz. Birincisi, kapsamlı analiz. Çözümü seçme sürecine geçmeden verileri toplamalı ve rasyonel şekilde analiz etmeliyiz. Nitekim Sherlock Holmes da bizi uyarıyor: ‘İnsan, teorileri gerçeklere uyduracağının farkında olmadan, gerçekleri teorilerine uydurmaya çalışır.’ İkincisi, doğru hedef ve değerlendirme kriterleri. Örneğin bir start-up için büyüme, bir aile şirketi için kârlılık, borsaya açık bir firma için piyasa değeri temel hedef olabilir. Yahut işgücünü koruma, çevre etkilerini en aza indirme, itibarlı bir ortaklık yapma gibi kaygılar zaman zaman mali kaygıların önüne geçebilir. Ödünleşmeler (trade-off) böyle netleşir. Üçüncüsü, çözüm önerilerinin şirket operasyonları ve sektörel dinamiklerle ilişkisini değerlendiren ve yeni ihtiyaçları ortaya koyan senaryolar. Burada içsel tutarlılık çok önemli— örneğin yeni müşteriler ve işletme sermayesi ihtiyacı, ihracat büyümesi ve satış ekibinin maliyetinin artışı at başı gidecek konular. Dördüncüsü, iyi planlanmış deneme-yanılma mekanizmalarıyla yapılan testler. Zira beyaz tahtada şahane görünen çözümler, gerçek hayat karşısında çaresiz kalabilir. Üstelik testetmek bizi saatler süren tartışmalardan veya şahsi kanaatlerle boğuşmaktan da kurtaracaktır.
NET İLETİŞİM. Karara vardıktan sonra, ekip içinde ve dışındaki paydaşlara sonucu ve sonraki adımları paylaşmak önemli. Zira zaman zaman herkesin tüm çerçeveyi bildiğini varsayabiliyor ya da bilmemesinin yaratacağı riskleri ıskalıyoruz. Üstelik doğru iletişim, uygulamaya geçmenin de ilk adımı.
Bu haftalık sohbetimizi yine Sherlock Holmes’a kulak vererek tamamlayalım: ‘Bir kez bakış açını değiştirdikten sonra, başta en umutsuz görünen şey bile gerçeğe giden gizli bir ipucuna dönüşebilir.’