Zaman yönetimi: Önemli mi, acil mi?

Zamanımızı yönetmek hepimiz için zor. Ama herhalde bir ABD Başkanı için olduğu kadar değil. Yenisi göreve başlarken, eski bir başkandan ipuçları alalım mı? Hem de 160 bin kişilik bir çıkarmaya komuta etmiş ve Columbia Üniversitesi’nin rektörlüğünü yapmış birinden!

Dwight D. Eisenhower ABD’nin 34. Başkanı olarak 1953-1961 arasında görev yaptı. Kendi adıyla alınan, konuları dörde ayıran bir tablo zaman yönetimi için etkin bir teknik.

Birincisi, hem acil hem de önemli konular. Mesela büyük bir müşteri ile görüşme veya yeni ürün lansmanına hazırlık. Elbette temel önceliğimiz bunlar olmalı. Nitekim Eisenhower’ın bu kategori için tavsiyesi de ‘hemen yap!’. Teoride çok basit ve kolay gelse de, günlük hayatta ne kadar becerebildiğimiz, ciddi bir soru işareti. Zira bu alana giren konuları netleştirmek ve hak ettikleri önemi vermek bazen mümkün olmuyor. Tüm yöneticilerin dikkat etmesi gereken bir risk!

İkincisi, acil ama önemli olmayan konular. Bence en büyük zaman ve odak kaybını yaşadığımız yer burası. Bahanemiz hazır: ‘günlük hayhuy çok vaktimizi alıyor.’ Peki ama neden? Cevap, iş dünyamızda çok yaygın bir sıkıntı olan mikro yönetim. Kararlar alt mercilerde alınamayınca her aşamada birikerek yukarı taşınıyor. Genel olarak sisteme güven de aşılanmadıysa, risk almak istemeyen çalışanlar kendileri için en ‘rasyonel’ yola sapıp varı yoğu ‘makamın imzasına’ göndermeye başlıyorlar. Netice: tıkanmış bir organizasyon ve başını kaşımaya vakit bulamayan idareciler. Nitekim Eisenhower’ın bu kategori için tavsiyesi hayli manidar: ‘delege et!’.

Üçüncüsü, acil olmayan ama önemli konular. Mesela araştırma-geliştirme, yeni pazarlar veya stratejik dönüşüm. Çok daha fazla zaman ayırmamız gereken ama maalesef genellikle arada kaybolan meseleler. ‘Şimdilik beklesin’ veya ‘bir ara muhakkak bakalım’ cevabını kaç kez işittiniz? Eisenhower’a göre bunu aşmanın yöntemi sadece bu konulara odaklı ‘belli zamanlar ayırmak’.

Dördüncüsü, acil de önemli de olmayan konular. Bu alana vakit ayırmayacağımızda mutabık kalmak kolay. Ama hangi meselelerin bu kategoride olduğuna karar vermek, dahası zaman ayırmama kararımızı disiplinle uygulamak zor. Tıpkı evde veya ofiste yığılmış lüzumsuz dokümanlardan, ne zamandır giymediğimiz kıyafetlerden, kullanmadığımız eşyalar kurtulamadığımız gibi, bu işler de hayatımızda alan kaplamaya devam ediyorlar. En net çözüm, Eisenhower’ın tavsiyesini tutmak ve ‘üzerini çizmek’.

Elbette bunları söylemek yapmaktan çok daha kolay. Ama en azından, kendi zamanını başarıyla yönetmiş birinin tavsiyeleri, zaman yönetimimiz için bir yaklaşım olabilir.