Yetki devri ve denetim fonksiyonu

Adam gazeteye ilan vermiş: “Evlendim, 24 ciltlik Meydan Larousse Ansiklopedisi seti satılıktır. Çünkü karım her şeyi biliyor”.

“Ben bilmem, karım bilir- Kazak Erkekler Kulübü” üyesi bu adamın karısı her şeyi bildiğine göre büyük olasılıkla bir imkânsızı gerçekleştirmeye çalışıyor, ailede her şeyi de yönetmeye kalkıyordur (!). İmkansızı diyorum; çünkü çok küçük bir ailede bile tek kişinin bilgisi, görgüsü ve de gücü iyi bir yönetim için yeterli değildir. Çerçeve daha da büyürse, yönetim oyunun oynandığı alan bir şirket, bir kuruluş veya bir devlet olursa tek kişinin yetersiz kalacağı ayan beyan ortadadır. Bu nedenle ortaya iş-bölümü denen olgu çıkmıştır. Evet, yönetim oyununda tepede bir yönetici vardır. Ancak organizasyonun büyüklüğüne göre altta da yetkilendirilmiş bir dizi yönetici bulunur.

Yönetimin ayrılmaz üçlüsü

Her yöneticinin başarması gereken işler, kendisine sorumluluk olarak verilir. Sorumlu olduğu işler, yöneticinin iş tanımında yer alır. Yöneticiye sorumluğu altındaki işleri yapması için de kaynaklar ve bu kaynakları kullanma yetkisi verilir. İyi çalışan organizasyonlarda yöneticiye verilen yetki kişinin sorumluluğu ile eşdeğerdir. Yönetici, başında bulunduğu birimi bir anlamda bağımsız olarak yönetir. Ancak bu, başına buyruk olmak demek değildir. Yönetici, bu yetkiyi organizasyonun ana amacı doğrultusunda yasalar ve organizasyonun koyduğu kurallar çerçevesinde kullanır. Yöneticinin bir de hesap verme zorunluluğu vardır. Başka bir deyişle yönetici, ona bu yetkiyi veren makama karşı hesap verme sorumluğunu taşır. Böylece karşımıza yönetimin ayrılmaz üçlüsü, “yetki, sorumluluk ve hesap verebilirlik” çıkar.

Film nerede kopuyor?

Şimdi şöyle bir durum düşünün. Tepe yöneticisi, yani organizasyon gemisinin kaptanı yetkisinin bir kısmını yönetimi altındaki yöneticilere devretmiştir. Bu yetki devretme işini aynı anlayışla alttaki yöneticiler de yapmıştır. Her şey tıkır tıkır işlemektedir. Ortalık sakinken, her yer güllük gülistanlıkken sorun yoktur. Sorun ne zaman yaşanır? Örneğin, gemi karaya oturduğunda veya kayalara çarpıp zarar gördüğünde. İşte bu durumda en çok tartışılan konu şudur: Bunun sorumlusu kimdir? Diyelim ki, makine dairesinde yangın çıkmış ve dümen kitlendiği için gemi karaya oturmuştur. Olay sonrası yapılan incelemede bakımlar zamanında yapılmadığı için yangın çıktığı anlaşılmıştır. Evet, yangın makine dairesi yöneticisinin ihmali yüzündendir; yönetici, sorumludur. Ancak gemi, kaptanın yönetimine verilmiştir. Gemi sahibi, kaptanı tanır. Gemide meydana gelen her tür önlenebilir zarardan birinci derece sorumlu olan kaptandır. Çünkü yetki devredilir, ama sorumluluk asla. Bu durumda organizasyonun kaptanının “Makine dairesindeki yangından dolayı dümen kitlendi, karaya oturduk. Makine dairesidir, olur böyle şeyler” deme hakkı yoktur.

Şöyle bir itirazı duyar gibiyim: “Ama Hocam, bu haksızlık. Devasa bir gemide kaptan her şeyden sorumlu tutulamaz ki. Kaptan her şeye yetemez ki” İşte buna çare olarak da yönetim oyununda denetim fonksiyonu gündeme gelmiştir

Denetim fonksiyonu

Denetim, dört yönetim fonksiyonundan (Planlama, organize etme, liderlik ve denetim) biridir. Denetim, üç odak noktası üzerinden yapılabilir. Birincisinde girdilere odaklanılır. Gemi örneğimiz üzerinden gidersek makine dairesinin girdileri mercek altına alınır. Geminin makinelerinin sorunsuz çalışması, denizin ortasında kalmamak için yola çıkmadan önce tüm girdilerinin             kontrol edilmesi gerekir. Girdilerin başında insan gelir. Makine dairesinin başına konulan yöneticinin bu yükü kaldıracak yetenek ve beceride olması gerekir. Kaptanın en büyük sorumluluklarından birisi altındaki yöneticileri doğru seçebilmesidir. Bunun yanında makinelerin durumları incelenir. Tüm makinelerin bakımının yapılıp yapılmadığı denetlenir. İkinci odak noktası anında kontroldur. Gemi yolda giderken, makineler çalışırken makine dairesinde denetim yapılır. İyi kaptanlar zaman zaman makine dairesine inerek çalışan makinelerin (motor ve tribünler) sesini dinlerler. Üçüncü odak noktası çıktılardır. Her yolculuk sonrası makine dairesinin performans raporu çıkar. Cevabı aranan sorular: Nasıl bir yolculuktu? Neler ters gitti ve nedenleri?

Her üç odak noktasına göre hazırlanan raporları alan gemi kaptanı değerlendirir ve makine dairesinin yolda sorun çıkarmaması için gereken tedbirlerin alınmasını sağlar. Kaptan, yöneticilerine yetki devrettiği diğer birimleri de denetim fonksiyonu yardımı ile kontrol eder.

Eğer bir kaptan yöneticilerini iyi seçer ve denetim fonksiyonunu iyi kullanırsa gemisini sağ salim menzile ulaştırır. Ama her olumsuzlukta sorumluluğu kendi dışındaki bir nedene yükleyebiliyor ve bundan sıyrılmayı başarabiliyorsa onun için denetim fonksiyonu lükstür, kullanmaz. Böyle bir kaptanın yönetimindeki gemi, karaya oturmaya veya batmaya mâhkumdur.

Sonuç

Yukarıda anlattıklarım, yönetim disiplininin temel ilkelerindendir. Ancak bazı organizasyonlarda bu ilkelerin göz ardı edildiğine tanık oluruz. Eğer söz konusu organizasyon bir devlet kuruluşu ise, bunun bedelini halk olarak biz öderiz.