Yapacağını Yaz; Yazdığını Yap!
İş dünyasında en önemli şey, plan yapmaktır. Plan olmadığı sürece, yapılan işlerin başarıyla sonuçlanması tesadüflere bağlıdır. Tesadüflerle elde edilen başarılar da sürdürülebilir olamaz.
Eğer bir işletme plan yapmıyorsa, hangi faaliyeti yapıyorsa yapsın, hep işler son dakikaya kalır ve beklenmedik olaylarla karşı karşıya kalabilir.
Genellikle yöneticiler kendi deneyimlerine ve öngörülerine güvenerek, yüklenilen işleri zamanında yetiştireceklerini düşünürler; bu nedenle de çok detaylı plan yapmaya gerek durmazlar, hatta plan yapmanın bir zaman kaybı olacağını düşünürler. Gerçekten de yüklenilen bir iş veya proje zamanında teslim edilebilir, ancak planlama için yeteri kadar zaman ayırılmadığı durumda, gerekirse fazla mesai yaparak, hafta sonu çalışılarak iş yetiştirilmiş olabilir.
Ancak böyle bir durumda, bir yandan tedarikçilerden alınan hammadde veya yarı mamul araştırması için yeteri kadar zaman kalmamış olacaktır ve hızlıca tedarik edilen malzemelerde fiyat, kalite, teslim süresi veya başka problemler ortaya çıkacaktır. Diğer yandan siparişlerin zamanında teslim edilmesi için hızlıca yapılan üretimde, üretim sırasında gerekli kontroller yeteri kadar yapılamadığı için, hata veya fireler ortaya çıkacaktır, bu durum maliyet artışına neden olacaktır. Bu durum kârlılığı olumsuz etkileyecektir. Hele bu bir ihracat işi ise, reklamasyon (Ceza ödeme) durumu da söz konusu olabilir. Karlılığı etkilemese bile, üretici firmanın, müşterideki algısını olumsuz etkileyebilir ve güven kaybına neden olabilir. Bir diğer konu ise, planlama yapılmadığı takdirde, yükleme, gümrükleme, depolama, sevkiyat, lojistik, sigorta ve benzeri bağlantılı işler organize edilemeyebilir.
Bu durum da bu hizmetlerin daha yüksek bedeller ödenmesine neden olabilir, hatta bazı zamanlarda bu işler için hizmet bile alınamayabilir.
Son olarak da fazla mesai yapan çalışanlara, ödenecek fazla mesai ücretleri maliyetleri artıracağı gibi, çalışanların moral, motivasyon ve beden olarak yorulmalarına neden olacaktır. Takip eden günlerde verimlilik kaybı söz konusu olabilir.
Bu nedenle plan yapmak, tüm süreçleri organize etmek açısından son derece önemlidir. Planlar en ince detaylarına kadar düşünülmeli ve her olasılık öngörülmelidir.
Ancak planların mutlaka yazılı hale getirilmesi ve tüm aşamalara uyulması gerekmektedir. Yapılan planlara uyulursa, çok daha etkili ve verimli olunabilir. O nedenle planların sözlü yapılması hiçbir şey ifade etmez. Yazılı hale getirilen planlar, kurum içinde yayılır ve her departman ne zaman, ne yapacağını, nasıl yapacağını bilir ve her aşama kontrol edilir.
Zaten bir stratejik iş ortaklığı söz konusu ise, kalite belgeleri alınmak isteniyorsa veya herhangi bir teşvik programı için, yapılacak işlerin mutlaka yazılı hale getirilmesi gerekmektedir.
Bizim kültürümüzde, insanlarımız yazmaktan ziyade, konuşmayı tercih etmektedirler. Oysa planların mutlaka yazılı hale getirilmesi, geleceğe atılacak çok değerli adımlardır. Böylelikle deneyim aktarımı ve yaşanacak çeşitli riskleri bertaraf etmek mümkün olabilir.