Yapacağını Yaz, Yazdığını Yap
Kurumlarda işleri yürütmek için plan yapma ve planları gerçekleştirme konularında bazı sorunlar yaşanmaktadır. Yapılan planlar genellikle konuşulmakta, fakat yazılmamaktadır. Sadece toplantılarda konuşulan planlar, sadece ilgili birimler veya kişiler tarafından gerçekleştirilmeye çalışılmakta, fakat diğer birimler yapılan planlardan veya uygulamalardan haberli olmadıkları için, işler ya tam yapılmamakta ya da eksik yapılmaktadır. Bu durum, yapılan planların istenen sonuçlara ulaşmasına engel olmaktadır. Ayrı planları olan birimler arasında çatışma çıkması da kaçınılmazdır.
Toplantılarda konuşulan planların mutlaka yazılı hale getirilmesi ve kurum içinde ilgili çalışanlarla paylaşılması gerekmektedir. Böylelikle planlar kurum içinde yayılır ve her birim ne yapacağını, nasıl yapacağını, ne zaman yapılacağını ve neden yapacağının farkına varır; ancak bu durumda istenen sonuçlara ulaşmak mümkün olur. Hatta sonuçlar daha verimli ve etkili olabilir.
Yapılan planlarda olması gereken bazı önemli unsurlar vardır. Öncelikle yapılan planın nedeni, hedefi, plandaki görevlerin tanımlanması, görevlerin kimler tarafından yapılacağı, temel performans değerleri, zaman planı, nelerin ölçüleceği ve nasıl kontrol edileceği yazılı olarak belirtilmelidir.
Yazılı olarak ortaya konan planların, gerçekleştirme sürecinde, kilit adımlar, hangi aşamalarda kontrol edileceği ve elde edilen sonuçlar yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. Böylelikle plan ve uygulama arasındaki farklılıklar zamanında fark edilir ve gerekirse hızlı aksiyonlarla düzeltmeler yapılabilir. Yapılan planların sonuçlarının yazılı hale getirilmesi kaçınılmazdır. Planların ve sonuçların yazılı hale getirilmesinin sağlayacağı başlıca faydaları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
- Toplam Kalite Yönetimine ulaşılabilir,
- Kurum içi iletişim etkin hale gelir,
- Yapılan faaliyetler daha kolay denetlenebilir,
- Kurum içinde şeffaflık ve hesap verilebilirlik düzeyi artar,
- Yapılan hatalar azalır, yine de hatalar yapılırsa ders alınır,
- Planların etkili olup olmadığı anlaşılır ve ileri tarihlerde yapılan planların daha etkili yapılabilmeleri için fikir oluşturur,
- Yapılan tüm faaliyetler kurumsal hafızaya kaydedilir,
- Başarılar sürdürebilir hale gelir,
- Kurum, öğrenen organizasyona dönüşür.
Kurumlarda çalışan bireylerin, kurumlara önemli katkıları olabilir veya bazen de önemli hatalar yapabilirler. Ancak bireylerin kurumdan ayrılmaları halinde, başarı sağlayan deneyimler ve hatalardan çıkarılan dersler de yok olmaktadır. Bu nedenle yapılan faaliyetlerin kayıt altına alınması, işlerin devamlılığı ve başarı için kaçınılmazdır.
Ayrıca kurumu denetleyen bağımsız denetleyiciler, kalite belgeleri veren kuruluşlar da yapılacak tüm işlerin ve yapılanların yazılı hale getirilmesini talep etmektedirler veya yazılı olanları kontrol edebilmektedirler.