Vergi Usul Kanunu’nda defter kayıt düzeni

Vergi sistemimizde Kayıt Nizamı’na ilişkin hükümler esas olarak, Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 175’inci ve 215 ila 219’uncu maddelerinde düzenlenmiştir. Konu ile ilgili olarak yayınlanan Bakanlar Kurulu Kararları (2018’den itibaren Cumhurbaşkanlığı) ve Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ve sirkülerler ile yapılan düzenlemeler uygulamaya yön vermiştir. Bu düzenlemeler çerçevesinde oluşan kayıt nizamı(kayıt düzeni) aşağıda kısaca açıklanmaya gayret edilmiştir.

Muhasebe usulünü seçme serbestliği

VUK’un175’inci maddesinde mükelleflerin muhasebe usulünü seçmekte serbest oldukları belirtilmiştir. Buna göre; Mükellefler kanunda yazılı maksat ve esaslara uymak şartıyla defterlerini ve muhasebelerini işlerinin bünyesine uygun olarak diledikleri usulü ve tarzda tanzim etmekte serbesttirler. Ancak, Hazine ve Maliye Bakanlığı; muhasebe standartları, tek düzen hesap planı ve mali tabloların çıkarılmasına ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bunları mükellef, şirket ve işletme türleri itibariyle uygulatmaya ve buna ilişkin diğer usul ve esasları belirlemeye yetkilidir.

Ticaret Kanunu’nun ticari defterler hakkındaki hükümleri mahfuzdur.

Hazine ve Maliye Bakanlığı, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin diğer usul ve esasları belirlemeye yetkilidir.

Türkçe tutma ve Türk Parası kullanma zorunluluğu ve istisnaları

 Kayıtların Türkçe tutulması ve Türk Lirası kullanma zorunluğuna başlangıçta sıkı şekilde uyulmuştur. Ancak ekonomik ilişkiler geliştikçe ve ihtiyaçlar arttıkça düzenleme ve uygulamalar esnetilmiştir. Özellikle, yabancı sermayenin ülkemize gelmesini teşvik etme bakımından yabancı para cinsinden muhasebe tutulabilmesine imkân sağlanmıştır.

Kayıtların Türkçe tutulması

VUK’un 215’inci maddenin birinci fıkra hükmü şöyledir; “1. Bu kanuna göre tutulacak defter ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Ancak; Türkçe kayıtlar bulunmak kaydıyla defterlerde başka dilden kayıt da yapılabilir. Bu kayıtlar vergi matrahını değiştirmeyecek şekilde tasdik ettirilecek diğer defterlere de yapılabilir.

Türk Parası kullanımı

Türk Lirası kullanımı hükmü de son duruma göre şöyledir: “Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılır. Belgeler, TL karşılığı gösterilmek şartıyla yabancı para birimine göre de düzenlenebilir. Şu kadarki yurtdışındaki müşteriler adına düzenlenen belgelerde Türk parası karşılığı gösterilme şartı aranmaz.

İlgili dönemde, defter tasdik tarihi itibarıyla ödenmiş sermayesi (yurtdışında kurulan şirketlerin Türkiye’ye ayrılan ödenmiş sermayesi) en az 100 milyon ABD Doları ya da muadili yabancı para karşılığı Türk Lirası ve sermayesinin en az % 40’ı ikametgâhı, kanuni ve iş merkezi Türkiye’de bulunmayan kişilere ait olan işletmelere, kayıtlarını Türk para birimi dışında başka bir para birimiyle tutmalarına Cumhurbaşkanı’nca izin verilebilir. Cumhurbaşkanı, bu had ve nispeti sektörler itibarıyla ayrı ayrı yarısına kadar indirmeye veya iki katına kadar artırmaya yetkilidir.

 Bu şartların ihlal edildiği hesap dönemini izleyen hesap döneminden itibaren Türk para birimine göre kayıt tutma zorunluluğu başlar.

Türk para birimiyle yapılan işlemler, işlemin gerçekleştiği günün Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası döviz alış kuruyla ilgili para birimine çevrilir. İktisadî kıymetlerin değerleri ile vergi matrahı kayıt yapılan para birimine göre tespit edilir. Beyannamenin verilmesi gereken ayın ilk gününün kuruyla TL’ye çevrilerek beyan edilir. Vergi ödeme, mahsup ve iade işlemlerinde de Türk Lirası tutarlar kullanılır.

Bu mükellefler, diğer para birimleriyle kayıt tuttukları sürece mükerrer 298. maddenin (A) fıkrası uyarınca enflasyon düzeltmesi yapamazlar. Türk para birimiyle kayıt yapmaya başlamaları halinde ise; üç yıl süreyle anılan madde hükmünden yararlanamazlar.

Defterlerin mürekkep veya makine ile yazılması gereği

Bu kanuna göre tutulması mecburi defterler mürekkeple veya makine ile yazılır. Kopya kâğıdı kullanılması ve ıstampa ve sair damga aletleriyle kopya konulması da caizdir.

Bilgisayarlı muhasebe, defterlerin makine ile tutulmuş olması hükmündedir.

Bilumum defterlerde hesaplar kapatılıncaya kadar toplamlar geçici olarak kurşun kalemi ile yapılabilir.

Yanlış kayıtların düzeltilmesi

Yanlış kayıtların düzeltilmesi hükmü VUK’un 217’nci maddesinde düzenlenmiştir.; “Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır.”

Boş sayfa bırakılamayacağı

Defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.

Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. (VUK md.217)

Kayıt zamanı

VUK’un 219’uncu maddesinde; “Kayıt Zamanı" aşağıdaki şekilde açıklamaktadır.

“Muameleler defterlere zamanında kaydedilir. Şöyle ki:

- Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir.

- Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesine cevaz vermez.

- Günlük kasa, günlük perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir."

Defterlere kayıt yapılmasına ilişkin süreler, mücbir sebeplerin varlığı veya vergi incelmeleri veya aramalı vergi incelemeleri dolayısıyla, gecikebilir. Tabii ki, bunun için makul ve belirli bir süre ile sınırlı olması gerekir.

Elektronik ortamda tutulan defterlerde kayıt nizamı

Önceki bölümlerde fiziki defter tutulması sırasında uyulması gereken kayıt düzenine ilişkin hükümler açıklanmıştır. Bu hükümlerin bir kısmı elektronik defter tutulması esnasında da uyulması gereken düzenlemelerdir.(örneğin belgelerin 10 gün içinde defterlere kaydedilmesi ya da muhasebe fişine kaydedilmesi durumunda bu fişlerin 45 gün içinde defterlere kaydedilmesi gerektiğine ilişkin düzenleme) . Ancak bir kısım düzenlemeler sadece fiziki defter tutulması sırasında uyulması gereken düzenlemelerdir( örneğin kayıt aralarında boşluk bırakmama, çizinti, kazıntı yapmama gibi). Bu düzenlemelerin dışında, sadece elektronik defter tutarken uyulması gereken bazı düzenlemeler de mevcuttur.

Elektronik defter tutulması sırasında Elektronik Defter Genel Tebliğleri uyarınca şartları taşıyan mükellefler www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olmak üzere aylık dönemler itibari ile elektronik defterlerini oluşturacak ve saklamaya başlayacaktır.

 Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutmaları herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Elektronik defter izni alan mükelleflerin şuan itibariyle yevmiye defteri ile defter-i kebirini kağıt ortamında oluşturması durumunda söz konusu defterlerin Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu karşısında yasal defter niteliğini haiz olması mümkün değildir. Ayrıca hesap dönemi veya takvim yılı içeresinde de elektronik defter uygulamasına geçilebilmektedir.

Elektronik ortamda oluşturulan defterlerin değişmezliği uygulama içerisinde alınan “Elektronik Defter Beratı” adında bir elektronik dosya ile güvence altına alınmaktadır. Diğer bir ifade ile elektronik defterlerin sanal ortamda tasdik işlemi, berat dosyasının oluşumu ile gerçekleşmektedir.

Mükellefler, aylık dönemler itibari ile oluşturdukları defterlerine ilişkin berat alma işlemlerini;

Gerçek kişilere ait elektronik defterler için ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar,

Tüzel kişilere ilişkin elektronik defterler için ise ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar( hesap döneminin son ayına ait defterler için kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) tamamlamak zorundadır.

Bu süreler zaman zaman Bakanlık tarafından yayımlanan sirkülerler ile uzatılmaktadır.

Elektronik defterler ve bunlara ait Başkanlık imzalı berat dosyaları, istendiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilir.