Sunum şart mı?
Pazarlarla iletişim konusunu tartıştığımız çalışmalarda bana en çok sorulan sorulardan bir tanesi de “Firma tanıtımı için sunum şart mı” sorusu oluyor.
Bu konuda yorum yapmadan önce, bir süre önce yaşadığımız bir olayı sizlere aktarıp, konu üzerinde biraz fikir jimnastiği yapmanızı isteyeceğim.
Sanayici dostumuzla birlikte iş seyahatine gitmeden önce, firmanın üretim yeteneklerini ve yeterliliklerini sergileyecek bir sunum için çalışma yapmalarını istemiştim. Daha önce böyle bir çalışma yapılmamış olduğu için, doğal olarak “Nasıl yapacağız” sorusuyla beraber, hafif bir muhalefet havası oluşmuştu.
“Nasıl olsa ziyarete gidiyoruz, oraya vardığımızda da elimizdeki örnekler üzerinden konuşup anlatırız” eğilimi sergileniyordu. Söyledikleri yanlış değildi elbette amma eksik olduğunu anlatıp ekibi ikna edene kadar, biraz sıra dışı bir çaba göstermem gerekti.
Direnç göstermelerinin arkasında yatan asıl neden, açıkça ifade edilmese bile, bu sunumu hazırlamayı istememelerinden daha fazla, “Yahu bunca işin arasında bunun sırası mı” düşüncesi olarak beliriyordu. Çoğu zaman, eğitimlere, seminerlere veya bilgilendirme toplantılarına gitmeme gerekçesi olarak ileri sürülen “İşimiz var” bahanesi, gösterilen direncin ve muhalefetin arkasından sırıtıyordu.
Bu durumlarda hep söylediğim gibi, “İş bir yere kaçmıyor ve hiç bitmeyecek amma bunlar bir daha olmayacak” Eğitimlere, seminerlere veya bilgilendirme toplantılarına gitmemeyi ciddi bir yanlış olarak görüyorum. Çünkü buralarda kapacağınız en ufak bir bilgi kırıntısı bile, ilerleyen günlerde sizlere ciddi katkıda bulunabilir ki bunun örneklerini çok gördüm.
Dönelim sunumumuza…
Önce, sanki firmayı hiç tanımıyormuşum gibi, bana kendilerini anlatarak tanıtmalarını istedim. Bunu yaptıkları sırada da ara sıra konuşmalarını keserek bazı notlar almalarını sağladım. Daha sonra, aldıkları notları destekleyecek bazı görseller hazırlamalarını istedim ve bunların da işletme içinde çekilmiş tezgâh, üretim ve ürün fotoğrafları olmaları gerektiğini belirttim. Bunların hazırlanması sonrasında da sunumun nasıl şekillendirileceğini kısaca özetledim.
Sanki ben bunları hiç anlatmamışım gibi, internet sayfalarından aldıkları görselleri ve metinleri doldurdukları bir ppt sunumu ile önüme geldiler. Yapmaları gereken bir daha anlatıldıktan yaklaşık 10 gün sonra ve gün aşırı hatırlatmalar sonrasında sunum hazır oldu.
Seyahate çıktık ve en önemli alıcımızla bize verdikleri sabahın ilk görüşmesinde saat 07.30’da toplantıya oturduk.
Firma yetkilisi “Her ne kadar bizi tanıyorsanız da sizlere bir sunum yapmak isteriz” diyerek, sunum gerecini çalıştırdığı anda, bizim sanayici arkadaş bana bakarak gülümsedi.
Onların sunumu bittiğinde de biz gereci kullanmak için izin isteyerek kendi sunumumuz yaptık. Daha sonra da götürülen örnekler üzerinden tartışmalar yapıldı, karşılıklı görüş alışverişi yapıldı.
Sabah saat dokuz gibi toplantıdan çıktığımızda sanayici arkadaşımız “Ekibimin, sunum hazırlamakta size gösterdiği direnci anlayışla karşılamıştım amma ne kadar yanıldığımı bu toplantıda anladım” dedi.
Öte yandan, başka bir işletmede de önüme, ne kadar amatörce hazırlanmış olsa da kısa bir film ile sunum yapılarak çıkılması, bakış açısı farklılıklarını göz önüne seriyordu.
Gelelim sözün özüne yani kıssadan hisse veya hikâyeden ders çıkartmaya…
İnternet sayfamız olmak zorunda ancak edebi eser veya fotoğraf sergisi kıvamında olmamalı. Seyahate giderken örnekler götürülmeli amma her şeyi taşıyamayacağımızı unutmamalı.
Ayrıca, müşterinin özellikle ilgi duyacağı örneklerin dışına çıkmamalı ve örnek hamallığından kaçınılmalı.
Ziyaret sırasındaki tartışmaların bir süre sonra hatırlanmama olasılığını akılda tutarak, sunumun kalıcılığını düşünmeliyiz.
Unutmayalım ki bu tür sunumlar, her müşteri ziyaretinde işimize yarayacak önemli bir tanıtım gerecidir.
Kullanıldıkça eksiklikleri görülür, geliştirilir ve daha kullanışlı hale getirilir.