Şirketler, 2025 yılı bütçe hazırlıklarını yaparken, bir yandan da 2024 yılının son çeyreğini maliyet düşürme ve verimliliği artırmaya yönelik çalışmalarını sürdürmektedir. Bunu Turquality Tabanlı Harcama Orucu ile gerçekleştirmektedir. Şirketler de harcama orucunu, maliyetleri azaltmak, finansal verimliliği artırmak ve likiditeyi korumak amacıyla uygulanır. Özellikle ekonomik belirsizlik dönemlerinde veya finansal hedeflere ulaşma sürecinde harcama orucu, şirketlerin stratejik bir şekilde giderlerini yönetmelerine yardımcı olur. Şirketler için harcama orucu, kısa vadede giderleri kısarak, uzun vadede ise finansal sağlığı güçlendirecek bir yaklaşım olarak önermekteyim. Hatta bunu şahıslarda yapabilir. Peki, bunu şirketler veya şahıslar nasıl uygulayacak? Bununla ilgili her makalemde olduğu gibi aşağıda rehber niteliğinde önerilerimi aşağıda sıralamaktayım:

1. Harcama analizi ve kategorize etme

Şirketler veya şahıslar öncelikle mevcut giderlerini analiz ederek zorunlu ve isteğe bağlı harcamaları belirlemelidir. Harcamalar şu şekilde kategorize edilebilir:

- Zorunlu harcamalar: Maaşlar, danışmanlık, eğitim, sağlık, kira, enerji giderleri, üretim malzemeleri gibi işin devamı için kritik olan kalemler. Şahıslar için temel gıda ihtiyaçları, sağlık, kira, enerji vb. sıralanabilir.

- İsteğe bağlı harcamalar: Lüks ofis harcamaları, personel etkinlikleri, seyahat giderleri, lüks otel konaklama, patronun bireysel lüks ihtiyaçları, her türlü konut, arsa, otomobil alımı gibi ertelenebilir kalemler. Bireysel olarak, seyahat, lüks giyim, lüks restoran, lüks gıda, her türlü konut, arsa, otomobil alımı, harcamaları ertelenebilir.

Bu ayrım yapıldıktan sonra, isteğe bağlı harcamalar durdurulur veya kısılır.

2. Personel eğitim ve motivasyonu

Şirketin tüm çalışanlarının harcama orucu sürecini anlaması ve desteklemesi gerekir. Bu nedenle şirketler:

- Eğitim ve farkındalık programları düzenleyebilir: Harcama orucu sürecinde çalışanlara mali disiplinin neden önemli olduğu, hangi giderlerden kaçınılması gerektiği ve süreç sonunda elde edilecek faydalar hakkında bilgilendirme yapılabilir.

- Personele yönelik iç kooperatif sisteminin geliştirilmesi: Çalışanların fahiş fiyatlardan etkilenip, motivasyonlarının düşmemesi için şirket içi kooperatif kurularak, temel gıda ve barınma ihtiyaçları giderilebilir.

3. Turquality desteklerinin etkin kullanılması

Şirketin tüm süreçlerde harcama orucu çerçevesinde Turquality Devlet Desteklerinden faylanması gerekir: Bu nedenle şirketler:

- Alt yapı harcamaları:  Harcama orucu sürecinde, alt yapı için yapılan harcamaların (eğitim, istihdam, danışmanlık, yazılım)  Turquality desteklerinden alınması için Turquality Alt Yapı Destekleri Bütçesi hazırlanıp, uygulanması gerekir.

- Pazarlama-satış ve operasyon harcamaları: Pazarlama, satış ve operasyon ile ilgili Turquality’nin verdiği, fuar, reklam, tanıtım, sosyal medya, web tasarım, ofis kira, mağaza kira, depo kira, dekorasyon, lobi gibi harcamaların bütçesini hazırlayıp, uygulanması gerekir.

4. Dijitalleşme ve verimlilik arttırma

Şirketler, harcama orucu sırasında verimliliği artırmak ve giderleri azaltmak için dijital çözümlere yönelmelidir. Örneğin;

- Dijital iletişim ve toplantılar: Seyahat masraflarını azaltmak için yüz yüze toplantılar yerine dijital platformlar kullanılabilir.

- Otomasyon ve verimlilik artırıcı teknolojiler: İş süreçlerini otomatikleştirecek yazılımlar ve dijital çözümler tercih edilerek insan gücüne bağlı operasyon maliyetleri azaltılabilir.

5. Tedarik zinciri ve satın alma harcamalarının azaltılması

Şirketler tedarik zinciri yönetimini optimize ederek maliyetleri düşürebilir. Bu kapsamda:

- Toplu alımlar ve indirimler: Toplu alımlar yoluyla tedarikçilerden daha düşük maliyetli ürün veya hizmetler alınabilir. Bu konuda sivil toplum kurumları, ortak satınalma organizasyonları (OSO) kurabilir. Bu kurumlar da böylece, siyaset yapmak yerine, üyelerini düşünüp,  gerçek anlamda amaçlarına uygun çalışmalar yapmış olur.

- Alternatif tedarikçilerle görüşmeler: Maliyetleri düşürmek için alternatif tedarikçiler araştırılabilir ve fiyat karşılaştırmaları yapılabilir.

- Envanter yönetiminin gözden geçirilmesi: İhtiyaç dışı envanterin birikmesi engellenerek depo masrafları azaltılabilir.

6. Enerji ve ofis giderlerinin azaltılması

Şirketler, enerji ve genel ofis giderlerini düşürerek de tasarruf sağlayabilir. Örneğin:

- Ofislerde Enerji Verimliliği: Aydınlatma ve ısıtma/soğutma sistemlerinde enerji verimli çözümler kullanarak faturalar azaltılabilir.

- Uzaktan Çalışma: Mümkün olan departmanlar için uzaktan çalışma uygulamaları başlatılarak ofis giderleri kısılabilir.

- Kullanılmayan Ofis Alanlarının Kiralanması: Kullanılmayan ofis alanları kiralanarak ekstra gelir elde edilebilir.

7. Yıllık bütçelerin gözden geçirilmesi ve dönemsel durdurulması

Şirketler, yıllık bütçelerinde kısa vadeli olmayan veya acil olmayan harcamaları gözden geçirerek bu bütçeleri geçici olarak durdurabilir. Bu, örneğin:

• Ofis Dekorasyonu veya Tadilatlar: Geliştirme ve dekorasyon projeleri durdurulabilir.
• Yüksek Maliyetli Proje ve Girişimler: Başlangıç aşamasında olan ancak yüksek maliyetli projeler ertelenebilir.

8. Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing)

Şirketler, maliyetlerini azaltmak için bazı hizmetleri dış kaynaklardan almayı düşünebilirler. Bu sayede:

- Sabit çalışan maliyetleri azaltılabilir: Geçici projeler veya dönemsel ihtiyaçlar için tam zamanlı personel yerine dışarıdan hizmet alınabilir.

- Uzmanlık gerektiren işlerde daha ekonomik çözümler: Özellikle BT, muhasebe, pazarlama gibi alanlarda dış kaynak kullanımı maliyet tasarrufu sağlayabilir.

9. Sonuçların izlenmesi ve değerlendirilmesi

Harcama orucu sürecinin sonunda, elde edilen tasarruflar ve verimlilik artışları analiz edilmelidir. Şirketler bu süreci değerlendirirken şu soruları sorabilir:

- Ne kadar tasarruf edildi?

- Hangi alanlarda verimlilik artırıldı?

- Süreç sonunda finansal hedeflere ne kadar yaklaşıldı?

Bu değerlendirme sonucunda, harcama orucu sırasında elde edilen finansal disiplinin kalıcı hale getirilmesi ve verimli çalışma alışkanlıklarının devam ettirilmesi sağlanabilir.

10. Kalıcı tasarruf politikalarının geliştirilmesi

Harcama orucu bittikten sonra elde edilen kazanımların sürekli hale gelmesi için şirket politikaları gözden geçirilebilir. Bu politikalar şunları içerebilir:

- Harcama onay süreçlerinin daha sıkı hale getirilmesi,

- İsteğe bağlı harcamaların minimize edilmesi veya kontrol altına alınması,

- Düzenli olarak harcama analizlerinin yapılması ve gereksiz masrafların erken tespit edilmesi. 

Sonuç olarak, şirketler harcama orucunu uygulayarak kısa vadeli finansal rahatlama sağlayabilir ve uzun vadede bütçelerini daha sağlıklı bir şekilde yönetebilirler. Bu süreç, gereksiz harcamaların farkına varılmasını ve verimliliğin artırılmasını sağlar. Ayrıca, şirket kültürüne finansal disiplin kazandırarak, sürdürülebilir büyüme ve mali güvenlik açısından güçlü bir temel oluşturur.