PUKÖ döngüsü unutuldu mu?
İşletmelerde kısaca PUKÖ Döngüsü olarak tanımlanan ve "Planla, uygula, kontrol et, önlem al" yönetim prensibi, yönetim ve iş süreçlerinde kullanılmaktadır. Birçok işletme dersinde veya benzer MBA programlarında öğretilen ve örneklerle beslenen bu prensip, sürekli iyileştirmeyi hedefler ve süreçlerin etkinliğini artırmayı amaçlar.
PUKÖ’nün dört adımını aşağıdaki şekilde tanımlayabiliriz:
1. Planla: İşletmelerde belirli bir hedef veya amaç belirlenir, bu hedefe neden, nasıl, ne zaman, ne şekilde ve kimlerle (5N 1K Prensibi) ulaşılacağı planlanır ve gerekli kaynaklar tahsis edilir.
2. Uygula: Planlanan faaliyetler, belirlenen şekilde ve tarihlerde tam olarak (JIT – Just in Time- Tam zamanında) uygulanır.
3. Kontrol Et: Uygulanan adımlar ve elde edilen sonuçlar düzenli olarak kontrol edilir ve değerlendirilir. Bu aşamada, plana uygunluğu ve hedeflere ne kadar yaklaşıldığını gözden geçirilir.
4. Önlem Al: Kontrol etme aşamasında, eğer hedeflere ulaşılamıyorsa veya performans beklenenden düşükse, nedenler belirlenir uygulama aşamasında yapılan eksiklikler, hatalar veya sonuçlara etki eden unsurlar belirlenir ve ortaya çıkan verilere dayanarak, süreçte iyileştirmeler yapılır. Düzeltici önlemler alınır ve ardından süreç tekrar başlatılır.
Tüm bu süreçlerin bilinmesine rağmen, son yıllarda yaşanan kaotik ortam, zor ekonomik koşullar, artan rekabet ve müşteri beklentileri, işletmelerin değişen koşullara hızlı uyum sağlama ve aksiyon almalarına neden olmaktadır.
Bu süreçte ise, planlar çok kısa sürede, üzerinde etraflıca düşünülmeden, tüm olasılıklar hesaplanmadan yapılmakta ve hemen uygulamaya geçilmektedir.
Uygulamaya geçtikten sonra da belirli kilometre taşlarında, detaylı kontroller yapılmamaktadır. Genellikle olumsuz sonuçlarla karşılaşıldığında da geriye dönüp, nelerin yanlış yapıldığı sorgulanmaktadır. Oysa, o aşamadan sonra ise, sonuçları değiştirmek mümkün olmamaktadır.
Hatta yapılan hatalardan ders çıkartılmamakta ve süreçler yazılı hale getirilmemektedir. Böylelikle yeniden aynı işler gündeme geldiğinde, yine aynı hatalar veya eksiklikler yapılmaktadır.
Peki, neredeyse her eğitimde veya danışmanlıklarda üzerinde sıklıkla durulan ve herkes tarafından bilinen PUKÖ Döngüsü unutuldu mu? Neden uygulanmıyor? Neden planlamaya gereken önem verilmemektedir? Neden her yapılan iş zamanında kontrol edilmemektedir?
Ve en önemli soru: “Neden gelecekte tekrar yapılacak aynı işler için düzeltici önlemler alınmamaktadır?”