Mecra, mesajdır
Kanadalı iletişim kuramcısı McLuhan'ın başlıktaki sözü şirketlerin dışarıya söyledikleri kadar iç işleyişleri için de kritik. Zira bir mesajı iletmek için kullandığımız araç, mesajın algılanmasında önemli etkiye sahip. Bunu yeterince düşünüyor muyuz? Sanmam.
Profesyonel hayatta iletişim yöntemlerimiz giderek çeşitleniyor. Toplantılarımız artık sadece yüzyüze değil. Hele de pandemi sonrasında, Zoom veya Teams gibi video uygulamaları yeni normalin bir parçası. Konuşmalarımız artık sadece telefonda iki kişi arasında değil. Telekonferanslar veya sesli mesajlar giderek yaygınlaşıyor. Yazışmalarımız artık sadece raporlarla veya e-postalarla değil. Pek çok iş WhatsApp mesajları üzerinden ilerliyor. Harflerimiz bile eskisi gibi değil. Adeta eski Mısır hiyerogliflerini andıran emojileri sıkça kullanıyoruz.
Peki tüm bu mecraların her biri her mesajımız için doğru mu? Stratejik plan konusundaki görüşlerinizi telefonla mı iletmelisiniz, e-posta ile mi? Bir kişinin işten çıkarılması konuşmasını yüzyüze mi yapmalısınız, kısa mesaj ile mi? Ekip içi mesajlaşla grubunuzda emoji ile mi haberleşmelisiniz, tam cümlelerle mi?
Mesajınızın yanlış mecraya kurban girmemesi için üç soruyu kendinize sormalısınız:
Bir: Muhatabım kim?
Mesajı ilettiğiniz kişinin iletişim tercihi var mı? (’bana e-posta ile ulaşın’). Bunu bilmiyorsanız doğrudan sorabilirsiniz. Muhatabınızı ne kadar yakından tanıyorsunuz? Mesela, attığı mesaja ekip arkadaşları emoji ile cevap verdiği için saygısızlığa uğradığını düşünen çalışanlara rastladım. Muhatabınız sizinle kullandığınız mecradan benzer şekilde ve sıklıkta iletişim kuruyor mu? Mesela, siz çoğunlukla telefonda arıyorsanız ve o genellikle e-posta ile dönüyorsa, durumu değerlendirmekte yarar var.
İki: Mesajımın amacı nedir?
Önemli konulardaki görüşlerinizi kayda geçirmek için rapor, bir toplantı daveti için e-posta, hızla fikir almak için telefon, randevunuza birkaç dakika gecikeceğinizi bildirmek için kısa mesaj en uygun yöntemler olabilir.
Mecralar arası geçişlerin zaman zaman zorluktan kaçıştan kaynaklandığına da rastladım. Mesela, ödemesini geciktireceğini yüzyüze ya da telefonla söylemek yerine kısa mesaja sığınanlar. Bu tip durumlarda amacın iki yönlü bir iletişim kurmaktan ziyade bir yükü üzerinden atıp kaçmak olduğu aşikar. Kısa vadede kolay gelen bu yöntem, orta vadede iletişimi zehirler.
Üç: Mesajımın derinliği nedir?
Mühim konularda müzakere etmek (performans değerlendirme), çatışmalı konuları değerlendirmek (fiyat pazarlığı) veya tatsız kararları tebliğ etmek (işten çıkarma) için en uygun seçenek yüzyüze görüşmedir. Mesafe sorunu varsa video konferans alternatif olabilir. Bu yaklaşım, saygı göstermek, empati kurmak ve belki ortak bir çıkış bulmak için gerekli. Hatta, yüzyüze görüşmenin nasıl olacağı da mühim. Mesela, bir kişinin makam koltuğunda diğerinin masanın diğer yanında olması eşit iletişimi engeller. Yahut, toplantının kayıt altına alınması, yaratıcılığa ket vurur.
Bu arada, dikkat: kritik konularda karşı tarafın geri bildirimine imkan vermeyen ve tek yönlü mecra tercih edenlerin, gerçek anlamda iletişim kurma amaçları da olmayabilir!
Doğru mesajları, doğru mecralarda, doğru muhataplara eriştirdiğiniz bir hafta dilerim.