Kriz döneminde suiistimal riskleri ve soruşturmalar nasıl yönetilmeli?

Dr. Gökhan Yılmaz - M. Taha Eroğlu

Tüm dünya genelinde ne bireylerin, ne şirketlerin, ne de devletlerin daha önce deneyimlediği, tam anlamıyla VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) kavramının yaşandığı bir dönemin içindeyiz. Böylesine güçlü ve geniş çaplı bir kriz, doğal olarak etrafında başka krizlerin de tetiklenmesine neden olabiliyor. Bunlardan birisi de şirketlerin maruz kalabileceği suiistimal ve dolandırıcılık riskleri olarak öne çıkıyor.

ACFE’nin (Uluslararası Suiistimal İnceleme Uzmanları Derneği) bu yılın mayıs ayında suiistimal inceleme uzmanlarının katılımıyla gerçekleştirdiği salgının suiistimal risklerine olan etkisinin ölçüldüğü araştırma şunları ortaya koyuyor:

►Katılımcıların %68’i bu dönemin suiistimalleri artırdığını düşünüyor
►%93’ü ise önümüzdeki 12 ayda suiistimal oranında bir artış bekliyor
►Şirketlerin suiistimalle mücadeleye ayıracağı kaynakta da önemli bir artış beklentisi mevcut
►Suiistimalle mücadelede önde gelen sorunların başında seyahat yasakları, soruşturmaların ertelenmesi/iptali ve kanıtlara erişim sorunları bulunuyor

PwC’nin COVID-19 salgınının iş dünyası ve ekonomi üzerine etkilerini izlemeye yardımcı olmak üzere nisan, mayıs ve haziran dönemlerinde gerçekleştirdiği CFO Pulse araştırmasının sonuçlarına Türkiye CFO’larının büyük çoğunluğu gelirlerinde düşüş beklediğini ifade ediyor.

PwC’nin araştırma sonuçlarına göre dünya ve Türkiye CFO’larının ortaya koyduğu tabloyu ACFE araştırmasının sonuçları çerçevesinde değerlendirdiğimizde, kriz dönemlerinden sonra suiistimal vakalarında keskin artış beklenmesi gerektiğini söylemek yanlış olmayacaktır.

Başlangıç noktası: Risk değerlendirme ve önceliklendirme

Yöneticiler, yeni normale göre planlamalarını yaparken suiistimal risklerinin ve soruşturma süreçlerinin yönetimini de dikkate almalılar. Bunu sağlayabilmek için öncelikle ele alınmasını önerdiğimiz aksiyonları şöyle sıralayabiliriz:

►Krizin getirdiği yeni çalışma koşulları öncesinde başlayan ve devam etmekte olan soruşturmaların aciliyeti, önemi ve araştırma kolaylığı değerlendirilerek kaynak ve zaman yönetimini buna göre ayarlamak,

►Risk değerlendirmesi yaparken maddi kayıp, itibari kayıp, çalışan motivasyonuna etkisi, soruşturma maliyeti, inceleme kolaylığı gibi hususları dikkate almak,

►Soruşturmaları uzaktan veya sahada gerçekleştirme kararını risk değerlendirme sonucu doğrultusunda vermek,

►İnceleme/soruşturmanın kriz sonrasına ertelenmesi gibi bir karar alınması halinde; kanıtların ve ilgili verilerin korunması, şüpheli çalışanların soruşturma ile ilgili bilgi ve belgelere erişimini geçici olarak kısıtlayıcı tedbirlerin alınması gibi kısa vadeli önlemleri almak,

►İnceleme/soruşturmanın ertelenme gerekçelerinin dokümante etmek ve ilgili yönetim kademesinden ertelemeye yönelik ilgili onayları almak,

►Sadece ihbarlara/bildirimlere bağlı kalmaksızın, şirketin sektörüne, faaliyet alanına, müşteri kitlesine uygun olacak şekilde yeni normale göre değişen iş süreçlerinin ve çalışma koşullarının yaratabileceği yeni suiistimal risklerini göz önünde bulundurmak ve bunlara göre uygun kontrolleri uygulamak,

►Soruşturmalar için gündeme gelebilecek olası bütçe kısıtlamaları göz önünde bulundurularak maliyeti avantajı sağlayacak uzaktan soruşturma yöntem ve araçları kullanmak,

►Bu dönemi suiistimal inceleme ve soruşturma ekibinin gelişimi için bir fırsat olarak kullanmak ve ileri düzey önleme, tespit ve soruşturma yöntemleri konusunda gelişim faaliyetleri planlamak.

Soruşturmalarda uzaktan çalışma önlemleri

COVID-19 salgını sonrasında halihazırda dünya genelinde birçok suiistimal inceleme uzmanı soruşturma çalışmalarını yürütmekteler. Suiistimal inceleme ve soruşturma konuları doğası gereği hassasiyet gerektiren ve titizlikle ele alınması gereken süreçler olup, uzaktan yürütüldüğünde bu hassasiyet oranı daha da artacaktır. Bu aşamada, uzaktan yürütülecek suiistimal soruşturmalarında yararlanılabilecek yöntemler şu şekilde özetlenebilir:

a) Etik bildirim sürecinin uzaktan çalışma ortamında da devamının sağlanması

►Bu dönemde etik bildirim ve ihbarların gelmeye devam edebilmesi için çalışanlara konunun öneminin azalmadığının hatırlatılması

►İhbarları toplayan kişilerin evden çalışabilecek hale getirilmesi için alt yapının tasarlanması

►Uzaktan çalışmalarda ihbarların anonimlik ve gizliliğinin korunması için ilave önlemler alınması

►Değişen çalışma prensiplerine göre etik kodların gözden geçirilmesi ve güncellenmesi

b) Veri analitiği yöntemi ile uzaktan yapılacak gözetimlerin artırılması:

►Uzaktan gerçekleştirilebilecek suiistimal önleme ve tespit araçlarının iyileştirilmesi

►Salgın döneminde artan suiistimal türlerine göre suiistimal senaryolarının güncellenmesi

►Ekibin veri analitiği yeteneklerinin geliştirilmesi

►Veri görselleştirmeye ağırlık verilerek yönetimin düzenli bilgilendirilmesi

c) Siber atakların daha yakından takip edilmesi ve gerekli incelemelerin yapılması:

►Siber suiistimal ataklarına karşı güncel trendlerin takip edilmesi ve çalışanların uyarılması

►Gerektiğinde adli imajların uzaktan veya bulut sistemleri üzerinden alınabilmesinin sağlanması veya bu konu ile ilgili bir dış hizmet sağlayıcı ile anlaşılması

►Bilgisayar ve ağ girişi ve gizlilik ihlallerinin periyodik incelenmesi

►Kimlik, fikri mülkiyet ve veri hırsızlığı vakalarına karşı ilave önlemler geliştirilmesi

d) Video konferans üzerinden gerçekleştirilen mülakat/ifade alma tekniklerinin iyileştirilmesi

►Mülakat/ifade alma gibi süreçlerin işletilmesi öncesinde kullanılacak yöntem ve yazılımlara ilişkin kural ve prensiplerin belirlenmesi

►Görüntülü görüşme kurallarının mülakat öncesi ilgili kişiye iletilmesi

►Görüşülen kişinin beden dili ve ses tonu gibi unsurlardan faydalanma imkanının azalma ihtimali göz önünde bulundurularak, bunu ön görecek şekilde gerekli görüşme tekniklerinin tercih edilmesi,

►Sanal görüşmelerin kayda alınması söz konusu ise KVKK ve diğer mevzuata uyulması

Unutmamak gerekir ki suiistimalin neden olduğu bazı maliyetler; örneğin doğrudan finansal kayıp, para cezaları, inceleme ve iyileştirme nedeniyle oluşan maliyetler, ölçülebilir maliyetlerdir. Ancak itibar zedelenmesi, pazardaki konum kaybı, çalışanların morali ve gelecekteki fırsatları kaybetmek gibi maliyetler ise kolayca ölçülemez. PwC olarak yaptığımız suiistimal incelemelerindeki deneyimlerimiz, riski iyi değerlendirmenin ve doğru zamanda adım atmanın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. Her şirket özellikle içinde bulunduğumuz bu dönemde bu riski daha ciddiye almalı ve nelere maruz kalabileceğini değerlendirmelidir. Nihayetinde, farkında olmadığınız bir riski yönetemezsiniz.