Kontrol

Geçtiğimiz hafta işletmelerde denetim konusuna değinmiştim. Hiçbir yerde; kontrol edilmeyen kurumun tümü, bölüm, ofis gibi örgütsel yapı; amir, memur, çalışan ünvanlı kişi, alt-yapı, makine, stoklar gibi cansız varlık, hatta operasyonlar ve onların birlikteliklerini oluşturan süreç, yoktur. Yani şu veya bu şekilde denetim her kurumun her yerinde vazgeçilemeyen süreçlerinden biridir. Şu veya bu şekilde kontrol edilmeyen bir şey olmamasına rağmen sonunda işletmecilik döner dolaşır yanlış yakalama, yanlışın sonuçlarıyla uğraşma, yanlış düzeltme ve yanlışın hasarını tamir etme ile aynı yanlış bir daha olmasın diye, çoğu kez boşuna uğraşmaya döner.

İsterseniz kontrol sistemleri uzmanı olun, isterseniz demokrat, isterseniz diktatör yanlış yapılacaktır. SADECE İŞ YAPMAYANLAR YANLIŞ YAPMAZ.

İşletmeler için her türlü yanlışı önleyecek bir kontrol sistemi henüz icat olmadı, olacağı da yok. Zaten sıkısından gevşeğine kontrol sitemlerinin büyük bir çoğunluğu, hele mekanize olmayanları yanlış önlemekten çok yanlış yakalamaya dönük hazırlandığından bu herkes tarafından kabullenilmiş bir çıkarım gibidir. Aslına bakarsanız yanlış önlemek ve yanlış yakalamak o kadarda uyumlu amaçlar değillerdir.

İşte bu nedenle kontrol sistemlerine ait bir yaygın eğilim de kontrol ne kadar etkiliyse, yani ne kadar yanlış yakalarsa kontrol sistemlerinin o kadar sıkılaşmasıdır. Bu kulağa garip gelecek bir gözlem olabilir. Öyle ya! Sistem yanlışı yakaladığına göre sıkılaştırılması gerekemez diye düşünülebilir. Halbuki insan tabiatı herhalde, “Başka ne yakalarız?” veya “Bu yanlış neden önlenemedi?” veya “Bu bir tek bizde mi oluyor canım başkaları nasıl önlüyor?” gibi düşünceler örgütleri kontrol sistemlerini sık sık daha da sıkılaştırmaya yöneltir.

Yanlış önlemek ve yakalamak amacına yönelik kontrol enformel de olabilir formel de. Ben ODTÜ’de asistan olarak işe başladığım yıllarda o zamanlar dekan olan hoca sabah fakülteyi turlar kim işe gelmiş, kim gelmemiş bakardı. Bir şey demez ve yapmazdı ama taciz faktörünü kullanıyordu herhalde. Bu enformel bir kontroldü!! Zahir. Sonra iş yerlerine punch-clocklar kondu kim saat kaçta işe gelmiş? Kaçta çıkmış kayıt altına alındı. Fakülteye punch-clock konmadı ama bu formel kontrol bize dekanın arkasından dedikodu yapma fırsatı verdi.

İster formel ister enformel kontrol sistemleri faydaları dolayısıyla hem vazgeçilmez hem de insanın doğası gereği önlenemezler. Kontrol sistemlerinin sağlaması gereken birçok faydaları vardır. Her işletmeciliğe giriş kitabında bulabileceğiniz bunları uzun uzun anlatmaya gerek yok bir kısa sıralama yeter.

- Arzulanan sonuçlardan uzaklaşmayı önleyebilir ve düzeltebilir

- İşletmeyi yanlışların önlenmesi ve düzeltilmesi için harekete geçmeye zorlayabilir

- Yetki devrine olanak sağlayabilir ve merkezileşmeyi hafifletebilir

- İşletmede çalışma disiplini sağlayabilir

- Kaynak kullanımında etkinliği arttırabilir

- İşletmede eylem birliği ve hedefe odaklanmayı geliştirebilir

Otursak bu listeyi uzatabiliriz. Kontrol sistemlerinin bu bilinen faydaları kadar riskleri de vardır. Özellikle iyi düşünülmemiş ve tasarlanmamış kontrol sistemleri yukarıda sıralanan ve hepsi ‘…bilir’ eklenerek bitirilen faydaları sağlamayacağı gibi zararlara da yol açarlar. Kontrol sistemlerinin neden çalışmadığı hatta zaman zaman tersine çalıştığı durumlar da yazında incelenmiştir. Bunlara göre kontrol sistemlerinin arzulananı vermemesi hatta tersine neticeler doğurması şu nedenlerden olur:

- Örgütün çevresindeki ekonomik ve politik koşullarda beklenmedik önemli değişiklikler

- Kontrol kriterlerinin seçimi, ölçümü ve örgüte anlatılmasında aksaklıklar

- Örgüt çalışanlarının tepkileri

- Kontrolün alacağı zaman ve maliyetinin yanlış hesaplanması

- Kontrol konusundaki iletişimin yetersizliği

- Kontrolün sonucuna bağlı ödül ve ceza sisteminin iyi tasarlanmaması

Kontrol sistemlerinin yukarıda ‘…bilir’ eklemesiyle sıralanan faydalarından yararlanmak ve sakıncalarını önlemek amacıyla işletmelerin ‘Biz bu kontrol konusunda ne yapıyoruz?” sorusunu periyodik olarak sormalarında ve bu soruya cevap bulmak amacına yönelik küçük de olsa çalışmalar yapmasında (yaptırmasında) fayda vardır.

Kariyerim esnasında bu tür çalışmalar yapan az sayıda işletme gördüm. Çoğu işletmenin bu ya aklına gelmiyordu ya da bu tür etütlerin yapılmasının zorlukları onların cesaretlerini kırıyordu. Tüm bunların dışında ve yer yer, gözlemlerime göre, sistem revizyonunun yapılmamasının daha da önemli bir nedeni kontrol sistemleri örgüt içindeki siyasi güç yapılanmasının ana nedenlerinden biri olduğu için olası bir revizyonun yaratacağı değişiklikten duyulan korkuydu.

Kontrol sistemlerinin revizyonu kapsamlı ve zor bir iş olmasına karşın her dönem yeniden icadı gerekmeyen bir iştir. Herhangi bir işletme bunu bir kere yaparsa görecektir ki kazandığı deneyim sayesinde revizyon çalışmaları gittikçe kolaylaşacaktır.

Kontrol sistemlerinin temel öğesi karşılaştırmadır. Temel amacı da iyileştirme için denetlemedir. İşletme sonuçları tanımladığı ölçütleri kullanarak kurumun tümünü, bölümlerini, ofislerini amir, memur ve çalışanlarını, alt-yapı, makine ve stoklar gibi cansız varlıklarını beklenen performansı gösterip göstermedikleri açısından denetler. Bu denetleme iki genel grupta toplanır:

1. Örgütün kendi koyduğu hedefler ve geçmiş performansı

2. Örgütün iç ve dış rakipleri ve endüstri performansı[1]

Eğer yolsuzlukların önlenmesi konusundaki kontrolleri bir kenara bırakırsanız çoğu işletme kontrol sistemi performansı örgütün kendi koyduğu hedefler ve geçmiş performansıyla karşılaştırmaya yöneliktir. Halbuki, işletmenin rakipleri ve endüstri performansıyla kıyaslama en az iç kontrol kadar bazen daha da önemlidir. Bu tip kontrollere yazında benchmarking deniliyor. Bu tür kontrol ileride değineceğim nedenlerden işletmenin kendine dönük denetlemesinden daha da önemlidir.

Ayıptır söylemesi ben hep bu terimi İngilizce haliyle ‘benchmarking’ olarak kullandığım için Türkçesini hiç aramamıştım. Bu yazı için Google teyzeye sordum. Daha çok ‘kıyaslama’ olarak tercüme edilmiş. Vikipedi’de de bir tercümesi var. VİKİPEDİ bilgileşim veya bilsat kelimelerini önermiş. Neyse kıyaslamanın benchmarking kelimesinin tam Türkçe karşılığı olmadığına inanarak ben benchmarking demeye devam edeceğim.

Benchmarking nereden çıktı şimdi diye sual ederseniz 2005 veya 2006 yıllarında o sıralarda daire başkanı olarak çalıştığım kurumun başkanı benden kurumun hedef müşterileri olan ‘Dış Ticareti Teşvik Kurumaları’ için bir benchmarking el kitabı sipariş etti. Ben bildiğim kadarıyla hizmet örgütleri için böyle bir çalışma olmadığını ve bu nedenle sıfırdan başlamamız gerektiğini söyleyerek kendisinden aceleci olmamasını rica etmiştim. Tabii o da “olur” dedi ve ben bu konuyu tüm ekibimle incelemeye başladım. Diyeceğim o ki konuya biraz aşinalığım var.

Devam edeceğiz

Sağlıcakla kalın 

[1] İşletme sermayesinin tek ve temel amacının tekelleşerek rant yaratmak olduğu tezinin aksiyomatik temellerini anlatırken bu iki konuya detaylarıyla değinmiştim.