Kamu idarelerinin iç kontrol sistemindeki başlıca zafiyetler

Ahmet Arslan

İç kontrol, bir kurumun amaçlarına ulaşması yolundaki risklere yönelik olarak gerekli önlemlerin alındığını temin etmeye yardımcı olan çeşitli politika, uygulama ve prosedürlerdir.

İç kontrollün başlıca amaçları; gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, kurumun kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamaktır.

Söz konusu amaçların kamu idareleri açısından anlamı kamu kaynağının şeffaf ve verimli şekilde kullanılmasını temin etmektedir.

Bununla birlikte, kamu idarelerinde kâr güdüsünün bulunmaması ve sahiplik meselesinden sonra iç kontrol sistemine yeterince önem verilmemekte ve bunun sonunda aşağıda açıklanan iç kontrol zafiyetleri ortaya çıkmaktadır.

1. Görevler ayrılığı ve rotasyon prensibinin uygulanmaması

Görevler ayrılığı prensibine göre; hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

Söz konusu prensibe örneğin kamu idarelerinin ihale komisyonlarında görev alan bir personelin aynı ihaleye ilişkin muayene ve kabul komisyonlarında veya ön mali kontrol görevinde (tahakkuk memuru, gerçekleştirme görevlisi) görev almaması gerekmektedir.

Rotasyon (yer değişikliği) prensibi ise kamu idarelerinde personelin yerel ve diğer çevresel etkilerin altında kalmaması ve diğer personelin de işi öğrenmesine imkân vermek suretiyle kurumun işleyişinde dinamizm ve süreklilik sağlamayı amaçlamaktadır. Öte yandan, rotasyon prensibi personelin yaptığı yanlış işlemlerin onu koltuğunu boşaltmaya zorlamak suretiyle onun yokluğunda tespit edilebilmesine imkân sağlamaktadır.

Ne var ki, uygulamada bazı kamu idarelerinde aynı işin (mutemetlik, tahakkuk memurluğu vb.) 20 yıl gibi uzun yıllar boyunca aynı personele yaptırıldığı, yerine kimsenin de yetiştirilmediği görülmektedir.

Söz konusu durum verimsizliğe yol açtığı ve idarenin sürekliliğine zarar verdiği gibi kendisini vazgeçilmez sanan personelin idarecileri de manipüle etmek suretiyle yanlış işlere girişmesine de sebebiyet verebilir. 

2. Ön mali kontrolün yeterince ve usulüne uygun şekilde icra edilmemesi

İsminde “Kontrol” kelimesi bulunan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu denetimden ziyade iç kontrol ve ön mali kontrol fonksiyonlarına büyük bir önem atfetmiştir.

Ön mali kontrol; yapılan bir harcamaya ilişkin belgelerin ödeme öncesinde idarenin bütçesine, malî mevzuat hükümlerine ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması prensibine uygunluğu yönlerinden yapılan kontrolüdür.

Kamu idarelerinde söz konusu fonksiyonu icra eden kişilere gerçekleştirme görevlisi denilmektedir. Gerçekleştirme görevlisi, diğer görevlilerce düzenlenen gerçekleştirme belgelerini toplamak, kontrol etmek ve bunları düzenleyeceği bir ödeme emri belgesine bağlamak suretiyle işlemin taahhüt ve tahakkuk aşamalarını tamamlayarak ödemeye hazır duruma getirmekle görevli olan kişidir. 

İlgili mevzuatına göre söz konusu kişinin kontrol görevlerini ifa edebilmesi için işlemlerini kontrol ettiği diğer kişilerden daha yetkili (harcama yetkilisine hiyerarşik olarak en yakın memur) ve daha bilgili olması gerekirken uygulamada bazı kamu idarelerinde kamu personelinin sorumluluk almak istememesi nedeniyle söz konusu görev ya yeterli bilgiye sahip olmayan personele ya da statüsü itibariyle adli ve mali sorumluluk yüklenilmeyecek (belediye şirketi personeli gibi) verilmekte ve/veya söz konusu görevin verildiği personel görev ve sorumluluğun yeterince farkında olmadığı için ön mali kontrolü sadece şeklen gerçekleştirmektedir. Ne var ki söz konusu durum bu şekilde usule aykırı görevlendirme yapan harcama yetkililerinin sorumluluğunu gerektirir. 

3. Üst yönetimin iç kontrol sistemine gereken önemi vermemesi veya devre dışı bırakabilmesi

İç kontrol sisteminin kontrol ortamı bileşenine göre; iç kontrol sistemi ve işleyişinin idarenin yöneticileri tarafından sahiplenilmesi ve desteklenmesi ve yöneticilerin iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olması gerektirmektedir. Ne var ki, uygulamada bazı kamu idarelerinde üst yönetim iç kontrol sisteminin tesisi ve işletilmesine yeterince önem vermediği gibi liyakat ve görevler ayrılığı prensiplerini de ihlal etmek suretiyle kendisine yakın gördüğü kişileri iç kontrol sisteminde kilit konumlara yerleştirmek suretiyle iç kontrol sistemini devre dışı bırakabilmektedir.

4. Liyakat prensibine göre personel çeşitlendirmesi yapılmaması

Bir kurumda personel çeşitliliğinin bulunması farklı yeteneklerden yararlanılması suretiyle verimliliği sağladığı kontrol mekanizmalarının daha etkili şekilde işletmesine de imkân sağlar.

Anayasa ve personel mevzuatımıza göre kamu personeli alımı ve istihdamında eşitlik ve liyakat ilkesine riayet edilerek farklı köken ve geçmişlere sahip personelin kamu idarelerinde istihdam edilmesi gerekirken uygulamada söz konusu prensipler ihlal edilebilmekte ve bir kurumda homojen yapıya sahip insanların istihdam edilmesi sonucunda kurumda çeşitli gruplaşmalara mahal verilebilmektedir. Böyle bir durum görevler ayrılığı prensibini ve dolayısıyla iç kontrol sistemini devre dışı bırakabildiği gibi idarenin kanun ve nizama göre işleyişine karşı bazı dirençler oluşmasına yol açmaktadır.

Sonuç

Bazı kamu idarelerinde iç kontrol sistemi kâğıt üzerinde kusursuz görünmekle birlikte sistemin işleyişinde yukarıda belirtilen eksikliklerin bulunması verimsizlik ve yolsuzluklara mahal vermektedir.

KAYNAKÇA

www.maliekonomim.com