İyileştirmek mi tasarlamak mı?

Bill Gates’in bilgi teknolojilerine dair altın değerinde tespiti var; “bilgi teknolojisi, iş süreçlerini ancak %10 kadar iyileştirebilir. Hâlbuki bu süreci yeniden tasarlamak ve sonra teknoloji eklemek, %90 iyileştireme sağlayabilir.” Bilgisayarın dev odalardaki halinden cebimize girene dek sürecini izlemekle geçti meslek hayatım.

Yığınca projenin içinde oldu, tasarımını yaptım. Başardıklarım da oldu ama genelde çuvalladım. Çuvallamanın temel sebebi; bilişimi mevcut sistemin emrine vermekten geçiyordu. Zaten değer üretemeyen sistemin ilkelliğini sorgulamak yerine, ilkelliğin emrine bilgisayar verdik. Böylece daha donanımlı ilkelliklerimiz oldu. Oysa sorun, yeni rekabet şartları içinde değer zincirinin baştan tasarlanmayışında yatıyordu. Hatırlıyorum, “kâğıtsız ofis” projesi ile amaç, kurumda her şeyim e-posta yoluyla çözülmesi, yazıcı kullanılmaması idi.

Proje hayata geçince kâğıt tüketimi sıfırlanmadığı gibi 4 kat arttı. Sebebi, eski sistemdeki tek evrak, kapı masa dolaşır, imzalardan çıkar, nihayetinde arşivlenirdi. Biz e-postayı; muhataba ve ilgili kişilere göndererek her birinin bunu yazıcıdan bastırmasına yol açmıştık.

Neden sonra belge üretimini baştan tasarladık, bunu en aza indirgeyip karar sürecini hızlandırabildik. Anladık ki mevcut iş sürecini bilgisayarla yapmak yerine, iş sürecini yeniden tasarlayıp bilgisayarı sonradan eklemek gerekliymiş. Tıpkı Bill’in dediği gibi… İyileştirmek, pansumandır.

İlkelliğin raf ömrünü uzatmaktır. Değer üretmeyen sistemin ölüsünü gömmemektir. Yeniden tasarlamak ise teknolojinin imkânlarını iş sonuçlarımıza yansıtmanın en verimli yoludur.

İş süreçleri, ilişki süreçleri, iletişim süreçleri ve daha önce var olmayan ancak şimdi hayati önem kazanan bilgi süreçlerini yeniden tasarlamak şart. Bu tasarımın gerektirdiği kadar bilgi teknolojisi kullanır, boşu boşuna yüksek maliyetler ödemeyiz.

Biri gelip size “şu bilgisayarı al, işletmeni uçurursun” diyorsa, bil ki yalan söylüyordur. Bilgisayar uçurmaz, değer zinciri uçurur. Şayet değer üretecek şekilde yeniden tasarladıysan…

Son söz şu olsun; ilişkilerde de iyileştirmek yerine çoğu kez yeniden tasarlamak, daha verimli ve sürdürülebilir olur. Mevcudu tımar etmek yerine yeni baştan inşa etmenin gücünü asla küçümsemeyin. Maliyete rağmen...