İşyerleri hangi durumlarda SGK denetimine girer ve denetim süreci nasıl yönetilmeli?
Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), sosyal güvenlik sisteminin sürdürülebilirliğini sağlamak, işyerlerinde çalışanların sosyal güvenlik haklarını korumak ve işverenlerin yasal yükümlülüklerini mevzuata uygun yerine getirip getirmediklerini denetlemek amacıyla inceleme ve soruşturma yapabilmektedir.
2024-2026 yıllarını kapsayan Orta Vadeli Program’da 2024 yılı öncelikli reform ve çalışma Alanları” olarak “Veriye dayalı risk odaklı denetim faaliyetlerinin yaygınlaştırılacağı, bu çerçevede kayıt dışı istihdam ve kayıt dışı ücretle mücadelede veri analizine dayalı risk odaklı denetim faaliyetlerinin artırılarak prim tabanın genişletileceği” yönünde açıklama yapılmıştır.
Yine, 2024-2028 yıllarını kapsayan SGK Stratejik Planı’nda prim gelirlerini artırmak, sosyal güvenliği yaygınlaştırmak, güçlü bir denetim ve kontrol mekanizmasıyla kayıtlı istihdamın artmasına yönelik çalışmalar yapmak şeklinde hedef ve bu hedeflere ulaşmak için yapılacak faaliyetlere yer verilmiştir.
Bu çerçevede, önceki yıllara kıyasla 2024 yılı içinde diğer kamu kurumlarında (Hazine ve Maliye Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı vd.) olduğu gibi SGK’nın da yoğun bir şekilde işyerlerinde denetim faaliyetine başladığı görülmektedir.
Makalemizde, işyerlerinin SGK denetimine girmesine yol açan durumlara ve denetim sürecinin etkin bir şekilde nasıl yönetilebileceğine değinilecektir.
İşyerleri SGK denetimine hangi durumlarda girer?
İşyerlerinde özet olarak aşağıda belirtilen durumlarda SGK denetimi söz konusu olabilmektedir.
- İhbar veya şikâyet olması halinde,
- İş kazası ve meslek hastalığı olaylarında,
- 3 aydan daha önceki dönemler için geriye dönük bildirge verilmesi halinde,
- Asgari işçiliğe konu işler kapsamında,
- SGK’nın risk analize dayalı incelemeleri
- Kayıt dışı istihdamla ilgili yapılan çapraz kontroller
- Diğer kamu kurumu denetim elemanlarınca yapılan inceleme ve ihbarlar
- SGK’nın gerekli gördüğü diğer durumlar
SGK denetimlerinin en yaygın sebeplerinden biri, çalışanlar veya üçüncü kişiler tarafından yapılan şikâyetlerdir. Çalışanlar, sigortasız çalıştırılma, eksik gün bildirme, primlerin düşük gösterilmesi gibi konularda SGK'ya şikâyette bulunabilmektedir. Bu tür şikâyetler, SGK'nın işyerine yönelik bir denetim başlatmasına yol açabilmektedir.
İşyerinde meydana gelen iş kazası ve meslek hastalığı olayları, SGK denetimlerini tetikleyebilmektedir. Özellikle ağır yaralanmalar, ölümle sonuçlanan kazalar, tedavi masrafı yüksek olan olaylar SGK'nın işyerlerinde detaylı bir inceleme yapmasına yol açmakta ve bu tür kazalar sonrasında, kazaya maruz kalan kişinin sigortalılık bildirimleri, işverenin iş sağlığı ve güvenliği konusundaki sorumlulukları detaylı bir şekilde incelenmektedir.
Yine, SGK, belirli dönemlerde rutin olarak işyerlerini denetime alabilmektedir. Bu tür denetimler genellikle risk odaklıdır ve işyerlerinin sektörü, büyüklüğü, kayıt dışı istihdam oranı gibi kriterler dikkate alınarak gerçekleştirilmektedir. Özellikle yüksek risk taşıyan sektörlerde faaliyet gösteren işyerleri, daha sık denetime tabi tutulmaktadır.
Vergi müfettişi, iş müfettişi gibi diğer kamu kurumu denetim elemanlarının kendi mevzuatları gereği yaptıkları denetimler, SGK’nın çeşitli kamu kurumlarından aldığı bilgilere göre yaptığı çapraz kontroller sırasında sosyal güvenlik mevzuatı ile ilgili tespit edilen aykırılıklar nedeniyle işyerlerinde SGK denetimi gündeme gelebilmektedir.
Denetim sonucunda işyerleri ne tür yaptırımlarla karşılaşabilir?
SGK denetimi söz konusu olduğunda işyerleri aşağıda özet olarak belirtilen risk ve mali yaptırımlarla karşı karşıya kalabilmektedir.
- Ek prim tahakkuku, gecikme zammı ve gecikme cezası
- İdari para cezası
- İstihdam teşviklerden yasaklılık
- Asgari ücret desteğinin kaybı ve iptali
Örneğin, SGK denetimleri sırasında yapılacak incelemelerde, sigorta primine tabi tutulması gereken bir ödemeden sigorta primi kesilmemiş olması durumunda geriye dönük olarak ek prim tahakkuku, idari para cezası, asgari ücret desteklerinin iptali gibi riskler gündeme gelebilecektir.
Yine, işyeri kayıt ve belgelerinin süresi içinde tam olarak ibraz edilmemesi veya geç ibraz edilmesi halinde asgari ücretin 3 ila 12 katı arasında idari para cezası ile karşı karşıya kalınabilecektir.
Denetim süreci nasıl yönetilmeli?
SGK kayıt dışı istihdamla mücadele konusuna büyük önem vermekte ve buna yönelik risk odaklı denetim modelleri geliştirmektedir. Ayrıca denetimlerde çeşitli çapraz kontrol yöntemleri kullanılmaktadır.
Sosyal güvenlikte prim tahsilat zamanaşımı 10 yıl olup, işyeri kayıt ve belgelerinin en az 10 yıl süreyle saklanması ve SGK denetim elemanlarınca istenildiğinde de 15 gün içinde ibraz edilmesi gereklidir.
Dolayısıyla, SGK her zaman geriye doğru 10 yıllık süre için sigorta primi, idari para cezası, gecikme cezası/gecikme zammı, teşvik ve desteklerden yasaklılık gibi yaptırım uygulayabilmektedir.
Sosyal güvenlik mevzuatı çok sık değiştiği için, denetimlerde geçmiş dönemlerdeki mevzuat uygulamalarının da biliniyor ve buna göre hareket ediliyor olması gerekmektedir.
Yine, SGK denetim elemanları tarafından düzenlenen tutanaklar aksi mahkeme kararıyla sabit olana kadar geçerli sayılmaktadır.
Dolayısıyla, SGK denetim süreci, zaman zaman işverenler için stresli ve zorlayıcı olabilmektedir. Ancak, bu sürecin etkili bir şekilde yönetilmesi, olası cezaların önlenmesi ve işyerinin itibarının korunması açısından kritik öneme sahiptir.
- Denetim öncesi hazırlık
Öncelikle, SGK denetimine tabi olma riski olan işyerlerinin, denetim öncesinde tüm yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğinden emin olmak için düzenli iç denetimlerin yapılmasını gerektirir. İşyerinin tüm belgeleri eksiksiz ve doğru bir şekilde tutulmalıdır. Özellikle bordrolar, işe giriş-çıkış belgeleri, iş sözleşmeleri ve SGK'ya yapılan bildirimlerin düzenli olarak kontrol edilmesi önemlidir. Bu amaçla, gerekli olması halinde profesyonel destek alınarak periyodik check-up denetimi yaptırılmalıdır.
Denetim elemanları tarafından ibrazı istenen kayıt ve belgeler önceden incelenmeli varsa mevzuat eksikleri tamamlanmalıdır.
İbrazı istenen belgeler süresinde ve tutanak karşılığında güvenli bir şekilde teslim edilmelidir.
- Denetim sırasında dikkat edilmesi gerekenler
Denetim sırasında SGK denetim elemanları ile iş birliği yapmak ve denetim elemanlarının işlerini kolaylaştıracak şekilde hareket etmek önemlidir. İşveren veya yetkilendirilmiş temsilci tarafından, denetim elemanlarına gerekli tüm belgelerin eksiksiz bir şekilde sunulması ve ayrıca denetim sırasındaki sorulara doğru ve net bir şekilde cevap verilmelidir.
Denetim tutanaklarının düzenlenmesi ve imzalanması aşamasında, mutlaka dikkatlice okunması varsa eksik/hatalı hususların düzelttirilmesi, gerekli olması durumunda tutanaklara itiraz şerhi yazılıp imzalanması daha sonra yapılacak itiraz ve yargılama süreçleri için önemlidir.
- Denetim sonrası süreç
SGK denetimi sonrasında, denetim elemanları tarafından bir rapor hazırlanmakta ve bu raporda, işyerlerinin yasal yükümlülüklerine uyulup uyulmadığı değerlendirilmektedir.
Eğer eksiklik veya ihlal tespit edilmişse buna ilişkin olarak mevzuat çerçevesinde çeşitli önerilerde (ek prim tahakkuku, idari para cezası, teşvik ve desteklerin iptali ve yasaklılık vd.) bulunulmakta ve SGK müdürlükleri de bu doğrultuda işyerlerine tebligat göndermektedir.
Olası cezaların yönetimi
SGK denetimi sonucunda işyerlerine ek prim tahakkuku, idari para cezası, teşvik ve desteklerin iptali gibi yaptırım uygulanmışsa, işverenlerin belli süreler içinde bunlara itiraz hakkı bulunmaktadır. İtiraz süreci, belirli bir hukuki çerçevede yapılmalıdır ve gerekçeler detaylı bir şekilde sunulmalıdır. Eğer işveren haklı bulunursa, bu ceza ve yaptırımlar iptal edilebilmekte veya indirilebilmektedir. Ancak, itiraz sürecinin profesyonel bir şekilde yönetilmesi önemlidir.
Sonuç olarak; SGK denetimleri, genel olarak işyerlerinin sosyal güvenlik mevzuatına uygun hareket edip etmediğinin kontrol edilmesi amacıyla yapıldığından işyerlerinin, SGK denetimlerine yol açan durumları bilerek ve denetim sürecini etkin bir şekilde yöneterek, olası cezaların ve itibar kaybının önüne geçebilmesi mümkün olduğundan, bu süreçte, yasal yükümlülüklerin mevzuata uygun olarak yerine getirilmesi, iç denetimlerin düzenli olarak yapılması ve gerektiğinde profesyonel destek alınması faydalı olacaktır.