İşletmelerde entropi

“Entropi” kavramı, ilk defa 19. yüzyılda matematikçiler tarafından ortaya atılmış ve “Düzenin düzensizliğe doğru eğiliminin ölçüsü” olarak isimlendirilmiştir.

Entropi, düzensizliği, dağınıklığı veya bir sistemin belirsizliğini gözlemler. Bu kavram ilk önce matematik, fizik ve termodinamik bilim dallarında tartışılmıştır. Daha sonra hızlı bir şekilde tüm fen ve sosyal bilimler bakışıyla değerlendirilmiştir. (1) İstatistik, mekanik, jeopolitik, iktisat ve ekonomi, siyaset, sosyoloji, teoloji, kent istatiği, kimya, bilişim ve bilgisayar, coğrafya, uzay bilimleri, finans, pazarlama, sistem analizi, görüntü işleme, model belirleme, felsefe, sanat ve benzer tüm alanlarda bu evrensel yasadan yararlanan dallardan bazılarıdır.

Her disiplin, bu kavramı kendine fayda sağlayacak şekilde yorumlar ve anlamaya çalışmaktadır. Örneğin, ekonomide, toplam sermaye ve kaynaklar ele alınıp dağılım ve döngü değerlendirilince kayıp sermaye ya da entropik para değerlendirmesi yapılır.

"Var olan her şey, yok olmayı hak eder". İstisnasız tüm canlılar yaşlanır ve nihayetinde ölür, nesneler yozlaşır, yıpranır ve evrendeki düzensizlik miktarı artar. (2)

Düzensizlik, entropi adı verilen nicelik ile ölçülür. Bir sistemde düzensizlik arttıkça, entropi de artar.

İşletmelerde entropi ise, faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması, karışıklık ve aksamaların belirmesi ve sonunda faaliyetlerin durması yönündeki eğilimi ifade eder. Niteliği ve büyüklüğü ne olursa olsun bütün sistemlerde entropi vardır. (3) Yani, işletmelerde zaman içinde karışıklık, düzensizlik, bozulma, durgunluk ve sonunda işletmeninn tamamen durma yönünde bir eğilim olabilir.

İşletmelerde kurumsallaşma çalışmaları yapılır veya kalite sistemleri adapte edilir, organizasyon şemaları belirlenir, görev tanımları yazılr, iş akış çizelgeleri yapılır, ileri düzey yazılım sistemleri (MRP, ERP…vs.) satın alınır ve tüm bunlar sistematik olarak takip edilir. Tüm iş birimlerin, hatta çalışanların verimlikleri ölçülür, kilit performans göstergeleri (KPI’lar) belirlenir. İşletmeler sistemsel olarak mükemmelliği hedefler ve bunun için büyük efor sarf edilir.

Ancak, zaman içinde aşağıdaki faktörlerden dolayı, işletmelerde entropi oluşabilir:

• Pazarda değişimler olabilir. Bu değişimler ekonomik, politik, demografik, yasalarda, teknolojik veya sosyal konularda gerçekleşebilir. Günümüzde yaşadığımız Pandemi Dönemi de bir çok değişime neden olmuştur, ileri dönemlerde başka değişimler de olacaktır. Bu değişimlere adaptasyonda sorunlar olabilir.

• Kurum içi ve kurum dışı iletişim şekilleri hızla değişmektedir. Örneğin, Whatsapp uygulaması, neredeyse e-postanın yerini almak üzere, hem daha hızlı, hem de çok pratik. Yeni iletişimin yanında getirdiği bazı sorunlar da olabilir. Yanlış mesaj gönderimi veya istenmeyen kişilere de mesajın gönderilmesi gibi. İletişim hızlandıkça, bazı konularda iletişim hataları ve iletişim kalitesinin bozulması söz konusu olabilmektedir.

• İşletmelerde uzun yıllardır görev yapan deneyimli çalışanların, değişime direnmeleri, yenilikleri kabul etmemeleri, işlerini kaybetme korkusu ile hataları gizlemeleri, yeni katılan çalışanlara işi öğretme konusundaki isteksizlikleri veya “İşletme körlüğü” olarak nitelendirilen hataları görmeme, hataların doğru olduğunu sanma veya yanlış öngörülerde bulunma gibi konular verimi ve işin kalitesini bozabilmektedir.

• İşletmelere yeni katılan çalışanlara yeteri kadar eğitim verilmemesi, deneyim aktarımı yapılmaması, koçluk ya da mentorluk sisteminin uygulanmaması, yeni kuşakla etkin iletişim kuramamak, kuşakların anlaşamaması (Kuşak çatışması), yeni işe başlayanların sabırsız davranmaları ve donanımlarını tamamlamadan yükselme arzuları kurum içinde çatışma, stres ve baskı oluşmasına neden olabilir.

• İşletmelerde üst düzey yöneticilerin liderlik becerilerinin olmaması, insan yönetme konularında kendilerini geliştirmemeleri, narsizm, nepotizm, sinizm, mobbing, vizyonsuzluk, stratetik yönetim eksikliği, ölçme ve değerlendirme sistemlerinin güncel olmaması, karar alma ve problem çözme gibi konularda yetersiz kalmaları gibi nedenlerden dolayı işletmelerde ciddi ölçüde entropi oluşturabilir.

• Kurum içi ve kurum dışı etkin iletişimin kurulamaması, çalışanların kariyer planlarının yapılmaması, kurum hedefinin tüm çalışanlar tarafından bilinmemesi, içselleştirilmemesi, hedeflerin heyecan vermemesi, çalışanların moral ve motivasyonlarını artıracak faaliyetlerin olmaması gibi konular da işletmelerde dengenin bozulmasına neden olabilir.

• Tedarikçileri elde tutamamak veya verimli çalıştıramamak, müşteri ilişkilerini geliştirememek (CRM), yeni müşteri, yeni satış ve dağıtım kanalları bulamamak, yeni ürün geliştirememek, inovasyon yapamamak, maliyetleri düşürememek, yeni stratejilerden yoksun olmak gibi konular da karışıklık ve düzensizlik oluşturabilir.

• Markalaşamama, itibar eksikliği, dijitalleşmeme, yeni pazarlama stratejilerini bilmeme, ihracat eksikiği, finansal sorunlar, yanlış veya gereksiz yatırımlar, şirket içi bilgilerin dışa sızması, etkin dış kaynak kullanmama (Outsourcing) faaliyetlerin durmasına neden olabilir.

Bir cümle ile özetlemek gerekirse; işletmelerin vizyon eksikliği entropiye neden olabilir.

Entropinin önüne geçmek için, işletmedeki tüm çalışanları heyecanlandırmak amaçlı bugüne ve geleceğe yönelik zihinsel tasarımlar oluşturmak, var olan gerçekleri, umutları, hayalleri, tehlike ve fırsatları bir araya getirerek, geleceğin tanımlanması, bilinenden bilinmeyene doğru zihinsel bakış açısı ortaya koymak, ulaşılması mümkün olan gerçekçi hedefler belirlemek gerekmektedir. Diğer yandan sürekli olumlu ve olumsuz geri besleme entropiyi yok edebilir veya azaltabilir.

Kaynakça
(1) ARNHEIM, R. (2010). Entropy and Art, an Essay on Disorder and Order. California Üniversitesi Yayınları.
(2) WOODS A., GRANT T. (2011). Aklın İsyanı, Marksist Felsefe ve Modern Bilim. (Ömer Gemici,Ufuk Demirci Çev.). İstanbul: Tarih Bilinci Yayınları.
(3) GÜNEY, S. (2017) Yönetim Ve Organizasyon El Kitabı, Nobel Yayınları.