İş yerlerinde bütçelerin önemi-3: Bütçeler stratejileri test etmenin araçlarıdır

Derya Unutmaz’ın tanımladığı bağışıklık sisteminin yaşamın bütün alanlarında geçerliliği  olan bir başka  yönünü de  şöyle  anlatıyor: “Bağışıklık sistemi ile patojenler, bakteriler, virüsler, parazitler arasında  milyonlarca  yıldır  büyük bir çatışma var, bağışıklık sistemimiz ona  göre kendini geliştirmeye çalışıyor. Yeni patojenler ortaya çıktıkça ona göre stratejiler geliştirmeye çalışıyorlar. Tabii bu arada bazı şeyleri unutmuş oluyor ve çok karmaşık bir sistem olduğu için de aynı zamanda regule edilmesi de zorlaşıyor. Bu bakımdan bağışıklığımız kesinlikle mükemmel bir sistem değil ve virüsler, bakteriler devamlı mutasyona uğrayarak bağışıklık sisteminden kaçmaya, onlar da kendi stratejilerini  belirlemeye çalışıyorlar. Bu savaş, çatışma milyonlarca yıl devam ediyor, bazen barış antlaşmalarıyla, bazen virüslere karşı zaferle bazen de bizim kaybetmemizle sonuçlanıyor.”

İş yeri bağışıklık sisteminin patojenleri, virüsleri, bakterileri ve parazitleri bir vücuttaki kadar değişik özelliklere sahiptir. Daha işin başında, kuruluş aşamasında geliştirici ya da engelleyici etkenleri analiz etmiş olmamız gerekir. Kurulan iş yerinin yapacağı işin  “yapısal ve ekonomik özelliklerinin” neler olduğunu bilmek olumluluk, bilmemek ise olumsuzluklar yaratır. Çok genel çizgileriyle, yapmayı düşündüğünüz işi daha önce denemiş de başarısız olmuş olanları analiz ederek, oluşturulan hangi boşlukların başarısızlığa yol açtığını bilmek, etkili bir strateji kurgulamamıza yardımcı olur. Bütçeler, tam da ne yapmak istediğimizi ve ne yaptığımızı anlamanın, son çözümlemede anlamlandırmanın araçlarıdır.

İş yeri hastalıklarından bir başkası “işin  ihtiyaçları” konusunu yeterince çalışmamak, düşünmemek  net bilgiye uluşmamaktır. Canlı vücutlarda olduğu  gibi, canlı organizmalar olan işyerleri de sürekli içten ve dıştan gelecek etkiler amaç ve hedefleri  şaşırabilir.  Karşılaştığımız olumlu ve olumsuz etkileri kaydeder, analiz eder, hataların  tekrarlanmasını  önlemek  için   alternatif tepki biçimlerini belirlersek işletmenin  bağışıklık  sisteminin  dengesini  güçlendiririz. Geçmiş uygulamalardan ders alacak metotlara  sahip değilsek, aynı yanlışı tekrarlayarak  işyeri  bağışıklık sisteminin dengesinin bozulmasını  hızlandırırız.

Özellikleri derinliğine kavramak

Her işin kendine özgü  yapısal ve ekonomik özellikleri vardır. Yapısal ve ekonomik  özellikleri  kuruluş aşamamasında saptayarak, işlerin yönetilmesinde  bağlı  değişkenlerle  bağımsız değişkenleri belirlememiz gerekir. Cam ve demir-çelik üretimi yapıyorsanız  “izabe teknolojisi” özelliklerini bilerek  yola  çıkmalısınız. Bir cam fırının on yılı aşan  süre  söndürülmeden çalışması gerektiğini, bu üretim alanında “kesintisiz üretim” yapılmasının  kalite, fiyat-maliyet  ve satışları  nasıl etkilediğini  zihninizde  netleştirmiş olmanız gerekir.

Herhangi bir işin etkin ve verimli yapılabilmesi için formel ve yasal çerçevelerini  bilmek, onlara uyma ve uymamanın yaratacağı  dar ve geniş açıdan sorunlar da işyerinin bağışıklık sistemini  etkiler. Siz yasal ve formel çalışırken, sektörde yarı resmi, yarı yasasal yapılanmalar varsa, haksız rekabet  koşulları oluşur. İşinizle ilgili kayıt, ölçme, sayma, veri oluşturma ve veri değerlendirme eksiklikleri  varsa bağışıklık sistemi bir yerde  açık verir. Günümüzün ağ toplumunda ölçeği  ister küresel düzeyde olsun, isterse küçük ölçekli  yapı sınırları içinde kalsın  kendi sahasından derlediği  “küçük veriye”, iş alanını ilgilendiren küresel  ölçekli “büyük veriye” hakim değilse, işyerinin   iç ve dış etkenlerin tehlike yaratan  etkilerine karşı  gerekli antikorları  üretemez.

İş yerlerinin bağışıklık sistemini zayıflatan bir başka patoloji,  modelin ciddiye alınmamasıdır. İşlerliği olan bir zihni model yoksa, işin ihtiyaçlarını ne denli iyi tanımlarsanız tanımlayın, verileriniz yeterliliği tam olsun ve olgunlaştırdığınız  veriler elinizin menzilinde bulunsun,  değerlendirmeleriniz  hayatın öz gerçeğinden uzaklaşır. İş yerinizin bağışıklık dengesini korumak için varsayımları sürekli sorgulanan  işler bir modele  ihtiyaç  vardır.

İşlerliği  olan modelin etkili sonuçlar üretmesi  işyeri yönetimlerinin “analitik yetkinliklerini” geliştirmeye  yatırım  yapmalarıyla da  doğrudan ilişkilidir. Günümüz iş yerlerinin bağışıklık sistemi, analitik yetkinliği sürekli  yeniden üretmeyi  gerektirmektedir.

İyi bir modelle  yapılacak değerlendirmeler, değer yaratma zincirinde  doğru  konumlama yapmamızı  sağlar. Sürdürülebilir bir iş için değer yaratma zincirinin bütün ekosistemlerini kavrayarak konumlama yaparsak  işi geliştirme ve  büyütme  yollarını açmış oluruz. Tersine bir durum, işimizin bağışıklık sistemini zayıflatır.

İşin ihtiyaçlarını tanımlama, verilerini üretme, verileri olgunlaştırma, verileri modelde değerlendirme ve  konumlandırma  “öngörme ve önlem alma disiplinin” gerekleridir. Bir sonraki aşama olan uygulamada ise  işletme bütçelerinin öngördükleri hedeflere  ne ölçüde  oluştuğumuzu, olumlu  ve olumsuz sapmaların neler olduğunu  bilmektir. Tam bu noktada, işyeri bağışıklık sistemini güçlendiren en önemli araç, geri bildirimlerle   “gözetim ve denetim disiplini”  güçlendirecek olan  “bütçe kontrolleri” etkin  antikorlar  olacaktır.

İşyerleri çıkarlar  çatışma alanıdır

Hayatın her alanında olduğu gibi iş dünyası da bir “ çıkarlar çatışma alani”dır.  İşletmenin iç ve dış etkilere karşı korunabilmesi, bağışıklık sistemini  güçlendirmesi kadar, diğer paydaşların, siyasi iradenin, bürokrasinin, STK’ların ve  medyanın  çatışma, uzlaşma ve işbirlikleri alanlarındaki  iletişimi  sağlıklı biçimde desteklemesini gerektirir. Rakiplerin açık ve gizli korumaları, teşvik sistemleri serbest ve adil piyasayı bozucu uygulamalarla “haksız rekabet alanına” dönüşür. Bu noktada, iş dünyasının net bilgi, etkin koordinasyon ve odaklanma mekanizmalarını iyi işletebilmesi bütçelerinin sağlıklı  yapılmasıyla ilgilidir. Yargı sisteminden yasamaya, yürütmeden medyaya işlerin toplumsallaştırılması  ve toplumsal refahın artırılmasında  sorumlu olan herkesin ortak amaç ve hedeflerde  birleşmesi  etkili bir antikor oluşturacaktır.

Ayrıca, eşit olmayan gelişme yasasının işleyişini de dikkate alarak coğrafi konum, işleyen bir hukuk sistemi, yetişkin ve yaratıcı işgücü, fiziki sermaye stoku diye tanımladığımız altyapıların  yeterliliği  de iş örgütlenmesinde  bağışıklık sistemi  dengesini  etkiler. Rakiplerin bakış açılarını ve temel stratejileri   bilinirse, alternatif tepkiler daha  etkili sonuçlar verebilir. Bütçe tahminlerinin yapılması aşamasındaki  rakip  araştırmalar ve iyi iş istihbaratı  strateji kurgulamanın  önemli girdileridir.

Bütçe ve bütçe kontrollü yönetimin  “olumlu ayrışma”  yaratmasının birkaç sonucu var: Birincisi, bütçe hazırlanırken  iş çevresi iyi analiz edilerek orta dönemde ve bütçeye esas olacak yıllık  “faktörler”  dinamik hesaplamalarla  belirlenir. İkincisi, aylık bütçe kontrolleri sırasında, gidişatı  belirleyen etkenlerin  “gerekçeleri” ile  değerlendirileceği için  işletmenin  verilerini sürekli sorgulamanın yarattığı  dinamizmden yararlanılır.  Bütçe sapmalarının düzeltilerek uygulamaya konması  olumlu ve olumsuz etki yapan değişkenlerin kavranmasını  ve öğrenme eğrilerin hızla gelişmesini  besler. Bütçeler  “sürekli sorgulama” araçları olarak, varsayımları  gözden geçirmeyi, zihni modellerin  işlerliğini artırmayı ve değerlendirmelerin   ve içgörülerin güçlenmesini ve  karar vermenin  kolaylaşmasını destekleyen  araçlardır.

Yarın: İş yerlerinde bilmediklerimiz, bildiklerimizden daha çok