İş yerlerinde bütçelerin önemi-2: Bütçeler iş yerlerinde farkındalığı artırır

İnsandaki   bağışıklık  sistemiyle ilgili   Derya Unutmaz’ ın  bir başka  saptaması şöyle: “Bağışıklık yabancıyı  yerliyi ayırt etmek üzere kurulmuş bir sistem. Yani bu şu  demek: Kendi vücudumuzun ürettiği proteinleri, yapıları  düşman olarak algılamamak, ama belli partikülleri içeren virüsleri, bakterileri bir tehdit olarak algılamak ve  onlara karşı bir savaş açmak. Yani sistemin temeli yabancıyla yerliyi  ayırt etmek” olduğunu söylüyor.

Eric Almquist  ve arkadaşları da  işyerlerindeki  “değerler sistemini”  inceliyor, 4  değerin, 30’u  aşkın değer arasında  yüzde  ellilik  paya  sahip olduğunu saptıyor. Bu  dört  değer, kalite, çeşitlilik, maliyet  düşürme- verimlilik- ve sorunları  ortadan kaldırmadır.

İş yerleri   bağışıklık  sisteminde “yabancı” dediğimizde, iş değerlerini zayıflatan  etkenleri, “yerli” dediğimiz  zaman da  güçlendiren değerleri anlamalıyız.  Kendi  inisiyatifimizle geliştirdiğimiz, organik değerlerimiz  rekabet gücümüzü artırır; dışardan gelen kontrol etmemiz  zor olanlar da  gücümüzü  zayıflatır.

İş yerinin kendi  içeresinden ve dışardan gelen  etkilerin   “yararlı”  olanları ile “zararlı”  olanlarının farkında olmak, bağışıklık sistemini   dengede  tutmak için  gereklidir. Eğer  işimizi  yürütürken bütçe  araçlarını  kullanıyor, sistemli olarak  “bütçe  gözetim ve denetimi” yapıyorsak, geliştirici  etkenlere zarar verenleri  erken  fark edebilir; alternatif  önlemler   alabiliriz.

Bir iş yeri yönetiminde  bağışıklık sistemini  güçlü  tutarak  uzun soluklu gelişme yaratmak için  bütçelerimizdeki  sapmaların  düzenli ve  sistemli biçimde  sorgulanması önemlidir . Bütçe-odaklı  iş analizleri,  işlerin  olumlu ya da olumsuz gidişatını   izleme  ve gözleme  araçları  olarak  işyeri  yönetimine erken uyarı yapar.

Bütçe araçlarıyla  izleme, gözleme  ve denetim yapma  gelirlerimizi, sermayemizi ve servetlerimizi büyütmenin, işyeri  bağışıklık  dengesini  korumanın  etkin yoludur. Sürekli   olumsuzluk yaratan değişkenlerle olumlu olanlar hakkında  net bilgi  sağlar; işlerimizin etkin koordinasyonunu kolaylaştırır ve odaklanarak  enerjimizi  etkin ve verimli  değerlendirmemize  yardımcı olur.

Bağışıklık  sisteminin odağında ne  var?

Derya  Unutmaz’a  bağışıklık sisteminin  odağında  neyin bulunduğu  ve  T  hücreleri  işlevinin  ne  olduğu  sorulduğunda,“  T hücrelerini  eğitmek lazım. Onları eğiten makrofajlar dediğimiz hücre  tipleri var, bunların dışardan gelen tehditleri, antejenleri parçalara bölüp bakmaları gerekiyor. Bu nedenle  onların komutanı önce bu hücreler oluyor, ama T hücreleri bir kez eğitildikten sonra onlar bu kez  komut  vermeye başlıyorlar, yani  birbirleriyle devamlı  konuşuyorlar, herkes birbirine  yardımcı  denetleyici rolünde. T hücreleri  savaşta cephede  daha çok komutan rolünde ama oldukça ağ şeklinde çalışan bir  istem,” diyor.

İş yerlerinin  bağışıklık  dengesinde  T hücrelerinin  işlevlerini  kimler yerine getirir?  Sorunun yanıtı  çok  net: İşyerinin  bütün  çalışanları  ama öncelikle  yönetim  sorumluluğu  taşıyanlar.

Öncelikle iş yeri  çalışanları, müşterileri, süreçleri, işlemleri  gibi paydaşların  ortak sorumluluklarının tanımlanmış olması  gerekiyor. İş yeri yönetimlerinin üç temel sorumluluk alanı vardır: Biri, öngörme ve önlem alma disiplini. Diğerleri de  geribildirimlerle  uygulamaların gözetim ve denetimini yaparak sapmaların belirlenmesi ve üçüncüsü   de  hedeflerden sapmalara  ilişkin ince  ayarlar yaparak  işyeri  bağışıklık  dengesinin   işyerinin kendini  yeniden üretmesinin  güven altına alınması.

İşletmenin bütün paydaşlarının ortak amaç ve hedefler, fırsat ve tehlikeler, olanak ve kısıtlar hakkında net bilgiye sahip olmaları gerekir. Sürdürebilirliği güven altına alan bağışıklık dengesini korumanın etkin yolu net bilgidir. İşyerinin paydaşları içerden ve dışardan etkilerin olası sonuçlarını  “anlayacak”  bilgiye sahip olmaları sadece bir ilk adım. İkinci adım, yüzleşme özgüvenine sahip olma, gidişatı sürekli  sorgulayarak  farkındalık düzeyini yüksek tutmadır. Üçüncü adımı da, olumlu gelişmeleri hızlandırma, olumsuz olanlarını tam zamanında önleyebilmedir.

Bir iş yerini kurmak ve yapıları oluşturmak işin  kolay yanıdır. İşin asıl bilgi, emek ve gayret gerektiren yanı  “yapıların içine hayat katmak”tır. Hayatı korumak ve zengin yaşamak için de bağışıklık sisteminin dengesine  ihtiyaç vardır; bu  dengeyi kuracak olanlar da  işyerinin bütün paydaşlarıdır, ama  birinci  derecede sorumlu olanlar yönetme görevini  üstlenenlerdir.

İş yeri bütçeleri, sistemli sorgulama araçları olması nedeniyle, sorumlu olanların gerçek değerlerini  ortaya çıkaran  aynı  işlevi görür. Bütçe değerlendirme toplantıları, kimlerin işlerini tam olarak bildiklerini, analitik yeteneklerini, risk üslenme  güçlerini ve cesaretlerini  anlamının  ortamıdır. Bütçe sorgulamaları yoksa, iş yerinde  kurnazlar ile gerçek  bilgi  sahiplerini ayırt etmek  zorlaşır.

Yarın: Bütçeler stratejileri test etmenin araçlarıdır