İş yerlerinde bütçelerin önemi-1: “Bütçeler” analizle yönetmenin etkin araçlarıdır
Bilgi, eğitim, ahlak, erdem gibi insani değerleri, bütçe gibi teknik araçları anlatan sözcüklerin içeriklerini ve işlevlerini kapsayan algılama yerine sığı ve indirgenmiş değerler yükleme eğilimi yaygındır. Lisa Feldman Barrett, Yasin Konyalı’nin dilimize aktardığı Beynimizin Parmak İzleri kitabında “vücut bütçeleri” bölgelerinin hayatta kalmamızda çok önemli rol oynadığını anlattığı bölümleri okuyunca, iş yerlerinin hayatta kalmasının etkin araçlarından biri olan “bütçe –odaklı analizle yönetişim” konusunu tartışmamız gerektiğini düşündüm.
Barrett, beynimiz vücudun herhangi bir kısmını hareket ettirdiğinde organları, metabolizmayı ve bağışıklık sistemini çalıştırmak için kullandığı enerji ile yiyerek, içerek ve uyuyarak vücudumuzda eksilen enerjimizi yerine koyarak yarattığımız dengeyi anlatıyor. Fiziksel ya da zihinsel hareketlerimiz enerji tüketiyor; yenilen enerji ile tüketilen enerji dengesi vücudumuzda bir bütçe gibi dengeyi korursa yaşam sürdürülebiliyor.
Beynimiz yenilenen enerji ile tüketilen enerjiyi dengelemek için sürekli tahminler yapıyor. Karşılaştığımız insanlar, yaptığımız tahminler ve öngörüler, aklımıza gelen fikirler, duyduğumuz sesler, tadabildiğimiz değişik tatlar, dokunuşlarımız ve aldığımız kokuların beyinde bir tahmin yapılması oluşturuyor. Bizi hayatta tutan bu tahminler, kesintisiz duyasal etkinliklerle başa çıkmak için yapılıyor. Beyindeki akışların ve etkileşimlerin kimi zaman farkına varıyoruz, kimi zaman da varamıyoruz. Beynimizin tahmin örüntülerinin oluşturduğu bir dünyamız var; yaşam sürdükçe de sürekliliğini koruyor.
İş yerleri bütçelerle canlılığını ve dirliğini korur
Ekonomi için insan yapısı değildir; ama içinde insan vardır tanımı yapılır. Ekonominin teknik birimleri olan İşyerleri tanımlanmış girdi kombinasyonlarını dönüştürerek mal ve hizmet üretir. Küçük ya da büyük iş yerleri, evrim sürecinde olduğu gibi üretim, mutasyon, ayıklama, yalıtım ve işbirlikleriyle ile yeni nesneler ya da metotlar üreterek varlığını sürdürür. İş yerleri de uçtan uca süreçlerin işleyişinde tükettikleri enerji ile yeniden ürettikleri enerjiyi dengelememek zorundadır. Dengeleme süreci tahminler yapmayı, öngörme ve önlem alma disiplinini kesintisiz sürdürmeyi gerektirir. İş yeri yönetimleri, beyinde olduğu gibi tahminler yaparken tüketilen enerji ile yenilen enerji arasında “bütçeler” oluştursa, dengeleri koruyarak sürdürülebilirliği güven altına alabilir.
Beynimiz, organlarımızı, metabolizmamızı ve bağışıklık sistemimizi çalıştırmak için bütçe dengesini sağlayarak yaşamımızı sürüyorsa, aynı süreçleri canlı örgütlenmeler olan iş yerleri de işler hale getirmesi canlılığını ve diriliğini korur. İş yerleri yönetimleri tedarik zincirinin, dönüştürme süreçlerinin, mal ve hizmetin tüketilmesine kadar bütün işlemlerin gerektirdiği enerjinin üretilmesini güven altına alması gerekir. Tüketilen enerji ile üretilen enerji arasındaki bütçe değenleri sürdürülebilir yaşamın gereğidir. Bütçe araçları kullanılmazsa, dengenin nerede bozulacağını, işlerin olumludan olumsuza dönüşmesini kontrol altında tutamayız.
İş yerleri, içerden ve dışardan gelen etkileri değerlendirerek, öngörülen “bütçe dengelerinde sapmalarla” yüzleşir. Yöneticiler, sapmaları düzelterek işlerini yürütürlerse iş yerinin uzun dönemli geleceğini güven altına alır. Geribildirimlerle “bütçe sapmalarını” izleyerek, gerekli düzeltmeleri yaparak işlerin sürdürülmesi, “işyeri bağışıklık sisteminin” özünü oluşturur.
İş yeri bağışıklık sistemi önemli
Prof. Dr. Derya Unutmaz’ın Herkese Bilim Teknoloji dergisinde yayınlanan, insandaki bağışıklık sistemiyle ilgili saptamalarından yararlanarak işyerleri bağlamında neler yapmamız gerektiğini tartışalım istiyoruz.
Bağışıklık sistemimizle ilgili Prof.Dr. Derya Eğilmez şu saptamayı paylaşıyor: “Bağışıklık sisteminin güçlü olmasını pek istemiyoruz. Bağışıklık sisteminin belli bir dengede olması lazım. Çünkü güçlü olursa bu sefer kendi dokularına zarar verir. Hatta otoimmün hastalıklara sebebiyet verebilir. Bu bakımdan o dengenin çok iyi kurulması lazım.”
İş yerlerinde de bütçe araçları, üretilen enerji ile tüketilen arasındaki dengeyi korumanın, “aşırı ve noksan değerlendirme” yapmamanın araçlarıdır. Varsayalım ki işlerimiz iyi gidiyor, kendi birikimlerinizle organik büyümeyi, satın almalarla ölçek değiştirmeyi ve işbirlikleriyle yeni bir konumlanmayı hedefliyorsunuz. Eğer gelişmenizle ilgili bütçeler yapıyor, ölçeklendirmeye özen gösteriyorsanız istikrarlı bir büyüme yaratabilirsiniz. Ölçeklendirme yapmıyorsanız, büyümeniz aşırı güçlenme tuzaklarına yakalanabilir. Bir süre sonra aşırı büyümenin yarattığı hantallık, bugün birçok ileri teknoloji firmasının yaşadığı “yaratıcı yenilik dinamiklerini” görece zayıflatan sonuçlar doğurabilir. Başlangıçta elinizde bütçe-odaklı ölçeklendirmeye göre yönetmiyorsanız, işletmenin nitelikli büyümesi ile şişmesi arasındaki farkı göremeyebilir, rakamların matematiğine bakmadan, aritmetik rakamlarına bakarak “olumlu ayrıştığınızı” sanabilirsiniz. Örtülü olumsuzluklar gelişme dinamiklerini zayıflıyorsa sorunlarla yüzleşmemiz kaçınılmaz hale gelir. İşletmeleri bütçelerle yönetmenin yararı, bizi aşırı büyümenin hantallıklarından, ya da korkaklığın adını tedbirlilik koyan noksan değerlendirmeler yaparak cüce kalmanın sakıncalarından uzak tutmasıdır.
Bütçe araçlarıyla iş yönetimi, aşırı ve noksan değerlendirmeler yapılmasını engelleyen işletmelerin bağışıklık sistemi dengelerini kurar. Özellikle mobil iletişimde 5G standardının yayılmasından sonra, bağlantı, iletişim-etkileşim ve işbirlikleri yapılarındaki değişikliklere uygum göstermek için “bütçelerle yönetimin” önemi giderek artacaktır. Ülkemizdeki küçük ve orta ölçek yapının verimliliklerini ve değer katmasını artırmak istiyorsak, bütün işyeri yöneticilerinin bütçe araçlarıyla iş yönetme bilincini yükseltmeleri gerekir.
Bütçe-odaklı yönetişim, doğru ölçeklendirmenin ve analizle yönetimin temel araçlarıdır.
Yarın: Bütçeler iş yerlerinde “yerli” ve “yabancı” farkındalığını artırır.