İş yaşamındaki iletişime ‘ahenk’ katan bazı nezaket kuralları…

Yücel UYGUN

DBA Consulting Eğitim ve Danışmanlık

“Görünüşünüz neye benzerse benzesin, ezaket sizi dünyanın en güzel insanı yapar.”

Nizâmî-i Gencevî

Şüphesiz ki nezaket düzeyinin yüksek olduğu departmanlarda/işletmelerde daha çok huzur, sevgi ve hoşgörü kültürü hakimdir. Çalışanların birbirini anlaması ve bunun için de aktif dinlemesi ve saygılı davranması iş yerindeki iletişim problemlerinin oluşmasını engelleyen önemli yaklaşımlardır. Etkin iletişimi ve nezaket kültürünü bir bütün olarak düşünürsek, sadece işletme içinde değil, işletmenin paydaşlarıyla olan etkileşimlere de dikkat etmemiz gerekir. Günümüzde her işletmenin etrafına aydığı bir enerji vardır; bu enerji çalışanların kendi bünyelerinde veya dışarıyla olan iletişiminde kendini belli eder. Nezaket ise, bu etkileşimde iki insan arasındaki ahengi sağlayan önemli unsurlardan biridir.

İş dünyasında, çalışanların saygınlığı artıracak ve iletişim ortamlarında ahenk oluşturacak bazı nezaket kuralları:

Yazışmalarda veya konuşmalarda karşı tarafa iyi dileklerde bulunmak

Çoğu zaman baskıcı kapitalist sistemin etkisi altında kalan çalışanlar, yazışmalarda veya konuşmalarda iyi dileklerde bulunmayı atlayabiliyor. Bir e-postaya “Öncelikle güzel bir gün diliyorum” cümlesiyle başlamak veya kapanış kısmında “Güzel bir akşam/hafta sonu diliyorum” vb. ifadelerini kullanmak -özellikle yeni bir kişiyle kurduğumuz iletişimde-, etkileşimin güzelleşmesini sağlayan, müzakereyi kolaylaştıran ve tarafları rahatlatan küçük ama önemli detaylardır. Bu tarz yaklaşımlar, iletişim kuruduğumuz bireyin enerjisi/kimyası hakkında bize fikir verir.

Zamanlama konusunda hassas davranmak

İşletme içinde veya paydaşlarla olan toplantılara/görüşmelere zamanında katılmak. Gecikme için önemli bir mazeret varsa bunu içtenlikle dile getirip özür dilemek. Günümüzde zaman yönetimi giderek daha önemli bir olmaya başlıyor. Maalesef ki ülkemizde amatör bir kültür yapısı olduğu gerçeğini de düşünürsek, birçok çalışan zaman yönetiminde zorlanıyor. Birçok konuda olduğu gibi burada da kurum kültürünün önemi tabii ki çok yüksek. Kendini/zamanını iyi yöneten bir liderin çalışanları da büyük oranda bu kültürün bir parçası olacaktır.

Gerektiğinde özür dilemek

Ne mutlu ki gerektiğinde özür dileyebilen bireylere… Çünkü onlar, öz güveni ve farkındalığı yüksek kişiler. Günümüzde özür dilemeyi hâlâ yetersizlik/başarısızlık gibi algılayan bireyler görmemiz pek tabii ki mümkün. Ve bu konuda çoğumuz, korku kültüründe yetiştiği için -belki de değersizlik duygularımızı yenmekte zorlandığımızdan dolayı- iletişimde yaralanabilir olamıyoruz. (Özür dilendiğinde, zeytinyağı gibi üste çıkmaya çalışanlar ise ayrı bir sayfanın konusu. Bu konunun cahili bir kişiyle tartışma ortamına girmemeyi veya farklı bir iletişim stratejisi geliştirmeyi de öğrenmemiz gerekiyor.) Gerektiğinde özür dilemek, önemli bir erdemdir.

Teşekkür etmek

“Teşekkür ederim” ne kadar güzel bir geri bildirim sözü. Hepimizin şöyle bir anısı vardır; bir kompliman duyduğumuzda, teşekkür etmek yerine aslında nasıl öyle olmadığımızı açıklamaya çalışırız. Bu da bir nezakettir belki de ama teşekkür etmenin daha doğru bir geri bildirim olduğu düşüncesindeyim.

Genel olarak geri bildirimde bulunmak, yöneticinin veya çalışan akranının ilgili kişiyi takdir etmesi potansiyelin ortaya çıkması açısından son derece önemlidir. Kabul etmek gerekir ki, “özür diliyorum” ve “teşekkür ediyorum” kültürümüzde çok sık rastladığımız sözlerden değildir. Umarım giderek bu sözleri kullanan insanların sayısı artar. Biz bu sözleri gerektiğinde daha çok kullanmak için istekli olursak, bu kültürün zamanla çevremize de yayıldığını görebiliriz.

Negatif ruh halini karşı tarafa yansıtmamak

Hiçbirimiz sürekli motivasyonu yüksek bir şekilde kodlanmış robotlar değiliz. Hele ki günümüzde dünya üzerindeki olumsuz gelişmeler, duygusal durumlarımızı önemli derecede etkileyebiliyor. Her ne sebeple olursa olsun, negatif ruh halinde olan bir çalışanın (istisnalar mutlaka olacaktır; hastalık, yakın birisinin kaybı vb.) bu durumunu işletme içinden bir kişiye veya dışarıya bulaştırmaya hakkı yoktur. İş dünyasında veya sosyal yaşamda, ‘duygu durumumuzu düzenlemek veya dürtülerimizi kontrol etmek’ etkin bir iletişimin önemli kurallarından biridir.

Yukarıdakilere ek olarak daha birçok madde sayabiliriz; içten bir şekilde selamlaşmayı ihmal etmemek, bencil ve kaba davranışlardan kaçınmak, açık ofis ortamlarında etrafa rahatsızlık verecek hareketlerden, yüksek sesle konuşmalardan kaçınmak, asansör, kafe vb. yerlerde önceliği karşı tarafa verebilmek vb. Ayrıca birçok konuda olduğu gibi nezaket duygusu da bulaşıcıdır…

“Neden nezaket göstermeliyiz?” sorusuna, Victor Hugo’nun aşağıdaki sözü büyük oranda yanıt veriyor sanırım:

“Nezaket içten gelir ama her şeyi satın alır.”