Gümrük müşaviri performans kriterleri neler olmalı?
Aysuda Köksal
Gümrük mevzuatı oldukça teknik bir mevzuat olup, özel uzmanlık gerektiren bir alandır. Yaşayan bir mevzuat olması ve tabii ki gri alanları fazla olması, olası yenilik ve değişikliklerin sürekli takip edilmesini her yeni durum ve yeni konunun yine yeniden yorumlanmasını gerektirmektedir. Dış ticaret ile uğraşan tüm firmaların bünyelerinde gümrük müşaviri/yardımcısı veya dış ticarete ilişkin her alanda uzmanlaşmış personel çalıştırmaları ise mali nedenlerden dolayı pekte mümkün olmamaktadır. Bu yazımızda, mümkün olduğunca net ifadelerle gümrük müşaviri seçim sürecinde performans kriterlerinin neler olması gerektiği bahsedilecektir.
Dış ticaret firmalarının (doğrudan temsil yoluyla beyannamelerini tescil edenler hariç) büyük çoğunluğu sadece gümrük müşaviri ile çalışmaktadırlar. İlaveten, her ne kadar bazı firmalar bağımsız denetim firmalarından denetim ve danışmanlık hizmeti alsalar da firmaların dış ticaret oprasyonları doğrudan gümrük müşavirlerince yapılmaktadır.
Gümrük mevzuatının ve yine operasyonlarının yoğunluğu ve çeşitliliği, operasyonların doğrudan gümrük müşavirlerince yapılıyor olması esasen gümrük müşavirlerinin omuzlarında ki sorumlulukları da artırmaktadır. Ve gümrük müşavirliği firmalarının tek noktadan, tam kapsamlı hizmet vermesi ise gümrük operasyonlarının yürütülmesinde tek çözüm olarak karşımızda durmaktadır. Bu nedenle, eleman yetersizliği, operasyon yoğunluğu vs nedenlerle sadece beyanname tescilinden ibaret olan gümrük müşavirliği anlayışının terk edilmesi ve firmaların gümrük müşavirliği firmalarından beklentilerinin de bu çerçevede revize edilmesi gerekmektedir.
İlaveten, gümrük cezalarının da oldukça yüksek olduğu göz önünde bulundurulduğunda gümrük müşaviri seçiminin de titizlikle yapılması çok önemli hale gelmektedir.
Firmalar açısından baktığımızda da maliyetlerin ve zamanın oldukça önemli olduğu düşünüldüğünde; gümrük ve dış ticaret alanında ihtiyaç duyabilecekleri tüm hizmetleri tek noktadan alabileceklerini bilmek, yönelttikleri tüm sorulara en doğru şekilde cevaplar bulabilecekleri, güvenebilecekleri bir iş ortağı ile çalışmak tercih edilir bir durum olduğu şüphesizdir.
Evet, bu durumda gümrük müşavirliği firmaları için performans göstergeleri ne olmalıdır? Diğer bir ifadeyle, gümrük müşavirimizden neler beklemeliyiz? Şimdi sıralamaya başlayabiliriz.
- İlk sıraya olmazsa olmaz “Bilgi Güvenliği”ni koyabiliriz. Firma verilerinin güvenliğinin sağlanması için ne gibi önlemler alındığı, akredite kuruluşlardan alınan bilgi güvenliği sertifikaları neler sorularının mutlaka sorulması gerekir. İlaveten mesleki sigorta tutarına ilişkin de bilgi talep edilmesi uygun olacaktır. Hatta eğer yüksek montanlı iş yapan bir firma ise sadece kendilerine yönelik mesleki sigorta yaptırılmasını da talep edebilir.
- İkinci kriterde yine olmazsa olmaz “Dijitalleşme” yer alıyor. Yapay zeka ve robotik uygulamalar ile beyanname yazmak ve yine kontrollerini elektronik sistemler aracılığı ile gerçekleştirmek en kritik unsurlardan birisidir. Birçok firma tanıtımlarında beyannamenin elektronik doldurulduğunu söyleyebilir. Ancak, bu kısımda sorulması gereken soru beyannamenin doldurulması gereken hanelerinden ne kadarının yapay zeka ile doldurulabildiği ve kontrollerin nasıl yapıldığı sorusudur.
- Üçüncü kritere “Gümrük Operasyonlarını Gerçekleştiren Kişilerin Yeterli Bilgi Düzeyine Sahip Olması”nı koyabiliriz. Gümrük müşavirliği firmaları tanıtım için firmalara gittiklerinde toplamda kaç müşavirlerinin/müşavir yardımcılarının olduğunu övünerek belirtmelerine rağmen iş operasyona geldiğinde firma ile muhatap olan sadece müşteri temsilcisi ise burada da bir sorun var demektir. Bu kısımda sorulması gereken Gümrük Müşavirliği firmasında toplam kaç kişinin çalıştığı değil, firma operasyonlarını gerçekleştirecek kişilerin kimler olacağı ve bu kişilerin deneyimlerinin neler olduğu sorularıdır.
- Dördüncü kriter olarak “Belirli Alanlarda Uzman Personel Çalıştırmayı” koyabiliriz. Gümrük müşavirliği firmalarının bünyelerinde Tareks, Tarife, Menşe, Dahilde İşleme Rejimi, Yatırım Teşvik Belgesi, Devlet teşviği, Tarım, Gıda alanlarında uzmanlaşmış personel çalıştırarak; bu alanlarda yine elektronik sistemlerle işlemleri takip etmek diyebiliriz. Elektronik sistem olduğu belirtilen her durumda bu elektronik programların etkinliği, kapasitesi hakkında bilgi alınması önem arz etmektedir. İlaveten, navlun ve demuraj giderlerinin çok yüksek olduğunu da dikkate aldığımızda demuraj takibi yapılmasını da (gerekli bilgilerin firmalarca paylaşılması kaydıyla) gümrük müşavirinden talep edebilir hizmetler arasına eklenebilir.
- Beşinci kriter ise “Doğru Bilgilendirme”dir. Bu kriteri firmalara mer’i mevzuat ve değişikliklerine ilişkin gerekli bilgilendirmenin yapılması olarak açabiliriz. Halihazırda, tüm gümrük müşavirliği firmalarının bilgilendirme yaptığını söyleyebiliriz. Ancak, sadece bilgilendirme yapmak yeterli değildir. Tüm mevzuat değişikliklerinin ilgili olan ve olmayan tüm firmalarla paylaşılması bir hizmet olmaktan çok bilgi kirliliği yaratmaktadır. Hatta bilgi bombardımanı yapılması aralarda firmalar için önemli olabilecek konuların dahi gözden kaçmasına neden olmaktadır. Bilgilendirmeden kastım doğru bilgilendirmedir. Firmaların ihtiyacı olan, kendi firma operasyonlarını etkileyecek mevzuat değişikliklerinden haberdar olmak hatta bu değişikliğin firmalarını ne yönde etkileyeceğini yorumlayan bilgilendirme mesajları almaktır.
- Altıncı kriterimiz “Gümrük Kıymet Unsurlarının Analizinin Yapılması”dır. Gümrük kıymeti kapsamına giren unsurların doğru tespitine ilişkindir. İlişkili olan veya olmayan tedarikçi firmalara yapılan para transferlerini inceleyen, uluslararası sözleşmeleri analiz eden, royalti-lisans ödemelerinin varlığını kontrol eden ve beyanını gerçekleştiren, ithal eşyaya ilişkin faturada belirtilen ödemeler dışında ithal eşyaya ilişkin ödemeler olup olmadığını inceleyen ve gümrük kıymeti yönüyle risk olup olmadığını analiz eden gümrük müşavirliği firmaları fark yaratacaktır.
- Yedinci kriterimiz “Gümrük İhtilaflarında Destek Verilmesi”dir. Olası gümrük İhtilaflarında itiraz, uzlaşma ve dava süreçlerinin tam ve nitelikli bir şekilde desteklenmesi diyebiliriz. Mevzuatın tüm detaylarıyla ve ince noktalarına yer verilerek yapılan gerekçelendirmeler bu süreçlerin firmaların lehine sonuçlanmasında çok kritiktir. Gerekli mevzuat hükümlerine yer verilmeden yapılan itirazların ve dava savunmalarının hiçbir anlamı yoktur. Dolayısıyla bu süreçlerde destek olacak personelin hangi seviyede olduğu ve yeterliliği mutlaka sorgulanmalıdır.
- Sekizinci kriterimiz “Soru, görüş, öneri taleplerine ne kadar sürede dönüş yapıldığı”dır. Soru, görüş, öneri talepleriniz bir kara deliğe gönderilmiş gibi defalarca tekit etmenize rağmen yanıtlanmıyorsa burada bir sorun var demektir. Bu hizmet alımının kesinlikle gözden geçirilmesi gereklidir.
- Dokuzuncu kriterde “Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği Kapsamında Destek” yer alıyor. Yetkilendirilmiş Yükümlü statüsü ve İthalatta ve İhracatta Yerinde Gümrükleme diğer Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliği’ne ilişkin destek veren personelin alanında gerçekten uzmanlaşmış olmasının aranmasıdır. Bu noktada ise sorulacak soru firmanın referanslarıdır. Hangi firmalara hangi kolaylaştırmalar için destek verildiği sorusudur.
- Onuncu kriterimiz “Eğitim”lere ilişkindir. Temel veya ileri gümrük dış ticaret eğitimleri, tedarik zinciri güvenliği eğitimleri ve firma ihtiyacına yönelik belirli konularda eğitimler veriliyor mu? Daha da önemlisi bu eğitimler kimler tarafından veriliyor? Soruları mutlaka sorulmalıdır.
- On birinci kriterimiz “Butik Hizmet Anlayışı”dır. Firmanın iştigal konusu itibariyle ihtiyacı olabilecek başka hizmetlerde söz konusu olabilecektir. Bu noktada ise önemli olan firma ihtiyaçlarına göre evrilerek bu alanda da hizmet verebilmektir. Açıkçası bir isim koymak gerekirse butik hizmet anlayışı demek yanlış olmayacaktır. Yine yanlış anlamalara yol açmamak adına butik hizmet anlayışından kastım firmanın büyüklüğü ile ilgili olmayıp verdiği hizmetin niteliği ile alakalıdır.
- On ikinci kriterimiz “Gümrük Operasyonlarıyla Alakalı Bilgilendirme Yapılması”dır. Aylar itibariyle, kaç beyanname tescil edilmiş, ne kadar sürede tescil edilmiş, hangi hattan işlem görmüş, işlemleri ne kadar sürede tamamlanmış, hat oranların aylara ve yıllara göre değişimi, ek tahakkuk ve ceza karaları, konuları, gerekçeleri, ne aksiyon alındığı, sonuçları ve düzeltici önlem olarak ne işlem yapıldığı gibi bilgilerin de firmanıza belirli dönemler itibariyle gönderilmesini talep etmeniz önem arz edecektir.
- On üçüncü kriterimiz ise bu bir kriter olmaktan ziyade firmaların dikkat etmesi gereken çok önemli bir husustur. Günü geldiğinde çeşitli nedenlerden dolayı gümrük müşavirliği firması ile ilişkiler bittiğinde gümrük denetimleri, iç denetimler vs gibi nedenlerle firmalardan geçmiş operasyon bilgileri istendiğinde bu taleplere geri dönüş olmaması veya yeterli dönüş olmaması, eksik bilgi belge gönderilmesi gibi durumlarla sık sık karşılaşılmaktayız.
Gümrük müşavirliği tanıtımlarında iş ilişkisi bitse dahi tam desteğin devam edeceği, elektronik arşiv sistemleri olduğu, sizlere bir müşteri şifresi ve kodu verileceği, zaten bu sistemler ile istenildiği zaman tüm bilgilere ulaşabileceğinden bahsedilir. Bu tabiki olması gerekendir, ideal olandır. Ama iş bu noktaya geldiğinde sorduğunuz sorulara cevap vermeyen amiyane tabirle kapı duvar olan bir firmayla karşılaşabilirsiniz. Ayrıca tanıtımda anlatılan muhteşem arşiv sitemine ilişkin sadece müşteri kullanıcı kodu ve şifresi verilen kullanıcı dostu dahi olmayan bir sistemle kendinizi karşı karşıya bulabilirsiniz. Bu durumlarla karşılaşmamak için bu sistemleri en baştan itibaren kullanmaya başlamak kontrolleri yapmak, sunulan arşiv programının kullanıcı dostu bir yazılım olup olmadığını ve istenilen bilgilere rahatlıkla ulaşılıp ulaşılmayacağını kontrol etmek en doğrusudur.
Ayrıca unutulmamalıdır ki vekâletname hiçbir zaman yeterli değildir, tüm firma ve müşavir sorumluluklarının detaylı bir şekilde yazıldığı bir sözleşme yapılması elzemdir.
Gümrük operasyonlarının düzgün bir şekilde yürütülmesi için firmaların sorumluluğunu da göz ardı etmek doğru olmayacaktır. Firmaların da gümrük operasyonlarına ilişkin gerekli bilgi ve belgeleri zamanında gümrük müşavirlerine iletmeleri, kıymet bildirim formu bilgilerindeki olası değişiklikleri, ithal eşyaya ilişkin debit note/credit note alımları, ithal eşyaya ilişkin yapılan ilave ödemeler vs gibi gümrük beyanlarına etki edebilecek unsurları ve varsa uluslarası sözleşmeleri ve sözleşme değişikliklerini gümrük müşavirlerine zamanında iletmeleri önem arz etmektedir.
Tüm kriterlerin sadece bu saydıklarımla da sınırlı olduğunu söylemek doğru olmayacaktır. Bu noktada yine ideal olan gümrük işlemleriyle alakalı olası tüm ihtiyaçları tek durak tek pencere anlayışı ile karşılayan, firma ihtiyaçlarına göre evrilebilen, sadece tedarikçi firmalardan biri olmaktan ziyade gerçek bir çözüm ortağı olan diğer bir ifade ile gümrük müşavirinden fazlası olan bir anlayışla hareket etmeye çalışan firmaları tercih etmek hem operasyonları kolaylaştıracak, hem de zaman ve maliyet avantajı sağlayacaktır.