Gözden ve gönülden ırak ama çevrim içi

Birkaç haftadır dijitalleşme konuştuk ve ne göreceli olarak kolay dijitalleşir neyin dijitalleşmesi o kadar kolay olmaz konularına öyle bir değinerek konuyu kapattık. Hatırlayacaksınız işletmenin (pazarlama ve üretimin) yirmi-altı işinin teker teker dijitalleştirilebileceğini ancak yönetimin (pazarlama ve üretim için gereken kaynakların planlanması, tedarik ve tahsisi ile kullanımlarının denetimi) dijitalleşmesinin o kadar kolay olmadığını yazmıştım. Yani sonuçta işletme yönetiminin dijitalleşmesi öyle kolay bir iş değildir demiştim. Şimdi sizinle aynı konuda birkaç düşüncemi daha paylaşmak istiyorum.

Bir kere tahmin ediyorum şimdiye kadar beni okuyanlar çoktan anlamışlardır öyle genelden, felsefi hasbıhallerden olanak ölçüsünde kaçınırım. Mümkün mertebe yöneticilerin uygulayabilecekleri öneriler vermeye çalışırım. Bu demek değildir ki işletmeciliğin bir felsefesi yoktur. Tam tersine kariyerim boyunca bunun böyle olmadığının mücadelesini verdim. Söylemek istediğim sadece bu köşede işletmecilik felsefesi yapmaktan kaçındığım. Dijitalleşme konusunda da aynı şeyi yapmaya çalışıyorum. Sizlere üretim ve pazarlamanın 26 işinin teker teker elektronik cihazlar kullanarak çevrim içi yapabileceğinizi, yani dijitalleştirebileceğinizi söylemiştim. Şimdi bu ne demek biraz detayda bakalım ki işletmenizi hop diye dijitalleştireceği iddia edenlere söyleyecek iki çift lafınız olsun. Örnek olarak şu 26 işten birine ‘satın-alma ve girdi tedariki’ işine bir bakacağız.

Tüm analizlerimizde kullandığımız paradigmada bu görev ‘üretim süreci için gereken ekipmanların, malzemelerin ve girdilerin (i) doğru miktarlarda, (ii) doğru kalitede, (iii) doğru zamanda ve (iv) asgari maliyetle elde edilebilmesi için satın alma, kolaylaştırma (facilitation), kayıt tutma ve tedarikçi araştırma yöntemlerinin geliştirilmesi, uygulanması ve denetlenmesi’ olarak tanımlanır .

Tanım üzerinde fazla vakit harcamadan satın alma sürecinin unsurlarına kısaca bir bakarsak dijitalleşmenin neden hop diye olmayacağını göreceğiz. Özetle satın-alma ve girdi tedariki işinin dijitalleşmesi demek aşağıdakilerin elektronik cihazlarla çevrim içi yapılması demektir:

1. İhtiyaçların belirlenmesi: Satın alma ihtiyacının stoku tutulmayan malların kullanıcıları veya stoku tutulan mallar için envanter kontrol bölümü tarafından belirlenmesi;
2. İhtiyaçların bildirilmesi: İhtiyaçların satın alma bölümüne standart satın alma talebi, gezici satın alma talebi, malzeme-ekipman gereksinim listesi gibi dokümanlarla iletilmesi;
3. Tedarikçilerin belirlenmesi: İhtiyaçların ya hazırdaki tedarikçiler tarafından sipariş tekrarıyla temini veya rekabetçi öneriler elde etmek için farklı tedarikçilerden fiyat teklifi istenmesi, ihale açılması;
4. Sipariş verilmesi: Orta ve düşük değerdeki standart ihtiyaçlar için standart şart ve koşulları olan satın alma emirlerinin, yüksek değerdeki mallar için taraflar arasında özel sözleşmelerin hazırlanması ve müzakere edilmesi;
5. Kolaylaştırma: Malların doğru zamanda teslimatından emin olmak için satın alma bölümünün tedarikçilerin nakliyatlarını takip etmesi amacıyla tedarikçinin siparişi alıp almadığı ve satın alma emrine uygun olarak malları tedarik etmeyi kabul edip etmediğinin, teslimat programına uyulup uyulmadığının kontrolü;
6. Teslim alma ve kontrol: Mallar teslim alındığında nakliyatın içeriğinin, miktar ve kalitesinin verilen siparişe uygunluğundan emin olmak amacıyla satın alma emrine göre kontrol edilmesi;
7. Fatura kontrolü ve ödeme: Faturanın satın alma emrine, teslim beyanına ve mallar teslim alındı pusulasına göre tasdiki ve ödeme için muhasebe bölümüne gönderilmesi;
8. Tedarikçi performansının değerlendirmesi: Tedarikçinin malları beklenen kalite ve miktarda, doğru fiyatta ve doğru zamanda teslim edip etmediğini değerlendirilmesi.

Bu yukarıda sıralanan sekiz iş parçasının elektronik cihazlar, özel yazılımlar falan kullanarak çevrim içi yapılması insana hiç de olmayacak iş gibi gelmiyor değil mi? Gerçekten de bu işin göreceli olarak kolay kısmı. Ne yaptığını bilen bir iki kişi tüm bu iş parçalarını elektronik oramda ve çevrim içi yapabilir ve dünyanın birçok yerinde de yapıyor. Dijitalleşme işinin esas zorluğu bu değil. Ne kadar elektronik cihaz ve çevrim içi operasyonlara geçerseniz geçin eninde sonunda işletmenizi insanlar yürütecek. Söz gelimi, yukarıda baktığımız işi de insanlar yürütecek. İşte tam da bu konuda bazı sorular var. İşlerin dijitalleştirilmesi kendi başına bir yük, dijitalleşen işlerin yürütülmesi bir başka mesele. Değinmek istediğim konu “zaten işlerin çoğu dijitalleşti dolayısıyla elinde bilgisayarı olan herhangi biri bu işi yürütebilir” düşüncesiyle, zaten giderek yaygınlaşan, gözden ve gönülden ırak ‘uzaktan çalışan’ şirket personeli ile iş yapmaya çalışmak.

Bu çevrim içi işleri ve faaliyetleri çevrim içi ama ‘şirket dışı’ personel yapacak. Öyle gözüküyor ki özellikle ‘yeni normal’ dediğimiz, tam ne olduğu belli olmayan ama neye benzeyeceği konusunda açık işaretlere sahip olduğumuz düzende işletme personelinin evden çalışması veya uzaktan çalışması yayılacak hatta bazı iş yerlerinde norm haline gelecek. Bazı işletmeler şimdiden personeline bu konuda talimatlar gönderdi bile. Yeni normalde tekrar çalışmaya hazırlanan birçok işletme çok sayıda personeline ‘evden çalışın’ dedi, evden çalışacak ‘nitelikte’ olması beklenen çok sayıda personel işe alındı. Bildiğim ABD menşeili bir yurt dışı işletme ‘evden çalışmak’ kaydıyla dört-yüz yeni personeli işe aldı. Bu yönetim kadrolarının aşağı yukarı %40’ı. Bu evden çalışma işi ve birkaç haftadır irdelediğimiz dijitalleşme birbirlerini tetikliyorlar. Uzaktan çalışma en azından işletme ve yönetimde dijitalleşmeyi hızlandıracak gibi görünüyor.
Bu eğilim de bir Türk deyişine göre, gözden dolayısıyla gönülden ırak yüzlerce personel nasıl idare edilecek sorusunu akla getiriyor. İşte işletmelerin dijitalleşme ve evden çalışma eğilimi rüzgarına kapılmadan cevap bulmaları gereken temel sorulardan biri bu? Evet, yüzlerce eleman çevrim içi olacak, birbirlerinin yüzlerini görecek ve seslerini duyacaklar, dijitalleşen işletme işleri (yirmi-altı iş) ve yönetim faaliyetleri bu elemanların görevlerini yerine getirmelerini kolaylaştıracak ama… İşin büyük bir aması var. Bu evden çalışan göz ve gönülden ırak elemanların yönetimi nasıl olacak?

Örnek olsun diye iş gücünün yönetimi deyince ne demek istediğimizi bir hatırlayalım. İş gücü yönetimi en basit tanımıyla aşağıdaki tabloda verilen faaliyetlerin yürütülmesidir. Sanayi devriminden bu yana işgücü yönetimi bu faaliyetleri yürüte gelmiştir. Bazı faaliyetler tamamen dijitalleşmiş, bazıları kısmen dijitalleşmiş olsa da sizlerin de bildiği gibi bazı faaliyetler ne dijitalleşmiştir ne de dijitalleşme olasılıkları o kadar yüksektir.

Görüldüğü gibi çok sayıda evden çalışan personelin idaresinde yukarıdaki faaliyetlerin büyük bir çoğunluğunun ciddi değişikliklere gereksinimi olacak. Bu konuda literatür oldukça sessiz. Söz gelimi dijital bir işi evinden yürütmekle sorumlu bir elemanın denetimi nasıl yapılacak? İşe nasıl alınacak? Nasıl yerleştirilecek? Personelinin kariyer planlaması neye göre nasıl yapılacak? Elemanların kariyer planlaması ne anlama gelecek? Nasıl yapılacak? Personelin motivasyonu nasıl sağlanacak? Personelin eğitimi nasıl yapılacak? Vs.

Dijitalleşmiş iş ve faaliyetleri dijital ortamda evden yönetecek iş gücünün sadece ‘iş gücü yönetimi’ konusunda yaratacağı cevap arayan sorular böyle. Yönetimin her alanında bu tür sorular ortaya çıkacak. İşletmelerin dijitalleşme ve evden çalışma konularını irdelerken bunu iyi düşünmeleri gerekir. Bu arada yukarıda sıraladığım yönetim sorularına cevap bulsanız dahi bu işi yapacak yönetim personelini nereden bulacağınızı da düşünmeniz gerekecek.

Sağlıcakla kalın.

Dipnot

[1] Paradigmada pazarlama ve yönetimin 26 işine bazen ‘iş’ bazen ‘görev’ denilir. İngilizce metinlerde ‘task’ kelimesi kullanılmaktadır.

[2] Dr. Osman Ata Ataç, The Business Management Grid, ITC UNCTAD/WTO, Geneva, Switzerland, 2005

[3] Aslında bu tanım bazılarınca kifayetsiz bulunur. Bu görüşte olanlara göre satın alma ham maddelerin tedarikçileri (ve onların tedarikçileri) ile başlayan ve müşteride biten bir zincirdir. Bir başka deyişle, satın alma, imalat ve dağıtım entegre üretim sisteminin bir parçasıdır. Bu ‘tedarik zinciri idaresi’ kavramına göre en başarılı imalat işletmeleri mal ve servisleri hem ‘yukarı yönde’ (tedarikçilerle birlikte) hem de ‘aşağı yönde’ (dağıtıcılarla birlikte) yönetmeye çalışanlardır.