Fuarlarda Zaman Yönetimi
Yıllar içerisinde kaç ülkede kaç fuara katıldım veya ziyaret ettim hatırlayamıyorum.
Ancak gerek katıldığım fuarlarda yaşadığım gerekse ziyaret ettiği fuarlarda gözlemlediğim temel problemin, “ Zaman Yönetimi “ olduğunu söylersem önce “ Yok yahu bu da nereden çıktı “ diyeceğinizi, sonra biraz düşünüp yaşadıklarınızı hatırladığınızda fikrime katılacağınızı sanıyorum.
Bu demek değildir ki boş stantta dostları ağırlamanın dışında sıkıntıdan ne yapacağımızı bilemediğimiz zamanlar olmuyor.
Elbette kendimizi boşlukta hissettiğimiz ve hatta “ Bu fuara katılmakla yanlış mı yaptık acaba“ dediğimiz zamanlar hiç mi olmadı?
Amma ben o pencereden değil de olası müşterilerin ziyaretindeki kalabalığın penceresinden bakmayı deniyorum.
Düşünün, fuarda üç kişisiniz ve ziyaretçi kalabalığı, birbirleri ile anlaşmış gibi birden ortaya çıkıp geliyorlar.
Tamam gelsinler, bizler zaten onları görelim diye o fuara katıldık da içimizden “ Neden hep beraber geliyorsunuz “ diye sormak da geçmiyor değil doğrusu…
Birileri ile görüşürken gelen ziyaretçileri kaçırmamak için görüştüğünüz kişilerle işi batırmadan nasıl ayrılacağınızı bilemediğiniz zamanlar hiç mi olmadı?
Yeni gelenleri kaçırmamak çabası bir yana, nezaket ziyaretine gelenleri ağırlamak, “ N’olcek bu Fenerin hali “ sohbetine girmek isteyenlerden kurtulmak eziyetini hiç mi çekmediniz?
“ İyi de hocam çözüm nedir bir söyle yahu “ dediğinizi duyar gibiyim.
Bu iş uzay mekiği yapmaya benzemez dersem inanın ne kadar basit bir çözüm var.
Ancak bu önerimin her derde deva bir ilaç gibi tüm bu sıkıntılarınızı hemen çözüme kavuşturacağını düşünmeyin sakın.
Amma zamanınızı çok daha etkili kullanabileceğinizi garanti ederim.
Çözüm, “ Ziyaretçi bilgi formu. “
Sakın bana “ Hocam zaten bu formları fuar düzenleyiciler bize veriyor “ demeyin.
Çünkü o formlar, çok genel çerçevede hazırlanmış ve sizlerin, olası müşterilerinizle görüşürken devamlı not almanızı ve bu nedenle de vakit kaybetmenize neden olacak şekilde tasarlanmıştır.
Önerim, olası müşterilerinizle görüşmelerinizde almanız gereken bilgilerin, ziyaretçilerinizle konuşma sırasında yazılarak alınmaması.
Bu bilgilerin hızla alınabilmesi için, ziyaretçi bilgi formlarının bir anket şeklinde hazırlanmasını ve olası müşterileriniz konuşurken yazı yazmak yerine, formdaki anket kutucuklarını işaretleyerek bu bilgileri toplamanızı öneririm.
Bu formları tasarlamak hiç de düşündüğünüz gibi basit olmayabiliyor.
Bazen işi basitleştirelim derken, gereğinden fazla detay girilerek hazırlanan formlarla daha fazla zaman kaybediliyor.
Ancak, amacına uygun hazırlanan basit formların, hele bir de tablet uygulamasına aktarılması ile ziyaretçilerle geçirilen zamanda yüzde kırklara varan tasarruf sağladığını gördük.
Aynı sektörde çalışıyor olsalar bile her firmanın kendi davranış biçimi farklıdır.
Bu nedenle firmaların en fazla önem verdikleri, mutlaka alınması gerektiğini düşündükleri, teklifi hazırlamada gerekli olan bilgileri en hızla ve olabilecek en uygun detayda alabilmeleri için kendilerine özel bir anket formu ( ziyaretçi bilgi formu ) hazırlamalarını öneririm.
Her yiğidin yoğurt yemesi farklıdır derler unutmayalım…