‘Etkin zaman yönetimi’ne dair birkaç ipucu…

“Zamanınızı iyi kullanmak istiyorsanız, neyin en önemli olduğunu bilmeli ve onun için elinizden gelen her şeyi vermelisiniz.”  Lee Iacocca 

“Çoğumuz, acil olan şeylere çok fazla zaman harcarken, önemli olan şeylere hiç de yeterli zaman harcamıyoruz.” Stephen Covey

Günümüzde iş dünyasında zaman yönetimi önemli bir sorunsaldır. Çalışanların çoğu termin süreleri, yoğun iş planları ve zaman hırsızları ile ayrı ayrı mücadelesini sürdürmektedir. Bu yoğun sürece birkaç dokunuşla, zamanı biraz daha kontrol altına almak mümkün olabilir mi?..

Bu konuda bir şeyler yapmaya istekli çalışanlar için, denemeye değer birkaç ipucu:

- Önce kendimizi ölçümlemek

Şüphesiz ki yaşamımızda bir şeyleri değiştirmek istiyorsak, ‘ölçümleme’ öncelikli konular arasında yer alır. Bir şeyleri değiştirmek için önce farkında olmak ve gün içinde neler yaptığımızı gerçekçi bir şekilde sorgulamak değişimi yönetmek için ilk atılacak adımların başında gelir. Kendimizi gerçekçi bir şekilde ölçümlediğimizde zamanımız nereye gidiyor, zamanımızı gereksiz yere meşgul eden olaylar nelerdir vb. birçok konuda farkındalığımız oluşur. Örnek olarak bir haftamızı kayıt altına alabiliriz ve bu süreçte tam olarak zamanımız nerelere gidiyor bunu görmüş oluruz.

Haftalık süreçte kendimizi ölçümlerken -ek olarak- kendimize bazı sorular sormamız detayların daha belirgin bir şekilde ortaya çıkmasını sağlayabilir.

- Kaçta yatıyorum ve uyanıyorum, panik halinde işe gitmemek ve iyi bir planlama yapmak için bu süreçte bir değişikliğe gerek var mı? Varsa bunu nasıl başarabilirim?

- Etkin bir planlama ile güne başladım mı?

- Gün içinde hangi iş süreçleri benim zamanımı alıyor, gereksiz olanlar var mı? Bunlardan arınmak için neler yapabilirim?

- Zamanımı yönetirken gerçekten ‘önemli ve acil’ olan görevlere öncelik tanıyor muyum, yoksa, araya önemli/önemsiz ama önceliği olmayan işler giriyor mu? (önceliği olmayan e-postalar, gereksiz/uzun sosyal medya kullanımı vb.)

- İşlerimle ilgili termin süreleri oluşturdum mu, yoksa gelişi güzel tahminlerle mi ilerliyorum? vb.

- Zaman hırsızlarından ve odaklanmamızı bozan şeylerden uzaklaşmak

Bu aşamada, bir önceki süreçte yaptığımız analizler sonrasında, kendimize biraz daha fazla zaman oluşturabilmemiz için hangi noktalara eğileceğimize karar verebiliriz.

- Örnek olarak sadece planımda var diye, işletme paydaşlarından biriyle gerçekleşecek toplantıya ben mutlaka katılmalı mıyım? Önemliyse tabii ki… ya önemli değilse bunu bir kez daha düşünebilirim.

- Yöneticiysem ve gün içinde sürekli astlarım ve üstlerim tarafından bölünmelere maruz kalıyorsam, en azından müdahale edebildiklerimle ilgili bir zaman aralığı belirleyebilirim… (Acil ve önemliyse hemen, değilse şu zaman aralığında…)

- Bende çok yoğun bir stres oluşturan veya zamanında sorumluluğunu aldığım iş tanımım dışına çıkan o görevin başkasına devredilmesiyle ilgili yöneticimle konuşmanın zamanı gelmiş olabilir mi?..

- Sosyal medya vb. bağımlılıklarım var ise bunlardan kurtulmak için ne yapabilirim?

Bu süreçte dikkat etmemiz gereken önemli unsurlardan biri de odağımızı nereye yönelttiğimizin farkında olmamızdır. Örnek olarak; satış mesleğinde olan bir çalışanın, yeni müşteri bulmak konusunda bir gelişim alanı mevcutsa ve ilgili kişi sürekli eski verimsiz datalar üzerinde çalışmalarını sürdürüyorsa bu durum da önemli bir zaman kaybı oluşturacaktır. Çok ama verimsiz çalışmanın yerini, ‘verimli çalışma gücü’ almalıdır.

- Etkin bir planlama yapmak

Etkin bir planlamanın olmayışı, işlerin gelişigüzel bir şekilde yapılmasına ve önemli zaman kayıplarına yol açar. Günlük işlerimizle ilgili öncelik sıralamasına göre planlama yapmak ve termin sürelerini belirlemek bizde sağlıklı bir baskı oluşturur ve yapılan işlerin yanına tik attıkça motivasyonumuz artar ve tatmin duygusu yaşarız. Görevlerimiz konusunda süre belirlemediğimiz zaman, kaytarmaya biraz daha yatkın oluruz ve görev sürelerini de gereksiz bir şekilde uzatmış oluruz. (Süre belirlerken kendimizi çok kısıtlamamamız da dikkat etmemiz gereken konulardan biridir. Ve o gün -acil ve önemli değilse- bitiremediğimiz o görev için üzülmemeliyiz.) Günümüzde birçok çalışan, gerek duymadığı için, kendisine fazla güvendiğinden dolayı veya vakit yetersizliğini öne sürdüğü için plan yapmıyor.

- Nabzı düşürmek için -mümkünse- güne biraz daha erken bir başlangıç yapmak

Güne panik bir şekilde başladığımızda, aynı şekilde devam etme olasılığı yüksektir. Normal uyanma zamanına göre biraz daha erken kalkmamız, sabahları oluşan panik halini devre dışı bırakacaktır. Ayrıca güne huzurlu bir başlangıç yapmak ve etkin planlama açısından da erken uyanmak her zaman iyidir… “Sabahın ilk saati, günün dümenidir” der Henry W. Beecher.

Tüm bunları yapmak işe yarayacak mı?.. Belki de ilk başlarda zorlanabilir veya hatalar yapabiliriz ama yeni alışkanlıklarda ‘tekrar denemek’ önemli bir güç ve motivasyon kaynağıdır…

Kaynak: Harvard Business Review Press- 20 Dakikada Zaman Yönetimi