Etkili Olmak ile Verimli Olmak
İş yaşamında “Etkili Olmak” ile “Verimli Olmak” arasında çok önemli farklar vardır. Bir işin hem etkili hem de verimli olması en ideal sonuçtur, ancak günümüzün belirsiz ve riskli koşullarında bunu başarmak oldukça zordur. Değişken koşullar karşısında, bir işletmenin tüm faaliyetlerinin her birinden hem etkili hem de verimli sonuçlar elde edebilmesi için, her bölüm yöneticisinin bu iki kavramı içselleştirmesi ve buna uygun davranması gerekmektedir.
Çok kısa olarak tanımlamak gerekirse; Etkili Olmak doğru işleri yapmak, Verimli Olmak ise işleri doğru yapmak demektir. Bu iki kavramı örneklerle açıklayalım;
Etkili Olmak
Çok fazla gayret ederek, çeşitli alternatifler deneyerek veya farklı çözümler üreterek, hedeflenen sonuca ulaşmak olarak tarif edilebilir. Tüm bu çalışmalarla beklenen sonuçlar elde edilmiş ve bu durum etkili olmuş olabilir. Ancak, bu sonucu elde etmek için tahmin edilendan daha fazla zaman, harcama veya kaynak kullanılmış olabilir. Sonuç etkili olmuştur, ama sonucu elde etmek verimli olmamıştır.
Örneğin, kurumsal satışta hedeflenen bir ciro varsa, bu ciroya ulaşmak için satış departmanında çalışanların, yapmaları gerekenden daha fazla müşteri ziyareti veya bölgelere seyahatler yapmaları, müşterilerine vermeleri gerekenden daha fazla indirim veya ödeme vadelerini uzatmaları sonucunda hedefe ulaşmaları, işletme için etkili olmuştur. Yani hedefe ulaşılmıştır, ancak, hedefe ulaşırken verimli işler yapılmamıştır.
Etkili olmanın ölçümü kolay değildir, çünkü etki öznel yargılara dayanır.
Verimli Olmak
Doğru planlama yapılarak, süreçleri takip ederek veya kaynakları minimum kullanarak hedeflenen sonuca ulaşmak olarak tarif edilebilir. Görüleceği üzere, istenen sonucı elde etmek için olması gerekenden daha fazla kaynak kullanılmamıştır, hatta bazı koşullarda planlanandan daha az harcama bile yapılabilir. Bu durumda sonuca verimli bir şekilde ulaşılmış olur.
Yine aynı örnekten devam edecek olursak, hedeflenen ciroya ulaşmak için, müşteri bazında planlamalar yapmak, ziyaretleri önceden müşteriye veya bölgelere bildirmek, hazırlık yapmalarını sağlamak, geçmiş satış verilerini analiz etmek, bayi depo stoklarına hakim olmak, birlikte stratejik değerlendirmeler ve satış tahminleri yaparak, belirlenen harcama bütçesi dahilinde, hedefe ulaşmaları, satış faaliyetinin verimli olması anlamına gelir. Yine hedefe ulaşılmıştır, ama bu kez verimli çalışmalar yapılmıştır.
Verimlilik, belirli ölçütleri kullanarak analiz edilebilir ve doğru bir şekilde değerlendirilebilir. Bunun için süreçlere odaklanmak gerekmektedir.
Bu iki kavramı çok daha basit bir örnekle açıklayalım. Bir iş arkadaşınızı ziyarete gittiğinizi düşünün, öğlen saati geldiğinde size yemek ikram etmek istemektedir. Yemekler gelir, ama masada ekmek yoktur. Hemen arkadaşınız bir görevliyi çağırarak, ofisin karşısındaki marketten bir ekmek almasını ister. Giden kişi, 5 dakika sonra geri gelir, markette ekmek kalmadığını söyler. Bunun üzerine arkadaşınız, görevliye arabayla daha uzaktaki markete giderek ekmek almasını ister. Bu kez ilgili kişi arabayla diğer markete gider, ekmeği alarak, getirir. Sonuçta masaya ekmek gelmiştir, bu durum etkili bir sonuçtur, ancak yapılan iş verimli olmamıştır, çünkü ekmeği almak için, yakıt harcamıştır ve zaman kaybetmiştir.