E-defter ve e-belge uygulamalarına geçerek maliyetlerde önemli avantajlar elde edebilirsiniz

Abdullah KİRAZ

1- Giriş

Yılın sonuna yaklaştığımız bu günlerde, mali gündem konularından biri de: elektronik defter ve elektronik belge uygulamalarına kimlerin ve hangi tarihlerde başvurularını yaparak uygulamalara geçmek zorunda oldukları?

Neredeyse her ilde bugünlerde bilgilendirme seminerleri, konferanslar, toplantılar muhasebe meslek odaları tarafından tertip edilmekte ve yoğun bir şekilde katılım sağlanmakta. Bu toplantı, seminer ve konferanslarda; mükellefler ve mali müşavirler pür dikkat “Acaba benim mükellefim e-Defter Uygulamasına geçmek zorunda mı?”, “Mükellefim e-Defter’e geçerse e-Fatura uygulamasına da geçmek zorunda mı?”, “Mükellefimin e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunmuyorsa e-Defter uygulamasına geçebilir mi?”, “Süresinde başvurular yapılmazsa hangi müeyyideler uygulanır” gibi soruların cevabını edinmeye çalışmakta.

Bu yazımızda kimlerin hangi tarihlerde e-Defter ve e-Belge uygulamalarına dahil olmaları gerektiği hakkında tekrar bilgi vermek yerine (bu hususta kapsamlı bir yazımızı “E-belge ve e-defter uygulamalarına geçin rahat edin…” başlığıyla 4.12.2021 tarihinde bu köşeden paylaşmıştım), e-Defter ve e-Belge uygulamalarına neden geçmeliyiz? ve Bizlere ne gibi avantajları bulunur? konularında bilgi vermek ve nihayetinde zorunluluk kapsamında olunmazsa dahi E-Defter ve E-Belge Uygulamalarına Geçerek Maliyetlerde Önemli Avantajları Nasıl Elde Edebiliriz ? sorusuna cevap bulmaya çalışacağım.

2- Kağıt defter ve kağıt belge döneminde hangi maliyetlere katlanıyoruz?

Ticari ve mali uygulamalarda kanuni defter ve belgeler uzun bir zaman sadece kâğıt ortamda tutulabilmekteydi.

Bu dönemde, defterlerin kâğıdı, ciltlenmesi, noter tasdik işlemleri, yazdırılması, arşivlerde muhafazası, talep eden yetkili birimlere ibrazı, teslimi süreçlerinde; kağıt, cilt, tasdik, mürekkep, yazıcı, toner, depolama, taşıma-nakliye, teslimi için bir taraftan önemli maliyetlere katlanılmakta bir taraftan da önemli düzeyde kağıt kullanımı gerçekleşmekteydi.

Defterler dışında ayrıca mali ve ticari belgeler olan, fatura, sevk irsaliyesi, müstahsil makbuzu, gider pusulası, serbest meslek makbuzu, döviz alım ve satım belgesi, bankacılık işlemlerindeki dekont, sigorta poliçeleri, sigorta komisyon gider belgeleri de uzun bir dönem sadece kâğıt belge olarak ve çoğunluğu anlaşmalı matbaalardan bastırılması gereken belgeler olarak kullanılması gerekmekteydi. Bu belgelerin de, bastırılması, yazdırılması, müşteriye verilmesi (gönderilmesi), işletmede ve muhasebe birimlerinde muhafazası, ilgili birimlerce talep edildiğinde teslim edilmesi süreçlerinde de defterlerde olduğu gibi, kağıt, yazıcı, toner, mürekkep, zarf, klasör, koli, depo, muhasebeleştirme vb. önemli ve çoğunluğu kağıda bağlı operasyonel süreçler yürütülerek bu maliyetlere katlanılmaktadır.

3- Elektronik defter ve belge uygulamalarına geçince hangi maliyetlerimiz ortadan kalkıyor?

Elektronik defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin kâğıt ortamda defter tutması gerekmediğinden, defterler için kâğıt, tasdik işlemleri için notere tasdik ücretleri ile kâğıt defter nedeniyle oluşan diğer ciltleme, yazdırma, muhafaza ve ibraz etme süreçlerinde kâğıda bağlı olarak oluşan maliyetler tarihe karışıyor. Elektronik defter uygulamasına dahil olarak artık kanuni defterinizi tamamen elektronik ortamda tutabilir ve elektronik saklama ortamlarında muhafaza ve ibraz edebilir hale gelirsiniz. Böylece büyük arşiv depoları tutmaktan ziyade dijital ortamda ve her an erişebilir bir yapıya kavuşursunuz.

Elektronik belge uygulamalarında da yukarıda saydığımız ticari ve mali belgeleri elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenleme ve büyük çoğunluğu ile de elektronik ortamda iletme ve muhafaza etme imkanı sağlanmakta ve böylece matbaa baskı ücretleri ile bu belgelerin oluşturulması sürecinde ortaya çıkan, toner, mürekkep, yazıcı maliyetleri ile bu belgelerin taraflarca muhasebeleştirilmesi, muhafazası ve ibrazı için katlanılan arşivleme, posta veya kargolama ücretleri ile kağıda dayalı operasyonel işletim maliyetleri çok büyük ölçüde tarihe karışmaktadır.

4- Dijital dönüşüm sürecine “zorunluluk” yerine “isteğe bağlı olarak” da her zaman geçmek mümkündür!

Elektronik defter ve belge uygulamalarının yukarıda sağladığı avantajları düşündüğümüzde zorunluluk şartlarının oluşmasını mı bekleyelim? yoksa dijital dönüşüme isteğe bağlı olarak mı geçelim? Dijital dönüşümün kaçınılmaz hali geldiği ve hayatımızın her anına temas ettiği günümüzde bu sürece, sağladığı maliyet avantajlarını da dikkate aldığımızda “isteğe bağlı olarak geçelim” cevabını benim gibi pek çoğunuzdan da duyar gibiyim.

“Debisi çok yüksek hızla akan dijital dönüşüm nehrinde ya dijital dönüşüm gerçekleştirerek can yeleğimizi giyip hayatta kalacağız ya da bu yeleği giymeksizin hayati tehlikelerle baş başa kalacağız.”

5- e-Defter ve e-Belge uygulamalarına nasıl dahil olunur?

Gelir İdaresi Başkanlığı dijital dönüşüm çalışmalarında önemli yer tutan e-Belge ve e-Defter uygulamalarına başvuruları da elektronik imza veya mali uygulamalar için özel olarak geliştirilen mali mühür sertifikası ile elektronik ortamda alıyor.

Gerçek kişiler elektronik imza veya mali mühürden herhangi birini kullanarak, tüzel kişiler ise mali mührü kullanarak elektronik uygulamalara başvurularına elektronik ortamda gerçekleştirebilmektedir. Başvuru ekranlarına ebelge.gib.gov.tr ve edefter.gov.tr internet adreslerinden rahatlıkla ulaşabilirsiniz.

Başvurularınız sonrasında Gelir İdaresi Başkanlığınca duyurulan UYUMLU YAZILIMLARI siz veya çoğunlukla da mali müşavirleriniz kullanarak defterlerinizi elektronik ortamda e-Defter olarak tutmaya başlayabilirsiniz.

e-Belge uygulamalardan yararlanmanız için Gelir İdaresi Başkanlığı size üç yöntemi de sunuyor. ister Başkanlığın ücretsiz olarak sunduğu Portal uygulamasını kullanın, ister Başkanlıktan izin alan yazılım sektöründe faaliyet gösteren özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemleri ve sundukları programlardan yararlanın ya da belirtilen güçlü bilgi işlem standartlarına sahipseniz kendi bilgi işlem sistemlerinizi GİB sistemleri ile entegre ederek uygulamaya dahil olun, takdir sizin…

6- Sonuç olarak;

e-Belge ve e-Defter Uygulamalarına isteğe bağlı olarak ta geçerek yukarıda belirtilen maliyet avantajlarını elde edebilir ve ayrıca daha az kağıt kullanarak daha az ağaç kesilmesine ve çevreye katkıda bulunabiliriz. Zorunluluğu beklemeye gerek yok. e-Belge ve e-Defter uygulamalarına dahil olarak rahat edebiliriz.