Düzeltici Faaliyetler

Yılın ilk dört yazısında bir işletmenin yıllık faaliyetlerini düzenleyebilmesi ve başarılı olması için, “Hedef, plan, bütçe ve aksiyon” olarak tanımladığımız ilk dört adımı atması gerektiğini ve bu adımlar için yol haritasını özetlemiştim. Bu adımlar takip edildiğinde, işletmenin plan ve bütçesini başarılı bir şekilde uygulanabilir ve hedeflere ulaşılabilir. Ancak son adım olan “Aksiyon”a geçtikten sonra, yani özetle faaliyetlerin planlandığı gibi gerçekleştirilebilmesi için dört adım daha gündeme alınmalıdır. Bunlar; “Kontrol, düzeltme, önlem alma ve sürdürme”dir. Geçen hafta “Kontrol” konusunu işlemiştik.

Bu hafta ise yapılan kontrol faaliyetinde tespit edilen hatalar, eksiklikler ve yapılması gereken eklemeleri inceleyeceğiz.

Bilindiği gibi, düzeltici faaliyetler, işletmedeki sorunları ele almak, hataları düzeltmek ve süreçleri geliştirmek amacıyla uygulanan önlemlerdir. İşletmelerde düzeltici faaliyetler aşağıdaki konularda uygulanmalıdır: 

• Kalite Sorunları:

Ürün veya hizmetlerdeki kalite sorunlarına yönelik düzeltici faaliyetler, müşteri memnuniyetini artırmak ve ürün/hizmet kalitesini yükseltmek için gerçekleştirilmelidir. 

• Operasyonel Hatalar:

İş süreçlerindeki hatalar, eksiklikler veya aksaklıklar nedeniyle ortaya çıkan operasyonel sorunlar, düzeltici faaliyetlerle giderilmeye çalışılmalıdır. 

• İş Güvenliği ve Çalışan Sağlığı Sorunları:

İş yerindeki güvenlik ve sağlık sorunlarına yönelik düzeltici faaliyetler, çalışanların güvenliğini sağlamak ve iş kazalarını önlemek için uygulanmalıdır. 

• Mali Kontroller ve Finansal Sorunlar:

Finansal süreçlerdeki hatalar, mali kontrol eksiklikleri veya muhasebe hataları gibi finansal sorunlara yönelik düzeltici faaliyetler, işletmenin mali yönetimini güçlendirmek amacıyla gerçekleştirilmelidir. 

• Müşteri Geri Bildirimleri:

Müşteri şikayetleri, geri bildirimleri veya memnuniyetsizlikler üzerine düzeltici faaliyetler planlanmalıdır. Bu faaliyet müşteri memnuniyetini artırmak ve müşteri beklentilerine daha iyi yanıt verebilmek için önemlidir. 

• Süreç İyileştirmeleri:

İş süreçlerindeki verimlilik eksiklikleri, gereksiz karmaşıklıklar veya zaman kayıpları gibi sorunlara yönelik düzeltici faaliyetlerle süreç iyileştirmeleri yapılmalıdır. 

• Eğitim ve Yetenek Geliştirme:

Personelin eksik olduğu yetenekler veya bilgi alanlarına yönelik düzeltici faaliyetlerle eğitim programları düzenlenir. Bu, personelin işlerini daha etkili bir şekilde yerine getirmelerini sağlamak amacıyla yapılır. 

• Yasal ve Uyum Sorunları:

İşletmenin yasal gerekliliklere uymaması durumunda ortaya çıkan sorunlar için düzeltici faaliyetler planlanmalı ve uygulanmalıdır. 

Bu konularda düzeltici faaliyetler, işletmenin süreçlerini düzeltmek, iyileştirmek ve sürdürülebilir bir başarı elde etmek amacıyla önemlidir. İşletme, sürekli olarak performansını gözden geçirir ve düzeltici faaliyetleri uygularsa, sürekli iyileştirme ve başarı elde etme şansını artırabilir. 

Peki, işletmenin faaliyetlerini sürdürürken yapılan kontroller sonrasında düzeltici faaliyetleri tespit etmek için hangi adımlar atılmalıdır? 

1. Kontrollerin Belirlenmesi ve Uygulanması

İlk adım, işletmenin belirli süreç ve faaliyetlerini kontrol etmek üzere uygun kontrol mekanizmalarını belirlemektir. Kontroller, performans ölçütleri, prosedürler ve politikalar gibi çeşitli araçlarla uygulanabilir. 

2. Kontrol Sonuçlarının Analizi:

Kontrollerin uygulanmasının ardından elde edilen veriler ve sonuçlar analiz edilmelidir. Bu analiz, olası hataları, eksiklikleri veya uyumsuzlukları belirlemenize yardımcı olacaktır. 

3. Sorunların Tanımlanması:

Analiz sonuçlarına dayanarak ortaya çıkan sorunları net bir şekilde tanımlanmalıdır. Sorunlar, süreçlerdeki hatalar, uyumsuzluklar, kalite düşüşleri veya diğer performans sorunları olabilir. 

4. Öncelik Sırasını Belirleme:

Tespit edilen sorunları öncelik sırasına koymak, çözüm sürecini daha etkili hale getirecektir. Kritik iş süreçleri ve müşteri memnuniyetini etkileyen sorunlara öncelik vermek önemlidir. 

5. Düzeltici Faaliyetlerin Belirlenmesi:

Sorunların öncelik sırasına konulmasının ardından, düzeltici faaliyetler belirlenmelidir. Düzeltici faaliyetler, süreçleri geliştirmek, hataları düzeltmek veya uyumsuzlukları ortadan kaldırmak için planlanmalıdır. 

6. Eylem Planlarının Oluşturulması:

Düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek için detaylı eylem planları oluşturulmalıdır. Bu planlar, sorunların kök nedenlerini anlama, düzeltici tedbirleri uygulama ve sürekli iyileştirme için adımları içermelidir. 

7. İzleme ve Değerlendirme:

Düzeltici faaliyetlerin uygulanmasının ardından süreci izlenmeli ve sonuçları değerlendirilmelidir. İyileştirmelerin etkisini ölçmek ve gerektiğinde düzeltici faaliyetleri revize etmek önemlidir. 

Bu adımlar takip edilerek, işletmenin faaliyetlerini sürdürürken yapılan kontroller sonrasında düzeltici faaliyetler tespit edilebilir ve iş süreçlerini sürekli olarak iyileştirilebilir. 

Bu hafta “Düzeltme” konusunu işledik, haftaya “Önlem alma”, daha sonra da “Sürdürme” konularını sırayla irdeleyeceğiz.