Dış Kaynak Kullanımında Riskler
İşletmelerin ana iş konularına odaklanarak, zaman kaybı, verimsizlik, maliyet artışı veya uzmanlaşmama nedeni ile kalite sorunu yaşadıkları bazı işleri, dış kaynaklara yönelmeleri (Outsourcing) ile birlikte bazı sorunlar da oluşmaya başlamıştır.
Bilindiği gibi, son 10-15 yılda işletmeler, kendi bünyelerinde gerçekleştirdikleri bazı üretim veya hizmetleri dış kaynaklara yöneltmişlerdir. Örneğin, mutfak, yemek, güvenlik, personel taşıma, temizlik, lojistik, depolama, kurye gibi hizmetler, önceleri kendi bünyelerindeki personel ve imkânları ile gerçekleştirirken, günümüzde bu işleri konularında uzmanlaşmış işletmelere (Tedarikçilere) devretmişlerdir.
Dış kaynak kullanımının bir taraftan avantajları varken, diğer taraftan da dezavantajları vardır. Avantajı başta maliyetleri düşürmek olarak görülse de, işletmelerin bu işler için gereğinden daha fazla personel istihdam etmemeleri, bazı üretimleri gerçekleştirirken (Başta mutfak olmak üzere) firelerin ve kayıpların azalması, hizmet kalitesinin artması ve gereğinde hızlıca tedarikçilerin değiştirilebilmesi olarak sayılabilir. Ancak avantajlar bunlarla sınırlı değildir. İşletmelerin varlıklarını sürdürebilmeleri ve çalışanların verimli olmaları için hayati öneme sahip bu hizmetleri dış kaynaklara yöneltmeleri, ana iş faaliyetlerine odaklanarak, finans ve muhasebe, Ar-Ge, tedarik zinciri yönetimi, üretim, planlama, pazarlama, satış, satış sonrası hizmetler gibi işlerdeki kaliteyi ve verimi artırmalarına olanak vermektedir. Zira destek faaliyetlerini sağlamak için gereken zamanı ve odaklanmayı, işletmeye gelir getirecek işlere ayırmak, doğal olarak ana iş konularında daha etkin olmayı sağlayacaktır.
Ayrıca ana iş faaliyetlerinden bazı işler de son yıllarda dış kaynaklara yöneltmektedir. Bunların başında teknik destek, çağrı merkezi, perakende mağaza zincirleri için tanzim ve teşhir çalışmaları sayılabilir. Hatta başta tekstil sektörü olmak üzere, kumaş kesim, ütüleme, paketleme gibi bazı departmanların da şirket bünyesinden ayrılarak, şirketleşen çalışanlarına devreden işletmeler bulunmaktadır. Bazı üretim yapan fabrikalar da montaj, birleştirme, bitmiş ürünleri paketleme ve malzeme elleçleme (Material handling) gibi işleri yine dış kaynaklara yönlendirmektedirler.
Dış kaynak kullanımının avantajları olduğu kadar, dezavantajları da vardır. Bu dezavantajlar işletmeler için önemli riskler oluşturabilir.
- Sadece belirli tedarikçilere iş devretmek, kaynak bağımlılığna yol açabilir. Böyle durumda tedarikçiler ücret veya fiyatları kendi kontrollerinde tutabilir ve diledikleri zaman artırabilirler. Kaynak bağımlığında, tedarikçiler üretim hatlarını daha önemli ve değerli şirketlere öncelik verebilirler, daha küçük veya orta büyüklükteki işletmelerin işlerini öteleyebilirler.
- Dış kaynak kullanımında, eğer belirli standartlar ve kriterler konmamışsa, değişen koşullara uyum sağlanmamışsa veya düzenli bir kontrol söz konusu değilse, bir süre sonra, alınan hizmetin kalitesi düşebilir. Tedarikçi değiştirene kadar geçen sürede, müşteri şikâyetleri artabilir. Bu durum müşteri kayıplarına da neden olabilir ve kaybedilen müşterileri geri kazanmak çok zor olabilir.
- Planlama eksikliği dış kaynak kullanımının zamanlamasında problemlere neden olabilir, ana üretim aksayabilir veya terminlerde (Yükleme zamanları) gecikmeler oluşabilir ve başta yurt dışı müşterilerden olmak üzere reklamasyon (Para cezaları) gelebilir.
- Lisanslı üretim yapan işletmeler, lisans aldıkları markalara karşı sadece fabrikalardaki koşullardan değil, aynı zamanda dış kaynak kullanımında bulundukları tedarikçilerin üretim tesislerinden de sorumludurlar. Lisans anlaşması gereği, çocuk işçi çalıştırmamak, işçilerin tüm sosyal haklarını sağlamak, sigorta ve maaşları zamanında ödemek, yangın veya doğal afetler için gerekli donanımların bulunması ve bu konuda eğitimlerin verilmesi gibi konular, genellikle tedarikçilerde tam olarak sağlanamamaktadır. Yapılan kontrollerde bu gibi durumlar, lisans iptaline kadar yol açacak süreçleri tetikleyebilir. Günümüzde hiçbir şey gizli kalmamaktadır, özellikle sosyal medya da her türlü olumsuzluk hızla yayılmaktadır. Örneğin, Çin’de fason işleri evlere dağıtarak yaptıran ve çocukları çalıştıran bir Avrupa şirketinin bu uygulaması, sosyal medyada hızla yayılmıştır. Söz konusu Avrupalı şirket, bu işi Çin’de bir şirkete devrettiklerini oradan alım yaptıklarını ve sorumluluğun onlara ait olduğu açıklamış olsalar da, “Marka” kendilerine ait olduğu için, bu sorumluluktan kurtulamamışlar ve ciddi pazar kayıpları yaşamışlardır. Yani, dış kaynak kullanımında sorumluluk en son noktaya kadar, ana işletmeye aittir.
- Bir işletmenin bir faaliyetini gerçekleştirmek için yatırım yapan bir tedarikçinin (Mutfak, servis araçları, depo veya benzer malzemelerin yatırımı) işler beklenen kalitede gerçekleşmemesi durumunda, sözleşmeleri bitirmek maliyetli olacaktır veya tedarikçinin pazarlık gücü artacaktır.
- Tedarikçilerin alım yaptıkları malzemeler veya yarı mamullerin kontrolü de çok önemlidir. Zira kalitesiz alımlar, kuşkusuz ana işletmeyi etkileyecektir. Ayrıca faturasız alımlar veya uygun olmayan yerlerden alım yapan tedarikçilere gelecek vergi cezaları veya denetlemeden ana işletmeler de payını alacaktır.
Bu nedenle dış kaynak kullanımının vazgeçilmez unsuru “Kontrol” ve “Planlama”dır. Böylelikle, dış kaynak kullanımındaki riskleri minimize ederek, sağlanacak faydaları artımak mümkün olacaktır.