Defter tutmanın gereği ve önemi

Defter tutma ile ilgili esaslar esas itibariyle, ülkemizde iki ayrı kanunda düzenlenmiştir. Vergileme esasları çerçevesinde Vergi Usul Kanunu’nda, işletmecilik esasları açısından Türk Ticaret Kanununda hükümler yer almaktadır. Ulaşılmak istenen amaçların farklılığı nedeniyle iki ayrı düzenleme uygun görülmüştür. Kamu yönetiminin gereği olarak ayrı muhasebe düzenlemeleri öngörülmüştür. Bu gün vergi mükellefleri ve işletmelerce defter tutulması üzerinde duracağız.

Vergileme ve defter tutma

Bilindiği gibi dünyada ve ülkemizde vergilemeye esas matrahların mükellefçe belirlenerek beyan edilmesi esastır. Vergi sisteminin beyan esasına dayandırılmasının temelini vergiyi doğuran olayları mükelleflerin kayıtlarından izlenebilmesi oluşturur. Kayıtlar ise vergiyle ilgili işlemlerin dayanak belgelerin kanunen tutulması zorunluğu getirilen defterlere işlenmesi ile oluşturulur.

Vergi Usul Kanunu’nda kimlerin defter tutmak zorunda oldukları, tutulacak defterler, defterlerin tasdik zamanları, defter tutma esasları, temel amacın ne olduğu ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Öncelikle temel amaç 171’nci maddede belirtilmiştir.

Defter tutmanın amaçları

Mükellefler bu kanuna göre tutacakları defterleri vergi uygulamaları bakımından aşağıdaki maksatları sağlayacak şekilde tutar.

1- Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumlarını tespit etmek,

2- Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap sonuçlarını tespit etmek,

3- Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek,

4- Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek,

5- Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını (emanet mahiyetindeki değerler dahil) kontrol etmek ve incelemek.

Defterlerin uygun şekilde tutulmaması

Mükelleflerce tutulacak defterlerin yukarıda sayılan amaçları karşılayacak şekilde tutulmamış olması halinde vergi incelemeleri sırasında, Vergi Usul Kanunu’nun 30’uncu maddesi 4 numaralı bendi uyarınca re’sen takdir nedeni sayılır. Mükellef defterlerinin doğru bir vergi incelemesine imkân vermeyecek derecede noksan, usulsüz ve karışık olması dolayısıyla ihticaca salih (güvenilir) bulunmadığı kabul edilerek vergiye esas olacak matrahın vergi müfettişi veya takdir komisyonunca yeniden belirlenmesi yoluna gidilir. Ayrıca usulsüzlük cezası, takdir sonucuna göre, vergi ziyaı ortaya çıkarsa vergi ziyaı cezası kesilir.

Muhasebe usulünü seçmekte serbestlik

Mükelleflerin kayıtlarını nasıl tutacakları konusu kanunun 175’inci maddesinde hükme bağlanmıştır. Maddeye göre mükellefler yukarıda yazılı maksat ve esaslara uymak şartıyla, defterlerini ve muhasebelerini işlerinin bünyesine uygun olarak diledikleri usul v e tarzda düzenlemekte serbesttirler. Ancak, Hazine ve Maliye Bakanlığı; muhasebe standartları, tek düzen hesap planı ve mali tabloların çıkarılmasına ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bunları mükellef, şirket ve işletme türleri itibariyle uygulatmaya ve buna ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkilidir.

Ticaret Kanunu’nun ticari defterler hakkındaki hükümleri mahfuzdur.

Maliye Bakanlığı, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkilidir. Bakanlığın düzenleme yetkisi Kanun’un mükerrer 257’nci maddesinde ayrıca düzenlenmiştir.

Bakanlık bu madde ile verilen yetkileri yayınladığı genel tebliğlerle kullanmıştır. Muhasebe usulünü seçme serbestliği kanun hükümleri ve genel tebliğlerde belirtilen esaslar çerçevesinde devam etmektedir.

Ticari defterlerin tutulması

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18’inci maddesinde, tacir, her türlü borcu için iflasa tabidir; ayrıca kanuna uygun bir ticaret unvanı seçmek, ticari işletmesini ticaret siciline tescil ettirmek ve bu kanun hükümleri uyarınca gerekli ticari defterlerini tutmakla yükümlüdür. Denilmektedir. Ticari defterlerin tutulması ile ilgili ayrıntılı düzenlemeler kanunun 64’üncü ve 65’inci maddelerinde yer almaktadır.

Ticari defterler

Ticari defterlerin tutulması ile ilgili esaslar kanunun 64’üncü maddesinde düzenlenmiştir. Maddeye göre;

1) Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.

2) Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.

3) Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü paragrafta sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Ancak anonim ve limited şirketlerin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapılır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı’nca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.

4) Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir. Ticaret Bakanlığı, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılabilir. Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri saklıdır.

5) Bu kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı kanunun 175 inci ve mükerrer 257’nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. Bu kanunun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri 213 sayılı Kanun ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmez.

Defterlerin tutulması

 Defterlerle ilgili diğer esaslar kanunun 65’inci maddesinde yer almaktadır. Defterlerin Türkçe tutulması gereği gibi.

1) Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir.

2) Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.

3) Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.

4) Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir. Defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır. Elektronik ortamda tutulma hâlinde birinci ilâ üçüncü paragraf hükümleri kıyas yoluyla uygulanır.

Değerlendirme

Defter tutmak, özetle, işletmelerde meydana gelen parasal ve fiziki mal ve hizmet hareketlerinin izlenmesini sağlar. Bir yönüyle devletin kamu hizmetini yerine getirmek için mükelleflerden alması gereken verginin doğruluğunun vergi denetimine yetkili kişilerce, kontrolünü sağlama aracıdır. Diğer taraftan ticari defterler işletme sahibinin işletmenin durumunu izleme ve değerlendirme aracıdır. Defterler işletme sahibi ve yöneticilerine;

■ İşletmenin kar zarar durumunu görmelerine,

■ Satacağı mal ve yapacağı hizmetlerin maliyetini ve satış fiyatını belirlemesine yardımcı olur,

■ Vergi idaresine ödeyeceği vergi tutarını hesaplar,

■ Finansal bilgilerin dönemler itibariyle karşılaştırılması v e durum değerlendirilmesine imkân verir,

■ Ticari ilişkide bulunulan kişilerle ve vergi idaresi ile anlaşmazlık çıkması durumunda defter kayıtları ve dayanağı belgeler ispat aracı olarak kullanılır.