Online toplantı canavarı

Evden çalışmanın havuz problemine dönüşümü

Sabah telefonunuza gelen bir e-mail ile uyanmak, hele de henüz başlamadığınız bir işin ne zaman sonuçlandığı soran bir e-mail ise...

Bir süre dalgın kim olduğunuzu hatırlayıp tekrar uykunun kucağına sığınmak istediğinizde bu sefer, Whatsapp ya da sleak’ten aynı sorunun cevabını acil isteyen başka mesajlarla keyifsiz uyanırsınız. Henüz başlamadığınız işin vicdan azabı ile kahvaltınızı apar topar yaparken, gelen yüzlerce mailin arasında kaybolursunuz. Şirket içinde kriz addedilen bir konu varsa, birbirine zincirlenmiş e-postalar odayı doldurur. Bu tür tansiyondan rahatsız olan bir yapıda iseniz ve eğer yöneticinizi yüz yüze görüp sorunu çözemiyorsanız, konu sizi işinizden soğutan buz gibi bir havuz problemine dönüşür.

Malum çocuklar da okulda değil... Eşinizden, anne-babanızdan ya da çocuklardan gelen talepler eskiden hayatınızda var olmayan bir baskıya dönüşür.

Tüm bunların üzerine yerli yersiz konan online toplantılar. Bu toplantıların uzunluğu ve verimsizliği de bir kartopu olarak başlayıp, çığ yaratır sonunda.

Bize ne oldu?

Normale dönüş sonrası evden çalışmanın en azından kısmi olarak bir seçenek olduğu, artık hepimizin malumu. Bir şekilde tekrar eskisi gibi olamayacağımız açık. Bu süreç hepimiz için bir deneyim oldu e-postanın yeni yaygınlaştığı dönemlerde şaka postları, e-posta grupları ve e-posta etrafında dönen bir dizi tartışmanın içinden geçtik. Ardından bu aşırı kullanım sosyal medya ve cep telefonlarımıza yüklü çeşitli aplikasyonlara taşındı. Buradan gelen aşırı bilgi çağlayanı ile yalnızca iş hayatımızda değil; özel hayat, iş hayatı ve sosyalliğin birbirine karıştığı durumları yaşıyoruz. Tüm bunların üzerine gelen online toplantılar ilk başta hepimizi (özellikle de işverenleri) rahatlatsa da bu yöntemin çok fazla kullanımı, iş verimini fazlasıyla düşürmüş durumda. İş dışında öğrenme ve paylaşım kaynaklı çok fazla online bilgilendirici ve eğitim isteği var. Pandeminin başlarında sevinçle karşıladığımız bu toplantı yöntemi hafiften kabak tadına dönüşmüş durumda. Her an herkes (ben de dahil olmak üzere) bir toplantı organize edebilir ve sizden buna katılmanızı rica edebilir.

Bunların en acımasızı şirket yönetiminden, çalışma gruplarınızdan ya da müşterilerinizden gelen online toplantı istekleri. Uzaktan yönetime uyum sağlayamamış mikro management yöntemleri, programsız toplantı istekleri ya da sadece programlandığı için yapılmak zorunda olan yığılmış bir sürü toplantı. Çalışma ortamında aslında bir telefon ya da e-posta ile halledilebilecek olan işler online toplantı ortamına taşınmış durumda. Ortalama bir yöneticinin, günde 4 online toplantıya katıldığını düşünüyorum. Datassist Bordro Servisi yönetimi için bu sayıyı rahatlıkla söyleyebilirim. Fiziksel toplantıların birçoğunun (belki de bu sayı % 70’lere ulaşır) verimsiz olduğunu biliyoruz. Toplantıdaki bir kendini beğenmiş, bir gösteriş düşkünü, ajandası farklı olan bir etkili kişi bu verimsizliği rahatlıkla garantiler. Konu online toplantılar olunca aynı problemin online toplantı organize etmenin kolaylığı göz önüne alındığında artarak hayatımızı sardığını görüyoruz. Hatta şu anda canavar King-Kong gibi sessizce odalarımızda. Google’da online meeting canavarı diye yazıp aradığımda, bu terimin zaten kullanıldığını ve hatta bir sitede canavarların aşağıdaki gibi sınıflandırdığını gördüm. Amerika’yı yeniden keşfetmemek için bu canavarları burdan aldım ama tabii ki kendi yorumumla.

Hükmedici, agresif bir kişilik olup herkesi susturup, diğer insanları sessizliğe iter, kuralları iyi bilen odur. Toplantının polisi ve grubun vicdanı odur.

Geveze, söz kendisine geçer geçmez gerekli gereksiz konuşur. Aklına bambaşka bir alanda paylaşılması gereken bir konu geliverir, konu ile ilgili değil ama diye bir açıklama ile başladığı için, hepimizin elini kolunu bağladığından, farklı konulara ya da sorunlara yelken açarak katılımcıların sabrını zorlar.

Şikayetçi, hızlı bir biçimde şikayet edecek konu bulur. Yeni iş fikirlerinin ve projelerin neden mümkün olmayacağını renkli bir dille anlatır. En ufak bir yeni iş fikrini daha filizlenmeden endişeleri ile öldürebilir.

Gizemli, hep sessizde ve eğer mümkünse görüntüsüz kalır. Ne yaptığını, ne düşündüğünü, konuşulanlara katılıp katılmadığını hiçbir şekilde bilemezsiniz.

İşgüzar, toplantı sırasında söz kendisinde değilken cep telefonunu kontrol eder. Mail cevaplar ya da o anda aklına gelen ne ise onu yapmaya koyulur, bunların hiçbirini yapamıyorsa yeni iş fikri ya da akşam yemeğini düşünür.

Ben toplantı tiplemelerinden işgüzar sınıfında olduğumu biliyorum. Elimde değil toplantı başlar başlamaz aklıma yapılacak işler, kontrol edilecek konular ve kahve içme isteği geliyor.

Siz hangi sınıftasınız?