“Alo” ofiste tarihe mi karıştı?

Ayşe Nazmiye UÇA - Datassist Bordro Servisi/Yönetim Kurulu Başkanı

İlk “Alo” nun üzerinden 150 yıl geçmeden; internet erişimi, e-maillerin bir norm haline gelmesi ve iletişimin çeşitli araçlara yayılmasıyla bu sihirli sözcüğün önemi azalmaya başlamıştı. Ama asıl yok edici bomba Pandemi sırasında gerçekleşti. Evden çalışılmaya başlanması ile amirin personelini evde iken araması iş yaşam dengesi açısından hoş görülmemeye başlandı.

Bildiğiniz gibi geçmişte bu kural iş saatini fazla geçen saatlerde aramama ile sınırlı idi ya da çalışan belli bir saat diliminde telefonlara cevap vermeyebilirdi. Bu bir kural olarak özellikle kurumsal organizasyonlarda uygulanıyordu. Ancak şimdi ev ve iş ortamı birbirine karışmış bir vaziyette, bu nedenle iş saati içerisinde bile önceden arayacağımızı bildirmeden doğrudan telefonu kaldırmıyoruz.

Kuşakların telefon görüşmesine yaklaşımları da oldukça değişik

Baby boomer’lar kendi telefonlarının iki kez çalmasını bekler ve açarlar. Ofis içinde sürekli çalan bir yerel telefon onları telaşa düşürür, o anda yaptıkları ne ise bırakır ve telefona koşarlar.

Milenyum’lar başkasının telefonuna hiçbir şekilde karışmazlar ve kendi telefonlarına gelen aramalara ise arayan kişinin önemine göre cevap verip vermemeye karar verirler.

Z kuşağı hiçbir şekilde çalan telefonu acil bir arama düşüncesinde değilse doğrudan yok sayıyor. Mümkünse telefonda konuşmak istemiyor.

Z kuşağı telefonu kullanmak bir yana telefon görüşmesinden ürküyor. Bazı uzmanlar günümüzde 26 yaşından genç insanlar için çalan telefonun bir aciliyet alarmı anlamına geldiğini söylüyorlar. O telefondan ancak ailesi önemli bir haber vermek için arayabilir. Akıllarına ilk gelenin acaba anneme babama bir şey mi oldu düşüncesi. Kızımı telefonla aradıktan bir süre sonra, kendisinden “telefonla arayacak çok önemli bir şey mi var” tadında bir mesaj alıyorum. Ve neredeyse tüm kuşak bu şekilde davranıyor.

Z kuşağının yazılı iletişimi tercih etmesinin nedenleri ise;

• Yazılı iletişim, kişiye cevap vermeden önce bir düşünme süresi veriyor. Ne söyleyeceğinizi önceden toparlayabiliyorsunuz, bu da anında cevap vermekten daha güvenli.
• Mesajlara istediğimiz ortamda ve belki istediğimiz sürede cevap verebiliriz. Kalabalık ve gürültülü bir ortamda olabiliriz.
• Bir başka neden ise global iletişim çağında çok farklı zaman diliminde olan kişiler ile bağlantı halindeyiz, mesajlar bu zaman farkını hesaplamadan onlara uygun zaman diliminde cevap verilmesini sağlıyor.
• Bu kuşak zaten bilinmeyen bir numaradan aranırlarsa kesinlikle cevap vermiyor. Bu aramayı çok şüpheli konumuna taşıyor.

Z kuşağı bir çalışanınız telefonlarınıza ısrarla cevap vermese ancak yazılı iletişimi devam ettirse ne yapardınız? İşini iyi yapıyorsa anlayışla karşılardınız sanırım. Peki o zaman Milenyum kuşağı ve tabi baby boomer kuşağına bu anlayışı göstermezseniz ayrımcılık yapmış olacağınızı biliyorsunuz.

Bu durumda ne olacak, sözlü görüşme tamamen ortadan kalkacak mı?

Çalışanların bu iletişimi reddetme hakkı var desek. Peki müşterilerin sözlü iletişim kurma istediğini reddeden bir çalışanı ne yapacaksınız?

Kendi adıma durum şöyle, Bundan 5-6 yıl önce yurt dışında bağlantım olan bir kişiyi direkt telefonundan aradım. Konuşmanın ilk birkaç dakikası içinde karşı tarafta bir rahatsızlık sezdim ve rahatsız edip etmediğimi sormak durumunda kaldım. Hiç sorun olmadığını söyleyen bu kişinin bir İngiliz olduğu gerçeğinden yola çıkarak aslında söylediğinin doğru olmadığını çok iyi biliyorum. Aradan çok da uzun bir zaman geçmemiş olmasına rağmen şu an beni önceden arayacağını belirtmeden ve telefonla bir çeşit randevu oluşturmadan arayan kişiye İngiliz tepkisi verdiğimi biliyorum.

BUGÜNÜN İŞ DÜNYASI ESKİSİNDEN ÇOK DAHA STRESLİ

Yerel telefon bağlantısı bir ofis ortamı için en önemli şeydi. Hatta ofiste olabilmek, muhakkak belli saatlerde ofis içerisinde olmamızın nedeni telefon ile arandığında bulunmak idi. Çok değil bundan 10-15 yıl önce telefon hatlarının bir şekilde kesilmesi şirket içinde krize yol açardı. Şimdi ise ancak internet bağlantısının olmadığını söylemek için birisini arayabiliriz.

Yerel telefon hatlarının iyi tarafları yok muydu ? Tabii ki

Geçmişte ofiste olup olmadığımız tamamen bizim kararımıza bağlıydı, .. Bey .. Hanım şu anda ofiste değil derdi şirket sekreteriniz, şimdi ise Whatsapp’taki mavi görüldü bilgisini kapatsanız bile mesajınızın ulaştığını biliyorsunuz. Aslında bugünün iş dünyasında eskisinden çok daha stresli bir durum varken, Z kuşağı telefona cevap vermekte neden tereddüt yaşıyor dersiniz ?