Bir anı
Çalıştığım kurumların birinde yeni bir binaya taşınmıştık. Ancak ihtiyacımız olan bazı şeyler bir türlü tamamlanamıyordu. Basit şeylerdi, ama bir türlü olamıyordu. Sonunda dayanamayıp bu işlerden sorumlu idari işler bölümü yöneticisini aradım. Sorunumu anlattım. Yönetici bin dereden bin su getirdi, bol bol konuştu ve sonunda “Hocam bana e-mail’inizi verin. Size bu işlerin neden yapılamadığını anlatayım” dedi. Ben de kendisine “Bir yönetici, sorumluluğundaki işleri yapar. Yaptığı işlerle konuşur. Neden yapamadığını anlatmaz.” dedim. Bir üst yönetici ile konuştum, sorunlar anında çözüldü.
Bugün yönetimde çok önemli, temel iki kavramdan, etkinlik ve verimlilikten söz edeceğim.
Etkinlik
Yönetim oyunu, bir hedefi gerçekleştirmek için oynanır. Konulan hedefe yakınlık, yönetimin etkinliğini ölçer. Gerçekleştirilmesi istenen hedefler, yöneticiye sorumluluk olarak verilir. Eğer kuruluş ticari ise, tepe yöneticisine verilen hedef kârdır. Ticari olmayan kuruluşlar için de ticari olmayan hedefler konur. Şüphesiz ki, yönetici sihirbaz değildir. Konulan hedefi gerçekleştirmesi için yöneticiye kaynaklar sağlanır ve bu kaynakları kullanma yetkisi verilir. Kaynaklar, finansal, fiziksel kaynaklar ve insan kaynakları olarak sıralanabilir. Yönetici, kaynakları kullanarak kendisine verilen sorumluluk ve yetki ile kuruluşu istenen hedefe taşır.
Verimlilik
Yönetim oyununda kullandığımız ikinci kavram, verimliliktir. “Herkes kaşık yapar. Marifet, sapını ortaya getirmektir” denir. Yöneticiye verilen hedef bir mucize gerektirmiyorsa, bunu gerçekleştirmek sorun değildir. Ama marifet, bunu minimum kaynakla yapmaktır. İşte buna verimlilik diyoruz. Eğer kuruluş ticari bir kuruluş ise, hedef kâr olduğu için etkinlik denklemine verimlilik otomatik olarak girer. Çünkü kullanılan kaynakların bir maliyeti vardır. Kâr, gelirden maliyeti çıkararak bulunur. Ne kadar az kaynak kullanırsanız maliyetiniz de o kadar düşük, dolayısıyla kârınız o kadar yüksek olur. Eğer verimliliğe dikkat etmezseniz, kârınız düşük olur, hatta zarar bile edersiniz. Sonunda sermayeyi kediye yükleme tehlikesi ile karşılaşabilirsiniz. Ticari olmayan kuruluşlarda, devlet yönetiminde de verimlilik çok önemlidir. Çünkü kullanılan kaynakların da bir maliyeti vardır ve kaynaklar kısıtlıdır. Üstelik devlet yönetiminde kaynakların tümü kamuya aittir.
Başarı
Yönetici, kendisine verilen hedefe varmakla yükümlüdür. Bunu yaratacak planları yapar, öncelikleri koyar, bu planlar çerçevesinde mekanizmaları kurar, işletir, kontrol eder. Değerlendirmede sonuç önemlidir. Onun yerine geçecek bir başarı göstergesi yoktur. Hele hele hedefler somut ise, başarı da başarısızlık da gizlenemez. “Över över, keloğlan perçemini över” tipi yaklaşımlar gerçeklerin üstünü örtemez. Lafla peynir gemisinin yürümediği somut sonuçlarla ortaya çıkar. Örneğin, lafla peynir gemisi yürüseydi, o gemiler aşılarımızı da getirirdi.
Yöneticiler kaynakları verimli kullanmakla da yükümlüdür. Değerlendirmede nelere bakılır? İşin başında yöneticiye ne kadar kaynak verilmiş ve bu kaynakları nasıl kullanmıştır? Dönemin sonunda elinde kalan kaynak ve yarattığı değerler nelerdir? Acaba kaynakları hovardaca mı harcamıştır? Hesabını bilmeyen kasap gibi, ne bıçak bırakmıştır, ne de masat mı? Ayağını yorganına göre mi uzatmıştır, yoksa yorganı da mı satmıştır?
Sonuç
Yöneticinin başarısı etkinlik ve verimlilikle ölçülür. Etkin yönetici yaptığı işle ses getirir. Sözlerinde de tutumludur, sözcükleri de verimli kullanır. Bol laf, az iş anlamına gelir.