Vergi Usul Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu defterlerle düzenlenip verilmesi ve alınması gereken belgelerin muhafaza sürelerine ilişkin hükümler Kanun’un 253-257.nci maddelerinde yer almaktadır. Tutulacak defterlerle düzenlenecek belgeler ise Kanun’un 182-252.nci maddelerinde gösterilmiştir. Defter ve belgelerle ilgili olarak Kanunun mükerrer 257.nci maddesi ile Hazine ve maliye Bakanlığına düzenleme yetkisi verilmiştir.
509 Seri No'lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği’nin yayınlanması ile birlikte ticari ve mesleki faaliyette bulunan vergi mükelleflerinin önemli bir kısmı elektronik defter tutmak ve elektronik belge düzenleme zorunluğu kapsamına girmiştir. Kapsama girmeyenler eskiden olduğu gibi defter tutacak ve kağıt belge düzenleyeceklerdir. Elektronik defter ve belgelerin saklanmasında bazı farklılıklar olmakla birlikte defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gereken süreler farklı değildir.
Vergileme ile ilgili defter ve belgeler VUK'nun 253’üncü maddesine göre, “Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle düzenleyerek verdikleri ve aldıkları belgelerin bir örneğini, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” Bu süre içinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorunludur.
Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 257.nci maddesi ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket, ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim ve kayıtları okunur hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza ve muhafaza süresi içinde arz etmek zorundadırlar.
E-defter kayıtlarının da saklama sorumluluğu mükelleflere aittir. E-defterlerin elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi ve orada saklanıyor olması mükelleflerin saklama yükümlülüğünü kaldırmaz. İşletmeler e-defter kayıtlarını kendi yöntemleri ile saklayabilecekleri gibi özel entegratörlerden de yararlanabilirler.
Beş yıllık sürenin dolmasından sonra vergileme ile ilgili ibraz zorunluluğu kalmadığı düşüncesiyle defter ve belgelerini, iş yerinde alan işgal etmesinden kurtulmak için yok edilebilmektedir. Yok etme kararını vermeden önce aşağıdaki hususları da değerlendirmek gerekir.
Defter ve belgelerin 5 yıldan sonra da saklaması gerekli durumlar
Defter ve belgelerin saklanma süresi 5 yıl olmakla birlikte, bazı durumlarda defter ve belgeleri beş yıldan daha uzun sürelerle muhafaza etme gereği bulunmaktadır.
Beş yıllık süre geçmiş olsa bile böyle durumlarda defter ve belgeleri saklama zorunluğu devam etmekte, incelenmek üzere talep edilmesi halinde incelemeye ibraz edilmesi gerekmektedir. Bunların başlıca örnekleri aşağıda olduğu gibidir.
Bilindiği gibi, Gelir Vergisi Kanunu’nun (GVK) 88’inci maddesine göre, gelirin toplanmasında gelir kaynaklarının bir kısmından hasıl olan zararlar(bazı istisnalarla)diğer kaynakların kazanç ve iratlarından mahsup edilir. Bu mahsup neticesinde kapatılamayan zarar kısmı müteakip yılların gelirinden indirilir. Arka arkaya beş yıl içinde mahsup edilemeyen zarar bakiyesi müteakip yıllarda indirilemez.
Kurumlar Vergisi Kanunu’nun (KVK) 9’uncu maddesinde zarar mahsubuna ilişki ayrıntılı düzenlemeler yapılmıştır.
Gelir ve kurumlar vergisi mükelleflerince zararın gelecek yıllara devri halinde devreden bu zararların mahsup edilebildiği yıldan itibaren 5 yıllık zaman aşımı süresi boyunca zararın oluştuğu yıla ilişkin defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekecektir.
Yıllara sari inşaat işleri işin bittiği yılda vergilendirilmektedir. Dolayısıyla, bu kapsamdaki defter ve belgelerin de işin bittiği yılı takip eden yıldan itibaren 5 yıl süre ile saklanması gerekecektir. İşin bir yıldan daha fazla vergilendirme dönemine yayılmış olması nedeniyle işe başlanılan ilk yıldan itibaren defter ve belgelerin muhafaza edilmesi gerekir. İnşaat işi iki yıl sürmüşse ilk yıl defter ve belgeleri 6 yıl saklanmak durumunda olacaktır.
Yukarıda açıkladığımız gibi inşaat işlerinin zararla kapanması dolaysıyla yıllık beyannamede zarar ortaya çıkmışsa ayrıca zararın mahsubunun gerçekleştiği yıldan itibaren beş yıllık zaman aşımı süresi beklenecektir. Defter ve belgelerin saklama süreleri 5 yılı aşmış olacaktır.
Geçmiş yıl zararlarında olduğu gibi, bir gider unsuru olan amortismanların da gider yazıldığı yılda tevsik edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle amortismana tabi kıymetin iktisabı ile ilgili belgeler bakımından, 5 yıllık zamanaşımı-saklama süresi, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlar. Sabit kıymetin amortisman süresi 5 yılsa sabit kıymetin alım faturası 10 yıl saklanmış olacaktır.
İlgili olduğu dönemden sonraki yıl içinde katma değer vergisi indirimi ve iadesi söz konusu olması halinde KDV’nin dayanağı olan defter ve belgelerin muhafaza yükümlülüğü beş yıl olmakla beraber istisna veya muafiyet şartlarının ihlali halinde ihlal edildiği yılı izleyen yılın başından itibaren 5 yıl daha saklanması gerekir.
Beş yıllık zaman aşımı süresi dolmadan beyanların vergi idaresince, takdir için takdir komisyonuna sevk edilmesi halinde zaman aşımının işlemesi durur. Ancak duracak süre bir yılı aşamaz. Beyanlarının takdire sevk edildiğini bilen vergi mükelleflerinin defter ve belgelerini bu durumu dikkate alarak saklamaları uygun olur.
Kurumlar Vergisi Kanunu’nun 17.nci maddesi birinci fıkrasının (ç) bendine göre ,bir yıldan fazla süren tasfiyelerde tarh zaman aşımı ,tasfiyenin sona erdiği yılı izleyen yılın başından başlar. Bu tarihten itibaren beş yıl süre ile defter ve belgelerin muhafazası gerekir. Tasfiye iki yılda tamamlanmışsa tasfiyenin başladığı yılın defter ve belgeleri de muhafaza ve incelemeye yetkililerce istendiğinde ibrazı gerekir.
Öte yandan,5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 86’ıncı maddesinde, işveren ve iş yeri sahipleri, iş yeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılın başından başlamak üzere 10 yıl süreyle, saklamak ve kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuşlardır. Dolayısıyla, sosyal sigortalar kapsamına giren evrak ve belgeler ile defterlerin 5510 sayılı Kanun uyarınca 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Türk Ticaret Kanunu’nda defter ve belgelerin saklanma süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir. Açılabilecek ticari davalarda delil olması bakımından defter ve belgelerin varlığı önemlidir.
Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca defter tutmak zorunda olmayanlar Kanunun 232,234 ve 235 .nci maddeleri gereğince almaya mecbur oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile düzenlenme tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. Birinci ve ikinci sınıf tüccara mal ve hizmet sağlayan vergiden muaf esnaf ve müstahsil çiftçiler bu kapsamdadır.
Sahibi oldukları gayrimenkullerden kira gelir elde edenlerin her yıl belirlenen miktarı aşan kira tahsilatlarını banka kanalıyla yapmaları ve dekont yada banka hesap bildirim cetveli ile belgelendirmeleri gerekmektedir. Gayrimenkul sermaye iradında safi tutarın tespitinde gerçek usulü seçenlerin giderlerini belgelendirmeleri gerekir. Söz konusu belgelerin de yıllık beyanname ile birlikte, zamanaşımı süresi(5 yıl)boyunca saklamaları gerekir.
Beyana tabi diğer tür gelirlere(menkul sermaye iradı, diğer kazanç ve iratlar gibi) sahip olan vergi mükelleflerinin de beyanlarının doğruluğunu ispatlamak için gelir ve gider belgelerinin beş yıl süreyle saklanması esastır.