İhracat yapan dostumuz, biraz kırık ve biraz da şikâyetçi bir tonla konuşuyordu, telefonda…
Oysa, bu ihracat bağlantısını yaptığı zaman açtığı telefondaki sesi parlak, tonu şakrak ve memnuniyeti her sözünden belli oluyordu.
Yaptıkları bağlantı, teknik bir malzeme.
Müşterinin de bunun için yolladığı teknik çizim ve teknik özellikleri ihtiva eden özel bir şartname dosyası var.
Üretici dostumuz da bu teknik dosyanın içeriğini kabul ederek onay vermiş…
Verilen teklife karşılık müşteri, ödeme yapılabilmesi için yükleme öncesinde ürünlerin kendileri tarafından incelenmesini ve bir uygunluk raporu verilmesini şart koşmuş. Üretici ihracatçı dostumuz da kendine güveni tam olduğu için bu koşulu da hemen kabul etmiş.
Her şey yolunda gidiyor denilerek yapılan üretim sonunda, müşterinin kontrol yapacağı zaman gelmiş çatmış. Müşteri kendi teknik elemanını yollayarak, rastgele örnekleme tarzında bir örnek alımı ve kontrolü yaptırarak, çıkan sonuçları üretici dostumuzla paylaşmış.
Yapılan kontroller sonucunda çıkan sonuçlar, şartnamede belirtilenlerden farklı çıkmış. Bunun üzerine de müşteri sevkiyatının durdurularak gereken düzeltmelerin yapılmasını ve yüzde yüz kontrollü sevkiyat yapılması için ihbar yollamış.
Dostumuzun sorusu, “Biz bu uyuşmazlığı nasıl çözeriz?” idi.
Yardım edebilmek için yapılan sözleşmenin bana yollanmasını istedim amma ortada bir sözleşme yoktu.
Sadece verilen teklif ile müşterinin yolladığı ve üretici tarafından onaylanan teknik dosya vardı. Teklifin de maddi kısımlarını karalayarak yollamalarını istedim.
Üretici dostumuzun yakınmaları, yapılan kontroller sonucunda bulunan uygunsuzlukların, ürünlerin kullanımında can alıcı farklılıklar yaratmayacağı üzerinde yoğunlaşıyordu.
Benim sorum da “Şartnameyi onaylarken böyle sonuçlar çıkabileceğini öngörmüş müydünüz?” olmuştu.
“Bu kadar küçük farklılıklar kullanımı etkilemez ki neden onay vermezler bunlar” sorusuna cevabım, dostumuzu biraz kırmış olmalı.
Cevabım “Küçük de olsa farklılıklar olabileceğini biliyor idiyseniz ve bunu bilerek şartnameye onay verdiyseniz, bu durumda haklı çıkmanızı nasıl beklersiniz” olmuştu.
O da bana " Hocam sen onların mı bizim tarafımızı mı tutuyorsun " diye sordu.
Neden şartnameyi, kontrolleri, teslim şekillerini, ödemeyi, uyuşmazlıkların çözümünü vb. detayları kapsayan bir sözleşme yapmadınız?
Neden üretim sürecinde şartnamenin koşullarını uygulamadınız?
Şartnameye yüzde yüz uyulamayacağı sonradan ortaya çıktı ise neden değişiklik istemediniz?
“Hocam derman ararken, azar işittim. Ne yapacağım şimdi sen onu söyle” diyerek bekledi.
Uyuşmazlık var ortada, onun acilen giderilmesi gerekli.
Bunu yaparken de her iki tarafın menfaatlerinin korunması gerek şart.
Müşteri ile karşılıklı oturulup şartnamenin, uygunsuz bulunan özellikler konusunda ne kadar esnetilebileceği konuşulmalıdır.
Esneklik sağlanamıyor ise kontrol süreçleri yeniden devreye alınarak, ürünlerin şartnameye tam uyum sağlayanları seçilerek yollanmalıdır.
Şartnameye uygun olmayan parçalardan, düzeltilebilir olanlar var ise düzetmeye alınmalıdır.
Dahası çok var da yer kalmadı.
Yine geldik sözleşmenin gücüne vardık…