Sezgin ERÖZBAĞ
Ekonomist, İç Denetçi
Bir işletme veya fabrikanın üretim sürecini gözümüzün önüne getirelim. Sürecin bir bölümü tıkır tıkır işliyor ancak diğer bölümü bu hıza yetişemiyor, dolayısıyla sürekli kuyruk oluşuyor. Bu bize bir yerde tıkanma veya aksama olduğunu, sürecin tam kapasite ile çalışmadığını gösterir.
Yapılması gereken süreç içinde oluşan darboğazı süreç iyileştirme çalışmalarının başlangıcı olarak değerlendirip, zayıf halkanın tespit edilerek sürecin tümünü buna göre yeniden tasarlamaktır.
Süreç iyileştirme
Günümüz dünyasında şirketler yoğun rekabetle karşı karşıya kalmakta, her geçen gün rekabet şartları artmakta ve ağırlığını hissettirmektedir. Piyasalar yeni firmalar, farklı ürün ve modellerle tanışmakta, bazı sektörlerde ürün çeşitliliği ve bolluğu her geçen gün artmaktadır. Bu durum şirketleri en azından ayakta kalabilmek ve sonrasında sürdürebilir bir başarıyı yakalayabilmek için çeşitli arayışlara zorlamaktadır. Artık dünün teknolojisi ile bugünün piyasasında ayakta kalmak, gelecekte ise var olabilmek mümkün değildir. Hatta bugünden geleceğin teknolojisini tasarlamak, üretmek gerekmektedir.
Biz şimdilik burada sadece şirketler açısından rekabet üstünlüğünü yakalayabilmede temel hareket noktası olan performans arttırıcı tedbirlere değinmek istiyoruz. Bu kadar yoğun rekabet şartları altında şirketler açısından performans düşüklüğünün zaten kabul edilebilir bir yanı yok, olamaz da.
Peki, ne yapılmalı da üretilen mal ve hizmette performans arttırılabilsin.
Ücret artışı, prim sistemi belki ilk akla gelenler ve belki de en kolay olanı. Ancak bunların beraberinde maliyet artışını getirdiği bir gerçektir.
Oysa hiçbir maliyet artışına neden olmayan üstelik maliyetleri de düşüren bir uygulama var ki, o da sürece odaklanmak ve süreci iyileştirmektir. Bunun üzerinde ciddi bir şekilde yoğunlaşmak gerekir.
Bilindiği üzere süreç, bir girdiyle başlayan ve bu girdiye katma değer katılarak belirli bir çıktı üreten birbiriyle bağlantılı etkinlikler dizisidir.
Dolayısıyla süreç belli bir amaca yönelmiş sistem olup, öğelerden meydana gelir ve her bir öğe arasında da ilişkiler vardır (Personel, hammadde, makine, teçhizat, bilgi, zaman gibi).
Süreç aynı zamanda girdi ile çıktı arasındaki organizasyonu ve kaliteyi ortaya koyan ve yöneten bir kavramdır.
Bir de süreç yönetimi var ki asıl konumuzu oluşturmaktadır.
Süreç yönetimi; süreçlerin nasıl çalıştığını anlamak ve iyileştirebilmek için
tüm süreçlerin belirlenmesi, tanımlanması, standartlarının oluşturulması, kayıt altına alınması, sorumlularının atanması, performans göstergelerinin düzenli olarak izlenerek değerlendirilmesi ve gerektiğinde iyileştirmelerin ya da tasarımının yeniden yapılmasıdır.
Süreç yönetiminin temel unsurlarını girdiler ve çıktılar oluşturur. Bir işletmenin faaliyetlerinde personel, hammadde, makine ve teçhizat en temel girdiler olup, çıktılar ise üretilen ve pazarlanan mal ve hizmetlerdir.
Süreç yönetimi ile belirsizliklerin ve verimsizliklerin giderilmesi amaçlanır. Ne kadar etkin yapılırsa rekabet avantajı o kadar fazla olur. Burada amaç sürecin iyileştirilmesi ve performansın arttırılmasıdır.
Peki, başarılı bir süreç yönetimi için ne yapılmalıdır?
Öncelikle süreçlerin sürekli ve düzenli olarak izlenmesi ve geliştirilmesine yönelik adımlar atmak gerekir. Sürekli iyileştirmeye yönelmeli ve bu iş süreç yönetiminin ayrılmaz bir parçası olmalı. Bu nedenle süreç iyileştirme düşünülüyorsa bunun tek seferlik bir çalışma olmadığı, tüm süreç sorumlularının katılımını gerektiren bir çalışma olduğu bilinmeli ve içselleştirilmelidir.
En son aşamada yapılacak olan ise sürecin kontrolüdür. Kontrol noktaları ile varsa kritik fonksiyonel kopukluk ve aksaklıklar belirlenir, ölçümler tanımlanır, geri dönüşümlerin elde edilmesi ile de düzeltici faaliyetler yapılır.
Burada süreç yönetimi ile bağlantılı olarak “Kısıtlar Teorisi” ne yer vermek faydalı olacaktır.
Bu teori Eliyahu M. Goldratt’ın 1984 yılı basımlı The Goal başlıklı kitabında tanıtılan genel bir yönetim felsefesidir. Sistem geliştirme üzerine odaklanır. Sistemi birbirine bağımlı olarak çalışan süreçler olarak değerlendirir. Süreç içindeki en zayıf noktayı belirleyebilen, sistematik bir yaklaşımla bu zayıf halkayı güçlendirmeyi ve böylece başarıyı engelleyen durumları uyararak rekabet gücünde sıçrama yapmasını sağlayan yöntemleri içerir.
Birbirine bağımlı olan ve hedefi gerçekleştirmek amacıyla çalışan süreçleri bir zincir olarak tanımlayarak, kısıtı da zincirin en zayıf halkası olarak kabul eder. Hal böyle olunca kısıt, işletmenin gelişmesini ve kar elde etme odaklı amaçlarına ulaşmasında performansını engelleyen unsurlar olarak değerlendirilir.
Kısıtlama tiplerine örnek olarak; pazar, kaynak, hammadde, lojistik, yazılı veya yazılı olmayan kuralları sayabiliriz. Bu faktörlerden biri veya birkaçı daha fazla çıktı veya gelir elde etmesini engellediği zaman yapılması gereken, üretim sürecinin daha etkin ve seri hale getirilebilmesi için kısıtların nasıl düzeltileceği veya ortadan kaldırılacağına odaklanmaktır.
Sonuç;
Günümüz rekabet şartlarında işletmelerin faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmeleri ve hedeflerine ulaşabilmeleri ancak sistem kurgularının buna uygun olması ile mümkün olabilir. Bunun için sistem içinde yer alan her bir sürecin optimal şekilde çalışmasını sağlayacak bir anlayışa ihtiyaç var ki bu da bizi süreç yönetimine götürür.
Süreç yönetiminden anlaşılması gereken bir kerelik yapılmayla tamamlanmış olmayan, performans göstergeleri düzenli olarak izlenip değerlendirilen ve gerektiğinde tasarımı yeniden yapılan bir anlayış olup, mutlaka içinde iyileştirmeyi barındırmalıdır. İçinde iyileştirme yok ise süreç yönetimi olmaz.