Çoğu iş toplantısının verimsiz geçtiğini söylesem herhalde pek itiraz eden çıkmaz. Bunun önemli bir sebebi format-amaç uyumsuzluğu. Bu hafta hackathon’dan beyin fırtınasına, arama konferansından birebir görüşmeye, toplantı türlerini konuşalım.
‘Form (şekil), fonksiyonu (hedeflenen görevi) takip eder’ çok katıldığım bir prensiptir. (gerçi iş hayatında bunun aksi daha yaygın!). Bu yaklaşımı toplantılarımız için de benimseyebilir, görüşmenin formatını amacına göre belirleyebiliriz.
Mesela, şirket dışında bulunan yetenekli kişiler ile ilişki geliştirmek, onların zihinlerini bir probleminizi çözmek için seferber etmek, hatta bu vesileyle bir tanıtım faaliyeti mi yapmak istiyorsunuz? Bir hackathon düzenlemeyi düşünebilirsiniz. ‘Hack’ (şifre kırmak) ve marathon kelimelerinin birleşiminden oluşan 1-2 günlük odaklı toplantılarda proje grupları belirlenen bir soruna yatratıcı çözümler geliştirmeye çalışıyor. Yeni yeteneklerin organizasyona katılımını sağlamak için dereceye girenlere ödül veriliyor.
Tabii, firmanızın uzun süredir boğuştuğu stratejik meseleleri hackathon ile çözmeyi beklemeyin. Bunun için bir arama konferansı düzenleyebilirsiniz. Bu formatta, şirketinizin çalışanlarından, paydaşlarından (tedarikçi, bayi, müşteri) veya katkı sağlayabilecek farklı kişilerden (akademisyen) 40 kadar ‘iddia sahibi’ ortak akıl oluşturmak amacıyla biraraya geliyor. 2-3 gün içinde tüm katılımcılar bir moderatörün yönetiminde konuşarak birbirini ikna etmeye gayret ediyorlar.
Ancak, yeni ürünün ambalajı veya bir hizmetin içeriği gibi konularda ‘arama konferansı’ yapmak pratik değil. Bu tip durumlarda yenilikçiliği tetiklemek için, çekirdek bir ekibin fikirlerini serbest bir şekilde paylaşması üzerine kurulu olan beyin fırtınasını deneyebilirsiniz. Bu formatı 1939’da icat eden reklamcı Alex F. Osborne’un dört temel ilkesini akılda tutmakta yarar var: kaliteden çok miktar: (mümkün olan en fazla fikrin ortaya çıkması); eleştiri yok (yaratıcılığın önüne set çekmemen için fikir toplama aşamasında fikirler üzerinde yorum yapmamak); mümkün olduğu kadar çılgın fikirler fikirleri birleştirme (değerlendirme aşamasında, farklı öneriler arasında bağ kurma)
Peki ya şirketin günlük işleyişi? Bunun için başarılı ‘karar toplantısı’ gerekli. Bence üç temel özellik öne çıkıyor. Birincisi, toplantı öncesinde veri analizleri ve karar seçeneklerinin katılımcılarla paylaşılması, onların da görüşmeye ‘ders çalışıp’ gelmesi. Toplantıya hazırlanmadan gelen katılımcıların grubu geri çektiğine ve o kadar çok şahit oldum ki! İkincisi, toplantı esnasında çözüme odaklanmanın sağlanması. Örneğin, kimsenin itiraz etmeyeceği genelgeçer temennilerin (‘kârlılığımızı artırmalıyız’) herhangi bir katkısı bulunmuyor. Nihayet, toplantı sonucunda müzakerenin ana noktalarının, kararın ve varsa muhalefet şerhlerinin kayda alınması.
Bu toplantı türlerinin her biri kıymetli – tabii, doğru hedef için kullanılmak şartıyla. Zira her mesele için aynı formatı kullanmak, ‘elimde bir çekiç var, her şeyi çivi olarak görüyorum’ demekten veya çatalla çorba içmeye çalışmaktan farksız olabilir. Tüm okurlarımıza etkin ve verimli toplantılar diliyorum!