İş yaşamında erteleme, birçok kişinin karşılaştığı yaygın bir sorundur. İşleri son dakikaya bırakmak veya önemli görevleri sürekli olarak ertelemek, verimliliği düşürebilir ve stres seviyesini artırabilir. Bu durum kurum içinde olduğu kadar, sosyal yaşamda da birtakım sorunlara yol açabilir. Bir yanda işler gecikebilir ve kurum içinde olumsuzluklara neden olabilir, diğer yanda ise hem kurumda hem de sosyal yaşamda ilişkilere zarar verebilir.
Erteleme alışkanlığını yönetmeye yardımcı olacak bazı yöntemler bulunmaktadır.
1. Görevleri Bölümlere Ayırmak ve Önceliklendirme Yapmak:
Büyük ve karmaşık görevleri küçük parçalara bölmek, daha yönetilebilir hale gelmelerini sağlar. Her parçayı ayrı ayrı ele alarak ilerlemek, büyük projelerin üstesinden gelmeyi daha kolay hale getirir. Ayrıca, görevleri öncelik sırasına koymak, hangi işleri ilk yapılması gerektiğini belirlemekte yardımcı olur.
2. Zaman Yönetimi ve Takvim Kullanımı:
Bir günlük veya haftalık takvim oluşturarak yapılması gereken işleri planlamak, erteleme alışkanlığını azaltabilir. Görevleri belirli zaman dilimlerine yerleştirerek, işleri daha düzenli bir şekilde ilerletmek mümkündür. Aynı zamanda, takvimi gözden geçirerek ne zaman boş zaman olduğunu ve hangi görevlere odaklanabileceğini belirlemek de önemlidir.
3. Motivasyonu Artırma:
İşleri ertelemenin bir nedeni, görevlerin monoton veya sıkıcı olmasıdır. Bu nedenle, görevleri daha çekici hale getirecek yöntemler bulunmalıdır. Ödüllendirme sistemleri oluşturabilir, ilgi çekici hedefler belirleyebilir veya yaratıcı yöntemlerle işleri daha eğlenceli hale getirilebilir.
4. Zihni Toplama ve Odaklanma Teknikleri:
Zihni dağıtan faktörleri tanımak ve bunları minimize etmek önemlidir. Çalışma alanını düzenlemek, belirli zaman dilimlerinde tam konsantrasyon sağlamak için "Pomodoro Tekniği" gibi yöntemleri kullanmak, odaklanmaya yardımcı olabilir. (Bu teknik 1980'lerin sonunda Francesco CIRILLO tarafından geliştirilen bir zaman yönetimi sistemidir. Bu sistemde, iş geleneksel olarak 25 dakika uzunluğunda, kısa molalarla ayrılır. Bunun için bir zamanlayıcı kullanılır. Her aralık, Cirillo'nun üniversite öğrencisiyken kullandığı domates şeklindeki mutfak zamanlayıcısından esinlenerek Pomodoro –İtalyanca: Domates- olarak ifade edilir. Kısaca Pomodoro tekniğini uygulamanın yolları şu şekilde sıralanabilir:
- Yapılacaklar listesi yapmak ve bir alarm saatine sahip olmak
- Saati 25 dakikaya ayarlamak ve alarm çalana kadar tek bir göreve odaklanmak
- Seans bittiğinde, Pomodoro’yu işaretlemek ve tamamlanan görevi kaydetmek
- 5 dakikalık ara vermek
- Dört Pomodoro’dan sonra da 15-30 dakikalık uzun bir ara vermek.
-
Kendi Kendini Takip Etme:
Bireyin kendi ilerlemesini takip etmesi, erteleme alışkanlığını azaltmaya yardımcı olabilir. Bireyin her gün veya hafta sonu, neleri başardığını ve neleri hala yapması gerektiğini gözden geçirmesi onu motive edebilir.
6. Kendine İyi Davranma:
Birey sürekli olarak kendisini eleştirmesi yerine, pozitif bir iç konuşma geliştirmeye çalışmalıdır.
Hataları kabul etmek yerine, onlardan öğrenmeye odaklanmalıdır. Bireyin kendisine iyi davranması sonucu stres seviyesi düşürebilir ve daha olumlu bir çalışma ortamı yaratılabilir.
7. İşbirliği ve Destek Arayışı:
Bazen görevlerin üstesinden gelmek için yalnızca bireyin yetenekleri yeterli olmayabilir. İşbirliği yaparak veya danışmanlık alarak daha hızlı ilerleme sağlanabilir. Aynı zamanda, bir mentor veya koçtan destek almak da erteleme alışkanlığının aşılmasına yardımcı olabilir.
-
Olumsuz Sonuçları Anlama:
Erteleme alışkanlığının uzun vadede olumsuz sonuçları olduğunu anlamak motive edici olabilir. Kaçırılan fırsatlar, son dakika stresi ve düşük verimlilik gibi sonuçları göz önünde bulundurmak, daha iyi bir çalışma düzeni oluşturmaya yardımcı olabilir.
İş ve özel yaşamda erteleme alışkanlığına karşı savaşmak, zaman alabilir ve sabır gerektirir. Ancak yukarıdaki yöntemleri düzenli olarak uygulamak, daha verimli, düzenli, stresten uzak ve mutlu bir hayatı sağlayabilir.
Kaynakça
TRACY, B. (2001). Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrantiating and get More Done in Less Time.