Son yıllarda özellikle iş dünyasında yöneticilerin, hatta tüm beyaz yaka çalışanların en büyük sorunlarından biri işleri belirli bir sıraya koyma ve bu işler arasından hangilerinin önceliklendirilmesi gerektiğini kararını vermek olduğu görülmektedir. Bunun temel nedenleri, giderek artan iş yükü ve bunun yanı sıra pazar ve rekabet koşularından dolayı çevik hareket edebilme zorunluğunun olması ve her an yeni birtakım taleplerle karşı karşıya kalınmasıdır. İş dünyasında verimliliği artırmak, zaman yönetimini iyileştirmek ve stratejik hedeflere ulaşmak için önceliklendirme yapabilmek kritik bir beceridir.
Peki, iş dünyasında hangi işlerin öncelikli olduğu nasıl tespit edilmelidir?
Etkili önceliklendirme yapmanın bazı tekniklerini şöyle sıralayabiliriz:
1. Hedefleri Belirlemek
Önceliklendirme, hedeflerin açıkça belirlenmesiyle başlar. Hangi işlerin stratejik hedeflere katkı sağladığını anlamak için kısa ve uzun vadeli hedeflerin net olması gerekir. Bunun için George T. DORAN’ın 1981 yılında ortaya attığı SMART Prensibi kullanılabilir.
2. Eisenhower Matrisini Kullanmak
ABD'nin 34. Başkanı Dwight D. EISENHOWER'ın 1953-1961 yılları arasında ortaya Eisenhower Matrisi olarak bilinen ve 1989 yılında Stephen R. COVEY tarafından sistematik hale getirilerek yaygınlaştırılan önceliklendirme matrisi kullanılabilir. Bu matris şöyle açıklanabilir:
- Acil ve Önemli: Bu görevler hemen yapılmalıdır.
- Acil Değil Ama Önemli: Bu görevler planlanmalı ve belirli bir tarihe kadar tamamlanmalıdır.
- Acil Ama Önemsiz: Bu görevler delege edilebilir.
- Acil Değil ve Önemsiz: Bu görevler genellikle zaman kaybıdır ve ertelenebilir ya da tamamen ihmal edilebilir.
3. Pareto İlkesini (80/20 Kuralını) Kullanmak
İtalyan ekonomist Vilfredo PARETO, 1896 yılında yaptığı çalışmalar sırasında gelir dağılımını analiz etmiş ve İtalya’daki verimli toprakların %80’inin, nüfusun %20’si tarafından sahip olunduğunu fark etmiştir. Bu gözlem, daha sonra genel bir ilke haline getirilmiş ve çeşitli alanlara uygulanmıştır. Pareto İlkesi, 1940'larda Dr. Joseph M. JURAN tarafından iş dünyasına uyarlanarak daha geniş bir kavram haline getirildi
Pareto İlkesi, özetle işlerin %20’si, sonuçların %80’ini sağlar olarak tanımlanabilir. En büyük etkiye sahip olacak az sayıda önemli işi önceliklendirerek daha verimli çalışmak mümkündür.
4. Zaman ve Kaynak Planlaması
Her bir görevin tahmini süresi ve gerektirdiği kaynaklar göz önünde bulundurularak önceliklendirme yapılmalıdır. Bu, özellikle sınırlı kaynakların en etkili şekilde kullanılması için önemlidir.
5. Değer ve Etkiyi Analiz Etme
Hangi işlerin daha fazla değer kattığını ve şirket hedeflerine en çok katkı sağladığını değerlendirerek yüksek değerli işleri öne çıkarmak mümkündür.
6. Esneklik
Öncelikler zamanla değişebilir. Beklenmeyen durumlar için planları esnek tutmak ve gerektiğinde yeniden önceliklendirme yapabilmek önemlidir.
7. Delege Etme
Tüm işleri bireylerin tek başlarına yapmaları yerine, yeteneklere göre işleri delege etmek iş yükünü hafifletebilir ve onların daha önemli görevlere odaklanmalarını sağlar.
İş dünyasında önceliklendirme yapamamak hem bireysel hem de kurumsal düzeyde verimlilik ve başarı üzerinde olumsuz sonuçlar doğurabilir. Özetle bu sonuçları şöyle sayabiliriz: verimlilik kaybı, zaman yönetimi sorunları, stres, tükenmişlik, düşük kalite, hedeflerden sapma, motivasyon kaybı, kaynak israfı, acil durumların artması ve karar verme zorlukları. Bu yüzden doğru önceliklendirme stratejileri başarı için kritik öneme sahiptir.