Dünyanın en zengin adamı, Amazon’un kurucusu Jeff Bezos’un kendi ifadesiyle ‘yaptığı en akıllıca şey’ ne, biliyor musunuz? Sunumları yasaklamak! Toplantılar katılımcıların konuyla alakalı 6 sayfalık standard bir bilgi notunu okumasıyla başlıyor. Sonra kısa bir tartışma ve son!
Benzer bir yöntem izleyen bir başkası Twitter CEO’su Jack Dorsey. Onun toplantıları da katılımcıların 10 dakika boyunca bilgi notu okudukları bir ‘sessiz seans’ ile başlıyor.
Açık iletişimi sağlamak ve herkesin katkısını almak her şirket için kritik önemde. Ancak bu şekilde yeni fikirler filizlenebilir, kör noktalardan kaçılabilir. Öte yandan uzun tiradlara, konunun dağılmasına ve laf olsun diye söz almalara karşı tedbir de şart. Zira vakit nakittir.
Peki bunu nasıl sağlayacağız?
İlk soru elbette bu toplantıda kimler, niçin olacak? Profesyonel hayatımda bu basit soru es geçilerek, onlarca insanın saatlerinin ziyan edildiği öyle çok toplantıya katıldım ki.. Öte yandan yöneticilere de hak veriyorum. Zira kısmi bir vakit israfına göz yummak ‘ben neden yoktum’ sitemlerine maruz kalmaktan daha mantıklı. Jeff Bezos’un bu konudaki çözümü: iki pizza kuralı. Azami iki pizzanın doyurabileceği kadar kişi toplantıya katılabiliyor!
‘Kimler’ sorusu cevaplanırken genelde odak ‘neden X var da Y yok?’ seviyesinde kalıyor. Halbuki bence bir o kadar önemli konu, kişilerin bireysel katkılarını aşan, interaktif bir grup faaliyeti yapıp yapamayacağı. Herkes sadece kendi aklındakini söyleyecekse ve başkaları konuşurken anlamaya gayret etmek yerine ne cevap vereceğine odaklanırsa toplanmanın yegâne yararı ‘sosyalleşmek’ veya ‘bir şey yapıyor gibi hissetmek’ olur.
Katılımcılara karar verdikten sonra, onları nasıl çözüm için motive edeceğimizi düşünmemiz lazım. Elbette bazı toplantılar sadece dinlemek ve grubun nabzını ölçmek için yapılır– onlar konumuzun dışında. Ancak hedef odaklı toplantılarda (ki çoğunun böyle olması gerekir!) çeşitli paydaşları, birimleri ve kişileri hangi hedefe ulaşmak için seferber edeceğimizi iyi düşünmemiz lazım. Toplantıdan önce kısa bir ‘problem tanımı’ yazmayı ben yararlı buluyorum, sizlere de öneririm.
Nihayet toplantımız başladı. Karar mekanizması konusunda, en azından davet sahibinin kafasının net olması önemli. Genel bir konsensüs mü arıyoruz? Toplantının havasını mı koklayacağız? Oylama mı yapacağız? Patron herkesi dinleyip karar mı verecek? Yoksa sadece top mu çeviriyoruz?
Toplantılar konusunda belki de hepimizin ortak şikâyeti zaman. Buluşma sebebine göre baştan açık uçlu (ki bu tip toplantılar istisna olmalı) veya süreli (kişi başına azami konuşma süresi dahil) yöntem benimsenebilir. Benim bu konudaki favorim Missouri Üniversitesi’nin bir araştırması. Ayakta yapılan toplantılar, süreyi üçte bir kısaltıyor ama gene de amaca ulaşıyormuş. Sandalyesiz toplantı odalarını bir düşünün derim!