Sanayici dostum ile bayram kutlaması için telefondaydık.
Hal hatır sohbetini bitirip “Ne olacak bu Fenerbahçe’nin hali” mevzusuna girecektik ki
“İşler ne âlemde arkadaş” diye sordum.
Derler ya “Bir dokun bin ah işit” diye, ona benzer bir durum ortaya çıktı.
Yana yakıla anlattıklarını dinledikten sonra “Ben bunu anlatan bir yazıyı epey önce yazmıştım” demiştim ki “Hocam bir daha yaz” ricası gelince, eski sohbetimizi güncelledim.
Bu Anadolu Kaplanı sanayici arkadaşımız ihracata çok merak sarıp, yurt dışı piyasalara girmek için bir hayli iyi niyetli çaba göstermiş ve oldukça çaba gösterip bir yerlere de gelebilmişti.
Kendi yabancı dili yeterli olmadığından, ihracatı biraz bilen ve yeterli seviyede yabancı dil bilgisi olan elemanlarla çalışıyordu amma gelenler de çok fazla kalıcı olmuyordu.
Bu seferki derdi çok keskindi zira tam çabalarının meyvelerini toplayacak bir duruma gelmişken, ihracata bakan çalışanı işten ayrılmıştı.
“Ben şimdi ne yapacağım, bütün işi o biliyordu ve takip ediyordu” diye yakınıyordu.
“Daha kötüsü de olabilirdi” diye cevap verdim.
“Ya rakip firmaya geçmiş olsaydı, ne yapacaktınız” dediğimde,
“Haklısınız da ben şimdi bu işleri kime nasıl toparlatacağım” diye yakınıp duruyordu.
Ortada bir sorun olduğu ve bunun da arkadaşımıza oldukça rahatsız ettiği bir gerçek amma bu başka bir gerçeğin su yüzüne çıkmasını da sağlamıştı ki bu da iyi bir şeydi.
KOBİ ölçeğindeki firmalarımızda işler, genellikle adama bağlı olarak yürür.
Hele o kişi biraz da işlerin detayını kendine saklamaya ve kimseye bilgi vermemeye eğilimli birisi ise, onun yokluğu halinde işleri devam ettirmek “Yandı gülüm keten helva” diye bağırtacak kadar sorun yaratacaktır.
Arkadaşımız sorunu elemanın ayrılması olarak görüyor olsa dahi asıl sorun, işlerin kişiye bağlı olarak yürütülmesinden kaynaklanıyordu.
Bunu kendisine kabul ettirene kadar ciddi bir uğraş vermem gerekti dersem bana inanın lütfen.
Kendisinin yabancı dil bilgisinin yetersiz olduğundan girip, ihracat sorumlusunun seyahatlere gidip müşteri görüşmelerini yaptığına kadar geniş bir yelpazede bahaneler buldu.
Ancak karşı duramadığı tek konu ise “FİRMA HAFIZASI” oluşturma konusunda görülen eksiklik idi.
Şimdiye kadar birçok işletmenin, firma hafızası yaratma konusunda eksik olduğunu gördüm ve hatta ciddi yanlışlar yaparak, var olan hafızayı da yok ettiklerine şahit oldum. Firmada yapılan işlerin, bir raporlama ve arşivleme düzeni kurularak kayıt altına alınması, işletmelerimize her zaman fazladan bir iş gibi gelmiştir. Ancak özellikle potansiyel ve/veya mevcut müşterilerle yapılan her türlü sözlü veya yazılı iletişimin, çabuk erişilebilecek bir düzende kayıt altına alınmasının faydası yadsınamayacak kadar çoktur ve faydalıdır.
Öncelikle personelin kendi telefonları üzerinden Whatsapp, Skype, Telegram vb. platformlar üzerinden dahi olsa, iş görüşmeleri yapmasını yasaklayınız. Maliyetine bakmadan makul bir bedeldeki akıllı telefonlardan birsini alarak personelin kullanımına veriniz. Böylece o kişi kurumdan ayrıldığında, o telefonlarla yapılan tüm iletişim işletmede kalacaktır.
Aynı uygulamayı dizüstü bilgisayarlar için de yapınız.
Bugün kaçınacağınız birkaç bin liralık masraf, ileride sizlere ciddi gelir kayıpları olarak dönecektir. Çünkü elinizden gidecek olan bilgiler, daha sonra iş yapmanıza engel olabileceği gibi, rakiplerinizin elinize geçmesi halinde de başınıza neler açacaktır siz hesap edin.
Yurt dışı müşterilerle yapılan tüm yazışmaların ve görüşmelerin mutlaka ve mutlaka kayıt altına alınmalarını öneriyoruz. Elimizde mevcut olan bilgisayarlarımızın içerisinde yaratabileceğimiz çok basit bir arşiv sitemi ile bunu halledebiliriz. Örnek olarak şöyle basit bir sistem önerebiliriz. Bilgisayarınızda bir ihracat klasörü açınız. Bunun içerisine yazışma yaptığınız her ülke için ayrı birer klasör açınız. Her ülke klasörünün içerisine de her müşteri için ayrı birer klasör açınız. Yaptığınız her yazışmanın bir kopyasını “farklı kaydet” yöntemiyle bu klasörler içerisinde ait olduğu yere kaydediniz.
Kayıt yaparken de aramanızda kolaylık olsun diye yıl/ay/gün olarak adlandırınız.
Mesela bugün yazışma yaptıysanız 210518 diye ad verirseniz, daha sonra tüm yazışmalarınız kendiliğinden tarih sırasına girecektir. Ayrıca tarihin arkasına bir boşluk verip dosya muhtevası için kısa bir not yazmanızda da fayda vardır. Mesela “20 ton fındık teklifi” deyip bırakınız, bu bile geri arama yaparken size bir fikir verecektir.
Yapılan sözlü görüşmeler için de bir “GÖRÜŞMELER” adı ile dosya açıp, karşı karşıya veya telefonla yapılan tüm görüşmelerin detayını, tarih başlığı ile bu dosyaya yazınız.
Eleman istifa etse bile, yeni gelenin onun ve işe müdahil olan başkalarının yaptıklarını okuyup fikir edinebileceği ve işe “Nerede kalmıştık” diye sarılabileceği bir ortam yaratmış olursunuz.
“Kötü niyetliye mani olamayız” mı dediniz?
Hırsıza kilit var diyen oldu mu?